Управління проектами (УП) – інтегрований процес. Дії (або їхня відсутність) в одному напрямку звичайно впливають і на інші напрямки. Для кращого розуміння інтегрованої природи УП його описують через процеси, з яких воно складається, та їхнього взаємозв'язку. Виклад основ УП через процеси відповідає прийнятим у світі стандартам.
Процес – це сукупність дій, пов'язаних з реалізацією функцій керування, яка призводить до певного результату. Процеси проекту звичайно виконуються людьми й розпадаються на дві основні групи:
1. Процеси УП – стосуються організації й опису робіт проекту.
2. Процеси, орієнтовані на продукт – стосуються специфікації й виробництва продукту.
Ці процеси визначаються життєвим циклом проекту й залежать від області використання. У проектах процеси керування проектами й процеси, орієнтовані на продукт, накладаються й взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені при відсутності розуміння того, як створити продукт.
Групи процесів. Процеси керування проектами можуть бути розбиті на 5 основних груп, що реалізують різні функції керування:
1) процеси ініціації – ухвалення рішення про початок виконання проекту;
2) процеси планування – визначення цілей і критеріїв успіху проекту й розробка робочих схем їхнього досягнення;
3) процеси виконання – координація людей та інших ресурсів для виконання плану;
4) процеси моніторингу й керування – визначення відповідності плану й виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху й прийняття рішень про необхідність застосування коригувальних впливів; визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгодження, затвердження й застосування;
5) процеси завершення – формалізація виконання проекту й підведення його до впорядкованого фіналу.
Процеси керування проектами накладаються один на одного й відбуваються з різною інтенсивністю на всіх стадіях проекту. Крім того, процеси керування проектами зв'язані своїми результатами – результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого...
І, нарешті, є взаємозв'язки груп процесів різних фаз проекту. Наприклад, закриття однієї фази може бути входом для ініціації наступної фази (приклад: завершення фази проектування вимагає схвалення замовником проектної документації, що необхідна для початку реалізації).
У реальному проекті фази можуть не тільки передувати одна одній, але й накладатися. Повторення ініціації на різних фазах проекту допомагає контролювати актуальність виконання проекту. Якщо необхідність його здійснення відпала, чергова ініціація дозволяє вчасно це встановити й уникнути зайвих витрат.
Взаємозв'язок процесів. Усередині кожної групи процеси керування проектами зв'язані один з одним через свої входи й виходи. На цих зв'язках, опишемо окремі процеси через:
· Входи – документи або документовані показники, згідно яких процес виконується.
· Виходи – документи або документовані показники, що є результатом процесу.
· Методи й засоби – механізми, за якими вхід перетвориться у вихід.
Описувані нижче процеси характерні для більшості проектів.
1. Процеси ініціації. Ініціація включає єдиний підпроцес – авторизацію, тобто рішення почати наступну фазу проекту.
2. Процеси планування. Планування має велике значення для проекту, оскільки проект містить те, що раніше не виконувалося. Природно, що планування включає порівняно багато процесів.
Однак не слід вважати, що Керування проектами це в основному планування. Зусилля, прикладені для планування, варто порівнювати із цілями проекту й корисністю отриманої інформації. Нагадаємо, що варто розрізняти цілі проекту й цілі продукту проекту, під яким розуміється продукція (або послуги), створена або зроблена в результаті виконання проекту.
Цілі продукту – це властивості й функції, якими повинна володіти продукція проекту.
Цілі проекту – це робота, яку потрібно виконати для виробництва продукту із заданими властивостями. У ході виконання проекту ці процеси багаторазово повторюються.
Змінам можуть піддатися цілі проекту, його бюджет, ресурси й т.д. Крім того, планування проекту – це не точна наука. Різні команди проекту можуть розробити різні плани для того самого проекту. А відповідні програми з керування проектами можуть скласти різні розклади виконання робіт при тих самих вихідних даних.
