Образец письма-просьбы № 1

Матери против наркотиков Региональная благотворительная организация «МАРИНА»

Россия, 190068 ОАО ВИТАБАНК

Ул. Малая Подьяческая, д. 34 кор/ сч. 301102010700000000357

тел./факс: (812) 234-07-68 р/с 407380100000000000054

e-mail: [email protected] ИНН 7814598566

ИНК 044976675

14 ноября 2003

по вопросу: о борьбе

с наркоманией

Генеральному директору

ЗАО «ОМНИ»

Сидорову А П.

Уважаемый Анатолий Петрович!

Координационный совет благотворительной организации «Марина» обращается к Вам с просьбой о возможности оказания спонсорской поддержки в виде оплаты расходов по подключению нашей организации к сети Интернет и пользованию электронной почтой. Такое соглашение желательно было бы заключить на долговременной основе.

Наркомания — проблема номер один в современном мире, никто не должен оставаться в стороне от ее решения. Благотворительная организация «Марина», созданная в 1994 г., частично взяла на себя решение проблем наркозависящих и ВИЧ-инфицированных групп населения, а также их семей.

На бесплатной основе «Марина» проводит тренинги и семинары для наркозависящих и ВИЧ-инфицированных людей с привлечением специалистов-наркологов, психотерапевтов, социологов и юристов.

Наша организация регулярно сотрудничает с американским Гагаринским фондом и финской организацией «IRTI HUUMEISTA», работающими в этом же направлении. В связи с растущими международными связями и в целях объединения усилий по борьбе с наркоманией мы испытываем растущую потребность в регулярной работе с сайтами родственных организаций и открытии новых e-mail адресов для большей специализации и эффективности нашей работы.

В случае Вашего общего положительного отношения к вопросу о сотрудничестве с нашей организацией по борьбе с наркоманией все необходимые расчеты и документы будут Вам представлены по первому требованию.

Заранее благодарим Вас от имени членов Координационного совета и не сомневаемся, что Ваше участие в решении проблемы борьбы с наркоманией принесет свои плоды.

Председатель Координационного совета

П. И. Спиридонова

Исполнительный директор

С. М. Лихачева

 

Как отвечать на письма, полученные вашей организацией Отвечать на полученные деловые письма можно как в устной форме (по телефону), так и в письменной; выбор часто зависит от необходимости выразить согласие или несогласие и дать ответ как можно скорее, и тогда предпочтительнее дать ответ по телефону. Если требуется развернутый ответ с изложением каких-то фактов или статистических данных, ответ в письменном виде будет более уместным. Очевидно, что в настоящее время обмен письменными сообщениями между организациями происходит в основном но каналам электронной связи.

Для поддержания корреспонденции с адресатами на регулярном и уважительном уровне рекомендуется, в качестве самого главного момента, не забывать поблагодарить их за быстрый ответ, за желание сотрудничать и многое другое в зависимости от того, что содержится в переписке двух организаций. Соблюдение норм вежливости и благожелательности часто помогает в очень трудных ситуациях, однако вовсе не означает, что ради этого можно поступиться принципами и интересами своей организации.

Информационный релиз

Информационный релиз отличается от рассмотренных выше информирующего и информационного письма прежде всего тем, что он не носит личностного характера, не имеет адресного обращения и может быть направлен не только в разного рода организации, но и в средства массовой информации в том числе. Выделение информационного релиза в отдельную группу письменных материалов важно еще и потому, что в литературе по паблик рилейшнз выделено несколько типов релизов, которые составляются в организациях службой по связям с общественностью. Именно информационные релизы, хотя напрямую и не предназначенные для средств массовой информации, чаще всего обеспечивают начало контактов организации с журналистами. СМИ — как подлинно массовые, так и специальные и профессиональные издания — могут заинтересоваться и опубликовать ваше сообщение в любой удобной для них форме и объеме (в таком случае ваш материал принимает форму неконтролируемого вами послания), могут прислать репортера для проведения интервью, могут запросить дополнительные материалы, если в сообщении, по их мнению, содержалась важная для широких слоев общества или специалистов новость.

Среди различных типов релизов следует, конечно, выделить пресс-или ньюс-релизы, но о них подробно речь пойдет в разделе о материалах, специально предназначенных для средств массовой информации. Здесь же следует остановиться на других видах релизов, также регулярно подготавливаемых и рассылаемых организацией. К ним относятся следующие:

• Бизнес-релиз, составляемый для фирм-партнеров или специалистов одного с данной фирмой профиля, которые могут заинтересоваться содержащимся в релизе информационным материалом. В средства массовой информации такой релиз обычно не направляется.
• Специальный релиз для потребителей с информацией о товаре или услуге, который распространяется либо прямой рассылкой по почте, либо размещается в местах продаж или оказания услуг.
• Финансовый релиз, который содержит информацию о финансовом положении фирмы и предназначен прежде всего для держателей акций данной фирмы. Но он также может представлять значительный интерес для партнеров и конкурентов, а иногда даже и для более широких финансовых или деловых кругов, и тогда им заинтересуются и средства массовой информации, имеющие разделы, посвященные финансам.