Правильная постановка делопроизводства у мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, судебных приказов и постановлений, четкого и культурного обслуживания лиц, обращающихся в судебный участок. Совершенствование делопроизводства у мирового судьи должно осуществляться путем внедрения принципов научной организации труда, передовых форм и методов работы с документами, механизации и компьютеризации.
Правила судебного делопроизводства в РФ являются едиными и соответствуют ГОСТу, однако с учетом имеющихся различий внутри отечественной судебной системы делопроизводство для отдельных звеньев судов имеет свои особенности. Так в каждом субъекте РФ разработаны инструкции по делопроизводству аппаратом мирового судьи.
Инструкция определяет руководство делопроизводством в мировом суде и распределение основных обязанностей между работниками аппарата мирового судьи. Например, мировой судья организует работу аппарата и следит за сроками прохождение дел и материалов, а секретарь осуществляет прием, регистрацию и отправление корреспонденции, учет и хранение вещественных доказательств, выдает справки.
Прием граждан производится мировым судьей, работниками его аппарата в дни и часы, установленные приказом мирового судьи. Расписание приема посетителей должно быть вывешено на видном месте. Граждане, прибывшие из других населенных пунктов, принимаются в течение рабочего дня мировым судьей либо его секретарем. Выдача справок и документов производится работниками аппарата мирового судьи в дни и часы, установленные приказом мирового судьи.
Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в судебный участок мирового судьи принимаются, а также отправляются секретарем мирового судьи. Поступившие в участок дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции. Отправка по назначению судебных дел и документов производится секретарем мирового судьи.
Все уголовные и гражданские дела, поступившие в судебный участок, регистрируются на учетно-статистических карточках. Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел, других производств и материалов в мировом суде описывается подробно.
Инструкция регламентирует оформление уголовных дел на стадии подготовительных действий к судебному заседанию в мировом суде, подготовка дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании мирового суда (день и час рассмотрение дела, порядок направления повесток), оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения в мировом суде (с приговора, решения, судебного приказа, определения или постановления снимаются копии, выдаются участникам процесса). Важная роль в подготовке рассмотренного дела к сдаче отводится секретарю судебного заседания.
Регламентируется инструкцией прием и учет апелляционных, частных жалоб и протестов, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотре заочного решения в мировом суде. Один из разделов инструкции посвящен вопросам обращения к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений мирового судьи. Это возлагается на мирового судью их постановившего. Уголовное или гражданское дело может быть сдано в архив только в соответствии с резолюцией мирового судьи.
Детально регламентированы прием, учет и хранение вещественных доказательств и личных документов осужденных в мировом суде. Вещественные доказательства хранятся в судебном участке. В инструкции также определяется порядок выдачи судебных дел и документов, ведение и хранение нарядов, книг, карточек и журналов в мировом суде.
