Обработка информации по учету труда и его оплаты с использованием вычислительной техники проводилась в числе первых задач учета. При этом использовалась перфорационная техника, затем универсальные электронно-вычислительные машины ЕС ЭВМ и СМ.
Автоматизация учетных задач с использованием персональных ЭВМ так же начиналась с данного участка учета.
Обобщение опыта автоматизации учета труда и его оплаты показывает, что программы, широко рекламируемые в печати - „1С-Бухгалтерия“, „Парус“, „БЭСТ“, „Инфин-Бухгалтерия“ и др., используются в большей части в промышленных, торговых и коммерческих предприятиях, а в крупных сельскохозяйственных предприятиях с их специфическими особенностями использование этих программных комплексов имеет определенные трудности.
Опыт сельскохозяйственных предприятий Краснодарского края показывает, что более широкое использование получили программы разработанные специально для крупных сельскохозяйственных предприятий, которые внедряют непосредственно разработчики программ, одновременно обучая специалистов хозяйств работе на персональных компьютерах и использованию этих программ.
Ниже приводится краткая характеристика программ по учету труда и его оплаты, применяемых в сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятиях Краснодарского края.
Программный комплекс Trikita, разработанный на вычислительном центре Кубанского государственного аграрного университета - автор Попок Е.В. Опытная эксплуатация программ проведена в учхозах КГАУ, промышленная эксплуатация проводится более чем в 50 предприятиях Краснодарского края, а также используется в хозяйствах Воронежской области (Таловский район), Калининградской и Курганской областях.
Автоматизированная обработка информации по учету труда и его оплаты является составной частью автоматизированной системы формирования информационной базы предприятия и может успешно эксплуатироваться только после создания специальных наборов данных, которые формируются и поддерживаются в рабочем состоянии следующими составными частями:
1. Учет трудовых ресурсов - система создает наборы данных по составу и структуре работающих. К таким данным относятся: фамилия, имя, отчество, табельный номер, пол, оклад, тарифная ставка, уровень мастерства, количество иждивенцев, льгота по обложению подоходным налогом, категория работающего, профессия или должность, структурное подразделение, дата поступления на работу и т.д.
2. Учет основных средств - система создает наборы данных по составу и структуре основных средств предприятия. К таким данным, используемым в расчете по оплате труда, относятся: наименование объекта основных средств, инвентарный номер, коэффициент перевода в усл эт.га для тракторов, грузоподъемность для грузовых автомобилей, длина кузова для автобусов, объем двигателя для легковых автомобилей, тарифные ставки водителей, синтетический и аналитический счет затрат по распределению начисленных сумм износа, дата списания и т.д.
3. Объекты затрат - система создает наборы данных по закреплению за структурными подразделениями предприятия объектов производственных затрат (синтетических и аналитических счетов затрат).
4. График рабочих дней - система создает наборы данных о количестве рабочих, выходных и праздничных дней по каждому структурному подразделению, с продолжительностью рабочего дня и графике выхододней.
Отсутствие достоверной информации по указанным комплексам не позволит качественно эксплуатировать программу по учету труда и его оплате.
Процесс обработки информации по учету труда и его оплате оформлен в виде АРМ бухгалтера и разбит на четыре этапа:
- подготовка АРМ к расчету;
- заведение информации для расчета;
- расчет заработной платы;
- вывод результатов расчета.
Под подготовкой АРМ понимается режим работы программы, когда автоматически производится удаление из наборов данных информации за предыдущие отчетные периоды и формируются необходимые наборы данных для расчета за текущий отчетный период.
Режим носит название УДАЛЕНИЕ СУММ ДОПЛАТ И УДЕРЖАНИЙ ЗА ПРЕДЫДУЩИЕ МЕСЯЦЫ и может быть выполнен только один раз на момент подготовки АРМ к обработке информации.
Повторное выполнение режима при вводе даты не соответствующей дате отчетного периода невозможен, о чем будет сообщено специальной ремаркой на экране монитора.
Наиболее трудоемким является этап „Заведение информации для расчета“. Многообразие трудовых процессов в производстве привело к многообразию первичных документов-нарядов, что и представлено в программе следующими режимами:
- ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ;
- ПУТЕВОЙ ЛИСТ;
- ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ;
- КОРРЕКТИРОВКА СПРАВОЧНИКА СУММ ДОПЛАТ И УДЕРЖАНИЙ.
Режим ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ предназначен для обработки первичных документов, таксировка (расчет оплаты труда), по которым производится либо тарификационным разрядам работ (и соответственно по тарифным ставкам), либо по установленной расценке за единицу объема. Режим позволяет вести обработку информации о результатах выполненных как механизированных, так и ручных работ.
Процесс заведения данных производится в диалоговом режиме в общепринятых понятиях и специальной доработки документа не требует. На экране монитора высвечивается универсальная форма первичного документа, и программа последовательно просит ввести соответствующий реквизит либо через выбор, представленных на экране, его значений, либо заведением вручную нажатием соответствующих клавиш на цифровой части клавиатуры.
