Терміни – слова або словосполучення, що називають чітко окреслене спеціальне поняття якої-небудь галузі науки, техніки, культури, політики, економіки, мистецтва, суспільного життя: адвокат, меморандум, слідчий, посол, спонсор, кодекс, податок на прибуток, презумпція, ембарго, тендер тощо.
Значення термінів фіксується у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Кожна вузька галузь науки має свої терміни: економічні, юридичні, математичні та ін. Існує й загальнонаукова термінологія, що використовується в усіх галузях науки, суспільного життя: аналіз, право, машина, синтез.
Кожне міністерство, відомство, кожна галузь науки, кожен із різновидів офіційно-ділового стилю послуговується своєю вузькогалузевою термінологією – умовними чи звичайними словами з дуже точним значенням, яке всіма фахівцями цієї галузі розуміється однаково. На відміну від нетермінологічної лексики, вживаної у спеціальному тексті, термінологічна лексика зберігає свою системну, вузькогалузеву, наукову маркованість (маркованість – це приналежність слів тільки до певного стилю).
Сучасна українська термінологічна лексика неоднорідна. Діловому стилю притаманна термінологія, яка створюється засобами власної мови (деякі з них становлять собою кальки іншомовних слів): напівпровідник, позивач, розпилювач, правник, безробіття, кисень, кислота, діловодство, справочинство, надбудова; велика кількість термінів – слова іншомовного походження: урбанізація, політологія, баланс, банк, конверсія, бюджет; за допомогою поєднання власне українських слів та частин іншомовних слів: радіоприймач. Зрідка запозичене і власне українське слово утворюють терміни-дублети: експорт – вивіз, квантативний –кількісний, юрист – правник, тюрма – в’язниця, атиповий – нетиповий.
Найпоширенішим способом творення термінів є суфікси, префікси та префіксоїди –ння, -ість, -ит, -изм(-ізм, -їзм), суб-, інтер-, полі-, псевдо-, анти-, супер-: варіантність, гастрит, архаїзм, псевдонародність, інтеркосмос, антисанітарний, поліфункціональний.
Більшість термінів – іменники (акциз, майно, суверенітет), є терміни-прикметники (що переважно перейшли в іменники): колоскові, парнокопитні, земноводні, безхребетні. Рідше у цій функції виступають інші частини мови пристрасно (фортисимо) – прислівник, вивітрюватися – дієслово. Виділяються однослівні (аванс, патент, капітал) та терміни-словосполучення (банківський білет, разове доручення, валовий продукт).
До термінів у офіційно-діловому мовленні ставляться такі вимоги:
1. Термін повинен вживатися лише в одній, зафіксованій у словнику формі, наприклад: діловодство (а не діловедення, справоведення, ділопроізводство), порядок денний (а не черга денна); рахунка (документ), рахунку (дія); акта (документа) – акту (дії).
2. Термін повинен вживатися з одним (закріпленим у словнику) значенням. Неоднозначний термін вважається невдалим, його намагаються замінити чи дають додаткові пояснення. Тобто економічні терміни повинні вживатися у тому значенні, у якому їх застосовують економісти, юридичні терміни – як використовують юристи. Серед термінів, уживаних у діловодстві, зустрічаються і такі, які мають кілька значень, наприклад: Справа. 1. Сукупність документів. 2. Один документ. Стагнація. 1. Застій у виробництві, торгівлі тощо. 2. Застій крові у венах.
3. При користуванні терміном слід суворо дотримуватись правил утворення від нього похідних форм. Необхідно користуватися тими формами, які подаються у словнику, чи довіднику (це актуально для дієприкметників): доповідна записка, а не доповідальна записка; споживчі товари, а не споживацькі товари; спонсор – спонсорський,а не спонсорний; акт – актувати, а не активувати.
4. При укладанні документа службова особа повинна звірятись за словником, якщо певний термін (його значення) викликає у неї сумніви.
5. Терміни не можуть мати емоційного забарвлення і майже не мають синонімів.
6. Вживаючи термін, який має кілька значень, або який використовується у різних галузях науки (аналіз, синтез, проблема, машина, право), потрібно уточнювати його значення супровідними словами.
7. Оскільки на сьогодні в термінології багатьох галузей науки з’явилося багато термінів-дублетів, термінів-неологізмів і т.д., тому використовувати у діловому мовленні потрібно такі слова, які вже кодифіковані, закріплені у словнику.
Наявність спеціальної термінології у професійному мовленні – необхідна умова при складанні ділових документів. Проте, широко використовувати спеціальні, вузькогалузеві терміни не рекомендується, якщо документ призначений для загального користування. Терміни у цьому випадку створюють певні труднощі у спілкуванні, ускладнюють розуміння тексту. Якщо терміни не перейшли в загальномовний фонд, ще не зрозумілі широкому колу читачів, то використовувати їх можна лише в галузевій документації.