Основні процеси планування. Деякі із процесів планування мають чіткі логічні й інформаційні взаємозв'язки й виконуються в одному порядку практично у всіх проектах. Так, наприклад, спочатку варто визначити з яких робіт складається проект, а вуж потім розраховувати строки виконання й вартість проекту. Ці основні процеси виконуються по кілька разів протягом кожної фази проекту. До основних процесів планування належать:
2.1. Планування цілей – розробка постановки завдання (проектне обґрунтування, основні етапи й цілі проекту).
2.2. Декомпозиція цілей – декомпозиція етапів проекту на більш дрібні й більш керовані компоненти для забезпечення більш дієвого контролю.
2.3. Визначення складу операцій (робіт) проекту – складання переліку операцій, з яких складається виконання різних етапів проекту.
2.4. Визначення взаємозв'язків операцій – складання й документування технологічних взаємозв'язків між операціями.
2.5. Оцінка тривалості або обсягів робіт – оцінка кількості робочих тимчасових інтервалів, або обсягів робіт, необхідних для завершення окремих операцій.
2.6. Визначення ресурсів (людей, устаткування, матеріалів) проекту – визначення загальної кількості ресурсів всіх видів, які можуть бути використані на роботах проекту (ресурсів організації) та їхніх характеристик.
2.7. Призначення ресурсів – визначення ресурсів, необхідних для виконання окремих операцій проекту.
2.8. Оцінка вартості – визначення складових вартості операцій проекту й оцінка цих складових для кожної операції, ресурсу й призначення.
2.9. Складання розкладу виконання робіт – визначення послідовності виконання робіт проекту, тривалість операцій та розподілу в часі потреб у ресурсах і витрат, виходячи та з урахуванням накладених обмежень та взаємозв'язків.
2.10. Оцінка бюджету – додаток оцінки вартості до окремих компонентів проекту (етапів, фаз, строків).
2.11. Розробка плану виконання проекту – інтеграція результатів інших підпроцесів для складання повного документа.
2.12. Визначення критеріїв успіху – розробка критеріїв оцінки виконання проекту.
Допоміжні процеси планування. Крім перерахованих основних процесів планування є ряд допоміжних процесів, необхідність у використанні яких сильно залежить від природи конкретного проекту. Такі процеси містять у собі:
2.13. Планування якості – визначення того, які стандарти якості використати в проекті, і того, як ці стандарти досягти;
2.14. Планування організації – визначення, документування й призначення ролей, відповідальності й взаємин звітності в організації;
2.15. Призначення персоналу – призначення людських ресурсів на виконання робіт проекту;
2.16. Планування взаємодії – визначення потоків інформації й способів взаємодії, необхідних для учасників проекту;
2.17. Ідентифікація ризику – визначення й документування ризикових подій, які можуть вплинути на проект;
2.18. Оцінка ризику – оцінка ймовірностей настання ризиків, їхніх характеристик і впливу на проект;
2.19. Розробка реагування – визначення необхідних дій для попередження ризиків і реакції на загрозливі події;
2.20. Планування поставок – визначення того, що, як і коли повинно бути поставлене;
2.21. Підготовка умов – вироблення вимог до поставок і визначення потенційних постачальників.
Взаємозв'язок між допоміжними підпроцесами, як і сама їхня наявність, у великій мері залежить від природи проекту.
3. Процеси виконання. Під виконанням маються на увазі процеси реалізації складеного плану. Виконання проекту повинно регулярно вимірюватись й аналізуватися для того, щоб виявити відхилення від наміченого плану й оцінити їхній вплив на проект.
Як і у плануванні, процеси виконання можна поділити на основні й допоміжні.
До основного процесу можна віднести сам процес виконання плану проекту.
Серед допоміжних процесів відзначимо:
3.1. Облік виконання – підготовка й розподіл необхідної для учасників проекту інформації з необхідною періодичністю;
3.2. Підтвердження якості – регулярна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості;
3.3. Підготовка пропозицій – збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок і т.д.;
3.4. Вибір постачальників – оцінка пропозицій, вибір постачальників і підрядників та підписання контрактів;
3.5. Контроль контрактів – контроль виконання контрактів постачальниками й підрядниками;
3.6. Розвиток команди проекту – підвищення кваліфікації учасників команди проекту.
