В последнее десятилетие в России во многих организациях стали регулярно выходить письменные материалы, предназначенные для внутреннего пользования. Дело в том, что руководство по разным причинам все больше начинает испытывать потребность в доведении до сотрудников разного рода сведений, касающихся как организации в целом, так и ее подразделений, как сообщающих о текущих событиях, так и о планах на будущее. И это при том, что в данной конкретной организации, например, продолжает выпускаться давно всем привычная и пользующаяся популярностью среди сотрудников многотиражная газета. Разница заключается в том, что газету издают и готовят журналисты (штатные или внештатные), а ньюслеттер составляют специалисты по связям с общественностью, и цели у этих внутренних изданий совсем разные.
Что же касается названия письменных материалов, о которых идет речь (ньюслеттер, информационный листок, бюллетень), то, как показывает анализ, единообразия в их наименовании в различных организациях нет. Разные организации используют разные термины для обозначения практически одинаковых материалов как по целевому назначению, так и по содержанию. В данный момент достаточно трудно сказать, какое из названий — ньюслеттер, информационный листок или бюллетень — заменит в будущем в употреблении два других, а может быть, этого и не произойдет вовсе, а эти три термина останутся полноправными членами в одном синонимическом ряду. Для удобства изложения в данной книге в дальнейшем будет использован термин «ньюслеттер», однако в разделе, где будут приведены образцы этих материалов, мы оставляем за собой право называть их так, как их называют в данной организации.
Итак, какие же цели преследует руководство организации, распространяя среди сотрудников материалы жанра «ньюслеттер»?
- ИНФОРМИРОВАНИЕ О ДЕЛАХ ОРГАНИЗАЦИИ И О СОБЫТИЯХ, В НЕЙ ПРОИСХОДЯЩИХ. Отдельные выпуски могут иметь в качестве главной темы рассказ о перспективах развития, или о финансовом положении, или о структурных изменениях в организации. Чем быстрее сотрудники получат сведения о вещах, которые напрямую затрагивают их интересы, тем лучше. И очень важно, что они получают такую информацию непосредственно от руководства, а не по слухам или из второстепенных источников.
- МОТИВАЦИЯ СОТРУДНИКОВ. Дать понять сотрудникам, что они — интегральная составляющая часть организации, что их благосостояние и будущее благополучие всецело связаны с успешным функционированием всей организации. Показать сотрудникам, что руководство заботится о каждом из них, что трудности каждого из них не есть только его личное дело.
- ПОЛУЧЕНИЕ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ. Руководство хочет быть осведомленным о том, что думают сотрудники по поводу предстоящих изменений, какова их реакция, их идеи и предложения, чем они обеспокоены.
Самым основным составляющим элементом ньюслеттера является новость, что и заключено в значении самого этого слова. Поэтому, как и в любом другом новостном материале, в ньюслеттере должны присутствовать ответы на вопросы: кто? что? где? когда? почему? и как?
Поскольку объем ньюслеттера часто ограничен двумя-четырьмя страницами формата А4, статьи в нем в основном — короткие, стиль изложения — нейтральный. В тех случаях, когда ньюслеттер или информационный листок состоит из 4-8 полос, в некоторых организациях его называют «бюллетень», а в других еще — «вести».
Специалистам по связям с общественностью, отвечающим за подготовку ньюслеттера, приходится выполнять роль репортеров, собирая сведения по отделам; им приходится работать с самыми разными материалами, касающимися работы целых отделов или отдельных сотрудников в связи с их особыми успехами, открытиями или достижениями, либо в связи с календарными датами и т. п.
Именно через бюллетень к сотрудникам попадает своевременная (как правило, в сжатом виде) информация о событиях в организации. Бюллетень, сообщая конкретную информацию, всегда, хотя и неявными путями, объясняет сотрудникам миссию организации, цели и задачи, перед ней стоящие. Это делается посредством выбора тем для бюллетеня, путем освещения общего позитивного климата, господствующего в организации, посредством уважительной манеры доведения информации до сотрудников.
Бюллетень во многом похож на внутреннюю газету, его задача - дать важную информацию оперативно при небольших организационных расходах. Поэтому в бюллетене при описании событий преобладает использование стиля газетной журналистики с комментарием относительно отдельных частных вопросов, если это требуется. События всегда подаются с учетом взглядов и мнения руководства организации с целью объяснить их понимание вопроса и таким образом повлиять на отношение сотрудников к ситуации.
Ньюслеттер (бюллетень для внутренней аудитории) обычно включает комбинацию сообщений следующего содержания:
- 50% — информация о деятельности самой организации в настоящее время;
- 20% — информация о деятельности, направленной на сотрудников (уровень профессионализма сотрудников, премии, надбавки);
- 20% — информация о внешней среде и событиях (партнерах, конкурентах);
· 10% — информация личностного характера (повышение в должности, переход сотрудников из отдела в отдел, уход на пенсию, увольнение).
Не существует единого, общепринятого формата для внутреннего издания подобного типа. Стиль и объем ньюслеттера во многом зависят от размера организации; в крупной корпорации это может быть глянцевое издание на 8-10 страницах, а в компании небольшого размера он может состоять из четырех страниц и носить менее формальный характер. Тем не менее, легко можно назвать элементы и разделы, которые, как правило, присутствуют в любом ньюслеттере:
- содержание (для экономии места обычно размещается на первой странице);
- название организации, ее адрес, имя редактора (в колонке «содержание», над или под текстом);
- редакционная статья;
- письма читателей и ответы им;
- краткий обзор новостей по организации;
- статьи;
- объявления;
- календарь предстоящих событий и дат, важных для деятельности организации и ее сотрудников.
До недавнего времени во многих российских организациях информационный бюллетень носил однонаправленный характер и практически был посланием от руководства к сотрудникам. Но необходимость обратной связи стала ощущаться обеими сторонами, и на страницах бюллетеня появились заметки с выражением мнения сотрудников и их отношения ко всему происходящему в организации.
Некоторые организации издают параллельно с многополосным бюллетенем еще один, так называемый еженедельный оперативный бюллетень, предназначенный для менеджеров среднего звена. Обычно его размер не превышает одной страницы печатного текста, а его цель - информировать всех руководителей подразделений о принятых решениях и событиях прошлой недели, а также о предстоящих изменениях или нововведениях.
К сожалению, привести в виде иллюстрации материалы внутренней коммуникации какой-либо организации с упоминанием ее названия не представляется возможным из этических соображений. Такая информация, если и не носит подлинно секретного характера, все же адресована конкретной группе лиц, сотрудникам организации, а не широкой общественности.
