Залежно від сфери використання прийнято виділяти дві групи слів: 1) лексика стилістично нейтральна (міжстильова); 2) лексика стилістично маркована. Остання поділяється, у свою чергу, на книжну (наукову, ділову, газетно-публіцистичну) і розмовну.
До міжстильової (нейтральної) лексики належать слова, не закріплені за яким-небудь стилем. Вони можуть вживатися будь-де: підручник, газета, документ, художній твір, приватна бесіда тощо. Нейтральні зі стилістичного погляду слова можуть називати конкретні предмети (вікно, стіл, автомобіль), явища (вітер, дощ, грім), ознаки предметів (зелений, холодний, надійний), місце і час (сьогодні, далеко, завтра) тощо. До нейтральної лексики належить також більшість числівників, займенників, прийменників, сполучників: один, десять, я, наш, він, але, і, у, за тощо.
Нейтральні слова становлять основу словникового запасу української мови. Вони переважають у тексті будь-якого стилю.
До книжної лексики належать слова, що вживаються переважно в писемних різновидах літературної мови і майже не вживаються у розмовному. Книжні слова мають відтінок офіційності, урочистості. Більшість з них належать до іншомовної лексики, наприклад: економіка, асигнація, експеримент, еквівалент, контингент, конфіденційний, корифей, ізотоп, благословенний, деструктивний, диференціювати та ін.
Книжне забарвлення мають терміни, слова, що виражають загальнонаукові поняття і вживаються в широкому, узагальненому значенні. Наприклад: прогрес, історія, методика, політика, форум, абітурієнт, компонент, демократизм. Сюди належать і слова з абстрактним значенням, що мають суфікси -анн(я), -ість, -тт(я), -енн(я), -інн(я), -ств(о), -цтв(о): функціонування, здійснення, прибутковість, сумісництво, товариство, виробництво, співробітництво, змагання, засвоєння, цілісність, одержання.
Ступінь «книжності» таких слів може бути різним – від ледве відчутного до дуже чіткого, виразного. Наприклад, незначний відтінок книжності мають дієслова на –ува(ти), -юва(ти) (виконувати, заповнювати, здійснювати, утримувати, призначувати ), віддієслівні іменники на –ння, -ття (посвідчення, відрядження, прибуття), дієприкметники (виконуючий, ознайомлений, виданий, призначений), дієприслівники (враховуючи, розглянувши, виконавши).
До складу розмовної лексики належать слова, що, будучи літературними, надають мовленню розмовного забарвлення. Як правило, вони використовуються в усному варіанті літературного мовлення. Ця лексика відтворює прохання, спонукання, наказ, ствердження, заперечення: репетувати, роботяга, персоналка, прочухан, глухомань, гардимер, хитрющий, базіка, витрішки продавати, плентатися, балакати тощо. Поза межами розмовної перебуває просторічна лексика, до якої належать грубі, вульгарні, перекручені, спотворені з погляду норм літературної мови слова: звиняйте, пика, жерти, тріскати, варнякати, охтобус, ходють, шохвер, первий.
При виборі між книжними і розмовними словами перевага надається книжним словам, бо вони, як правило, однозначні й не висловлюють емоцій того, хто укладає документ. Наприклад: Інженер успішно /кн./ (прекрасно /розм./) налагодив роботу на підприємстві. Слово прекрасно містить емоційну оцінку, тому воно недоречне в документах. Книжне слово успішно є нейтральним і тому властиве діловому мовленню: Він дбає /розм./ про колектив – він піклується /кн./ (проявляє турботу /кн./) про колектив.
Серед «книжних» слів особливої уваги потребують так звані урочисті слова, тобто слова високі, небуденні. Найбільша кількість помилок у діловому стилі припадає саме на цей розряд слів. Неправильне вживання «високих» слів у ділових паперах поширюється під впливом газетної мови, тому що саме тут відбувається перенесення слів з однієї сфери спілкування в зовсім іншу, відмінну за своєю метою, призначенням і змістом.
Це, переважно, помилки такого характеру: 1) «урочисте слово» вставляється у текст чисто ділового, виробничого характеру; 2) урочистими словами послуговуються в документах, де йдеться мова про справи буденні, повсякденні. Наприклад, урочистими є такі слова, як труд, трудитися, трудящий, трудівник, але у звичайному, поточному діловому папері повинно вживатися: праця, працювати, працівник, робітник, співробітник.
Можна споруджувати палаци, зводити мости, але корівник будують. Лише у деяких ділових паперах (довідках) можна писати проживає, в інших випадках перевага надається нейтральному слову мешкає, живе, прописаний, зареєстрований.
Зачитати і заслухати можна декларацію, звернення, але не витяг з протоколу чи акт (їх можна прочитати й прослухати).
Дієслову завершити надаємо перевагу тоді, коли треба відтворити схвальний, урочистий тон оповіді. Це дієслово вживається для називання успішного закінчення дії, справ: достроково завершили річний план будівництва. Порівняно зі словом закінчувати, завершувати має більш абстрактне значення. Так, завершити навчання, освіту, курс, але закінчити школу, університет.
За традицією вживається: голова виборчої дільниці, голова зборів, але глава уряду (урочисте).
Про функціональні особливості слів нас інформують насамперед тлумачні словники української мови. Характеристика додаткового значення дається за допомогою системи позначок: розм. (розмовне), прост. (просторічне), книж. (книжне). Ці три позначки іноді доповнюються іншими. Наприклад, до позначки «книж.» можуть додаватися такі, що конкретизують галузь вживання того чи іншого слова: мед. - медицина, канц. - канцелярське тощо. Відсутність біля слова стилістичних позначок означає можливість його вживання в будь-якій ситуації.