Результаты расчета высвечиваются в нижней части экранной формы документа и могут быть переписаны в оригинал для исключения двойного заведения и с целью оперативного анализа результатов работы работников подразделения.
При последующем заведении данных о результатах работы работника на экране монитора высвечиваются все обработанные наряды по данному работнику, и АРМ дает возможность, при необходимости, откорректировать заведенные ранее данные или удалить их полностью.
Режим ЗАРПЛАТА СТРОИТЕЛЕЙ предназначен для обработки данных о результатах работы звена строителей, когда оплата труда между членами звена распределяется за все выполняемые работниками звена работами пропорционально отработанному времени за отчетный период и уровню мастерства (классификационному разряду) работника.
Процесс обработки заключается в заведении по каждому звену объемов выполняемых работ, расценки за единицу работы и состава работников, выполнявших данную работу. АРМ контролирует правильность заведения данных на соответствие времени затраченного всем звеном и конкретными исполнителями.
Заработная плата работника определяется в конце отчетного периода по заданному алгоритму.
При последующем заведении данных о результатах работы звена на экране монитора высвечиваются все обработанные наряды по данному звену, и АРМ дает возможность, при необходимости, откорректировать заведенные ранее данные или удалить их полностью.
Режим ПУТЕВОЙ ЛИСТ предназначен для обработки путевых листов, таксировки путевых листов, таксировки товаро-транспортных накладных.
Процесс обработки информации по оплате труда водителей начинается с заполнения, высвеченной на экране монитора, формы путевого листа. К основным особенностям АРМ можно отнести следующее:
- программа позволяет вводить пробег автомобиля по всем типам дорожного покрытия одновременно без дополнительных расчетов среднего пробега, либо преобладающего;
- способы погрузки и разгрузки, емкость ковша и масса груза, тип груза и т.д. для определения нормы времени под погрузкой-разгрузкой представлены в виде единой таблицы для определения необходимых данных. Процесс поиска конкретной нормы времени производится автоматически по данным „Норм времени для оплаты труда водителей грузовых автомобилей за время простоя под погрузкой и разгрузкой грузов“;
- норма времени на один тонно-километр (НТКМ) устанавливается расчетным путем по формуле:
НТКМ = 60 / (v * b * g)
где:
- 60 - переводной коэффициент одного часа в минуты;
- v - расчетная норма пробега грузового автомобиля для соответствующей группы дорог;
- g - грузоподъемность автомобиля.
Программное обеспечение АРМ разработано таким образом, что автоматически производятся все расчеты по оплате труда.
Результаты расчета высвечиваются в центральной части экранной формы документа и могут быть переписаны в оригинал для исключения двойного заведения и с целью оперативного анализа результатов работы работников подразделения.
При последующем заведении данных о результатах работы работника на экране монитора высвечиваются все обработанные путевые листы по данному водителю, и АРМ дает возможность, при необходимости, откорректировать заведенные ранее данные или удалить их полностью.
Режим ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ предназначен для расчета оплаты труда работников с фиксированным окладом или тарифной ставкой. Обработке подлежат табеля только работников с неполным количеством рабочих дней в отчетном периоде. После выбора требуемого структурного подразделения на экране монитора высвечивается информация о работниках подразделения, их окладах (или тарифных ставках), отработанных за данный период дней и часов, начисленную сумму заработной платы.
После установки курсора на строку с фамилией работника и нажав клавишу Enter, на экране монитора появляется календарь за данный отчетный период, и программа дает возможность, нажатием соответствующих клавиш (которые приведены в нижней части экрана) отметить причины отсутствия работника.
Режим КОРРЕКТИРОВКА СПРАВОЧНИКА СУММ ДОПЛАТ И УДЕРЖАНИЙ предназначен для заведения данных о суммах начислений и удержаний. Такие суммы могут встречаться одноразово, например, разовая премия или штраф; а могут использоваться многократно в процессе расчета, например, доплата за квалификацию или алименты. Для заведения разовых сумм при выборе календарного периода необходимо установить курсор на конкретное название календарного месяца, а для многократного использования установить на слово „постоянно“. Программа позволяет вводить информацию, как в суммарном, так и в процентном выражении.
Если информация введена в суммарном и в процентном выражениях, то программа рассчитает процентное выражение в суммарное и сложит с введенным суммарным выражением.
Данный режим используется для исправления возможных ошибок в предыдущих расчетах, для этого программа позволяет вводить необходимые суммы со знаком минус (т.е. красным).
При последующем заведении данных по работнику на экране мониторы высвечиваются все обработанные ранее данные, и АРМ дает возможность, при необходимости, откорректировать заведенные ранее данные или удалить их полностью.
Все режимы по заведению информации технологично идентичны друг другу. Клавиши управления высвечиваются в нижней строке экрана.
Для успешной работы по заведению информации необходимо вводить требуемые программой данные, которые отмечены курсором.
Этап „Расчет заработной платы“ полностью автоматический и после его вызова программа производит следующее:
- рассчитывает минимальную сумму заработной платы работника с начала года, которая исключается из суммы дохода при обложении подоходным налогом;
- производит необходимые начисления и суммирует весь доход работника за отчетный период;
- рассчитывает отчисления в пенсионный фонд, подоходный налог, профсоюзные взносы (если работник член профсоюза);
- производит расчет необходимых сумм удержаний.
