(предлагаемый вариант создан по подобию реального документа)
(печатается на бланке организации для внутреннего употребления)
Оперативный бюллетень по итогам совещания 03.10.03.
1 Тема: Реформирование еженедельного совещания.........
2. Тема: Методические рекомендации..................
3. Тема: Обучение новых сотрудников...............
4. Тема: Награждения...............
(оперативный бюллетень не подписывается)
Медиа-план
При планировании PR-кампаний одной из главных забот специалиста по связям с общественностью является выбор наиболее эффективных путей передачи информации целевым аудиториям. Анализ целевой аудитории (демографический и социографический) дает ответы на целый ряд вопросов относительно выбора конкретных средств массовой информации, которые предпочитает данная целевая аудитория.
Для принятия решения о стратегии и тактике достижения целевой аудитории учитывается так называемый «список переменных»,
| Медиа-задача Медиа-стратегия Медиа-тактика Достичь 60% целевой 1. Сконцентрировать Две 5-минутные переаудитории путем подготовку материа- дачи с информацией о публикации материа- лов для возрастной социальных програм-лов в течение перво- категории 50-80 лет. мах N-ска для каналов го месяца кампании. 2. Использовать два ОРТ и РТР. телеканала и три Серия из 9 материалов региональные газеты. на половину полосы для газет «Вечерний N-ск», «N-ские новости», «N-ское время». |
основанный на характеристиках целевой аудитории, а также список функциональных характеристик различных СМИ, имеющихся в медиа-карте. Приведем в качестве примера некую схему, показывающую взаимосвязь различных элементов медиа-плана. Основная цель нашей воображаемой PR-кампании, проводимой администрацией города N, — информирование населения о мерах финансовой помощи пенсионерам города из городских средств.
Медиа-карта
Всем специалистам по связям с общественностью хорошо известно, что одной из основных целевых аудиторий для организации всегда остаются средства массовой информации. Это положение фактически не зависит от характера организации и того, к какому сектору она относится, — к структурам власти, бизнесу или к некоммерческой сфере. Вo всех случаях использование средств массовой информации для более эффективного оповещения целевых аудиторий о деятельности организации считается оптимальным. Конечно, у средств массовой информации появился мощный конкурент, также являющийся быстрым и надежным средством передачи информации, — Интернет, — но пока что, в России, по крайней мере, он еще уступает СМИ в популярности и объеме пользователей.
Для того чтобы работа отделов по связям с общественностью была результативной, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого отдельного вида средств массовой коммуникации, но и журналистов, с которыми придется работать. Для этих целей в организации создается специальный документ, называемый медиа-картой, в котором фиксируются все существенные сведения, необходимые для налаживания и поддержания взаимоуважительных, полезных и эффективных отношений.
В медиа-карту включаются все виды СМИ, с которыми работает организация: массовые, отраслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и телевидения, с указанием наиболее интересных для организации программ, тиража и объема целевых аудиторий, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главного редактора, редакторов отделов и направлений и т. д.
Ниже приводится пример медиа-карты для одного из рекламных агентств, успешно функционирующего на рынке рекламных услуг Санкт-Петербурга.
Медиа-карта
(база данных каналов передачи информации)
| Список печатных СМИ | ||||||
| № | Название | Тираж | Перио-дич- ность. | Актуальные рубрики | Контактное лицо | Контакты |
| «Top-manager» | 1 раз в месяц | Личность | Александр Коган | (812) 329-56-47 | ||
| Дело | Екатерина Лраницына | (812) 329-56-72 | ||||
| «Петербург-ский рекламист» | 1 раз в месяц | Мастерская | Анна Сметанина | (812) 342-51-46 | ||
| Технология рекламы | Елена Перелстова | (812) 342-53-25 | ||||
| «Собака. RU» | 1 раз в месяц | Город Светская хроника | Катя Бокучаева | (812) 320-20-32 | ||
| Список каналов телевидения | ||||||
| № | Название | Время выхода | Регуляр-ность выхода в эфир | Актуальные передачи | Контактное лицо | Контакты |
| стс | 23:30 | Пн-Чт | Детали | Анна Фалеева | (812) 145-34-25 | |
| НТВ | 21:00 | Вс | Намедни | Сергей Федоров | (095) 147-54-98 | |
| Список радиостанций | ||||||
| Европа Плюс | 13:00 | Пн--Пг | Новости | Андрей Данилин | (812) 265-34-67 | |
| Радио Балтика | 15:00 | Пн-Пт | Новости | Анна Чупалкина | (812) 345-15-46 | |
Дата составления медиа-карты..........
Дата последнего пересмотра и обновления медиа-карты....
Пресс-дайджест
Пресс-дайджест представляет собой подборку или перепечатку статей и заметок из печатных изданий, прямо или косвенно затрагивающих деятельность и имидж организации, а также информацию обо всех случаях упоминания об организации в эфире с указанием даты и времени передачи, а также с изложением ее краткого содержания На основании контент-анализа собранных материалов регулярно, еженедельно или ежемесячно, составляется отчет для знакомства с ним руководства и принятия оперативных мер, если это может потребоваться.
В тех случаях, когда опубликована негативная информация, не соответствующая действительности и наносящая ущерб организации, реакция службы по связям с общественностью (по указанию руководства) должна быть незамедлительной.
До широкого использования в организациях высоких технологий пресс-дайджест обычно выглядел как пухлый альбом с вклеенными в него материалами из разных СМИ, причем принцип последовательности расположения материалов мог быть разным. В одной организации может соблюдаться так называемый календарный подход — сверху всегда находится самый последний опубликованный материал. В другой организации помимо календарного принципа может применяться разделение материалов по видам СМИ.