После завершения расчета заработной платы можно перейти к анализу результатов расчета на этапе „Вывод результатов расчета“.
Программный комплекс ZARP-KS разработан на кафедре информатики и вычислительной техники КГАУ, автор Галиев К.С. Программа используется во многих сельскохозяйственных предприятиях Краснодарского края.
Автоматизированная обработки информации по расчету заработной платы с использованием ППП ZARP-KS обеспечивает выполнение следующих задач:
1. Обработка начислений для формирования всех необходимых расчетных сумм, используемых в дальнейших расчетах (в расчетах удержаний, при вычислении средней зарплаты за определенный интервал времени, при формировании накопительной ведомости и т.д.).
2. Расчет удержаний (подоходный налог, отчисления в пенсионный фонд, профсоюзный взнос, удержания по исполнительному листу, штрафы и т.д.).
3. Расчет непосредственно заработной платы, подлежащей выдаче работнику через кассу предприятия или через сберегательный банк.
4. Формирование выходных документов (лицевые счета, сводки по начислениям, сводки по видам удержаний, расчетно-платежные листки, авансовые и платежные ведомости для кассы и другие документы).
5. Ведение справочников (списки подразделений, профессий или должностей, список работников, виды начислений и удержаний и т.п.).
6. Корректировка базы данных (внесение изменений для выполнения перерасчета заработной платы при запоздалом поступлении соответствующих документов).
Доступ к указанным задачам осуществляется через меню, состоящее из следующих заголовков: „Начисление“, „Удержание“, „Зарплата“, „Справочники“, „База данных“, „Выход“. Это меню называется главным, занимает самую верхнюю строку экрана монитора и постоянно доступно обозрению. Вход в любую задачу меню производится установкой курсора на выбранное наименование с последующим нажатием клавиши Enter. При этом на экране появляется рабочее меню с набором режимов данной задачи. Наименования режимов в рабочем меню расположены построчно. Отработка режима производится установкой курсора на выбранную строку с последующим нажатием клавиши Enter. Возврат в главное меню из рабочего меню производится нажатием клавиши Esc.
Отметим, что вся работа с программой ZARP-KS производится посредством различных меню, имеющих разный уровень вложенности. Для всех меню применяется одно и то же правило: выбор наименования в меню производится с помощью клавиш-стрелок; вход в меню осуществляется нажатием клавиши Enter, а выход из меню нажатием клавиши Esc. Аналогично производится выборка информации из имеющихся справочников, появляющихся на экране монитора по мере их надобности.
Рассмотрим работу программы на примере одного режима - „Начисление“.
Задача „Начисление“ предназначена для ввода через клавиатуру информации о начисленной сумме каждому работнику, для формирования лицевых счетов по начисленным суммам и указанием расчетных сумм разнообразного характера для последующих расчетов, для формирования выходных документов, связанных с начисленной суммой.
Режимы задачи „Начисление“ выбираются посредством следующего меню:
| Ввод начисления |
| Начисление отпускных (ср. зарплаты) |
| Просмотр протокола начисления |
| Просмотр лицевых счетов подразделения |
| Просмотр лицевого счета индивидуально |
| Просмотр списка отпускников |
| Просмотр списка больных |
| Просмотр списка работников |
| Просмотр месячных начислений |
Режим ввода начисления
Работа режима „Ввод начисления“ начинается с появления на экране пофамильного списка работников в алфавитном порядке (сортировка фамилий выполняется автоматически программными средствами без участия пользователя).
С помощью клавиш-стрелок устанавливается курсор на требуемой фамилии и нажимается клавиша Enter. После этого на экране появляется таблица для ввода различных видов начисления.
Таблица для начисления состоит из следующих граф: „Подразделение“, „Должность“, „Вид оплаты“, „Дней“, „Часов“, „Сумма“. Перемещение по графам таблицы выполняется нажатием Enter или стрелками „Влево“, „Вправо“. При нахождении курсора на одной из первых трех граф, нажатие Enter приводит к появлению на экране подсказки из соответствующего справочника, позволяющего выбрать необходимое наименование подразделения предприятия, профессию или должность и вид начисления. В последние три графы следует ввести число отработанных дней, часов и сумму по данному виду начисления. В таблице заполняется необходимое количество строк информацией данного содержания. Отметим, что в заполняемых строках наличие информации в графах „Кем работал“ и „Вид начисления“ обязательно.
Выход из таблицы начисления выполняется клавишей Ecs.
РЕЖИМ НАЧИСЛЕНИЯ ОТПУСКНЫХ ИЛИ СРЕДНЕЙ ЗАРПЛАТЫ
Работа режима „Начисление отпускных (ср. зарплаты) “ начинается с появления на экране пофамильного списка работников в алфавитном порядке.
С помощью клавиш-стрелок устанавливается курсор на требуемой фамилии и нажимается клавиша Enter. После этого на экране появляются строки-запросы для ввода следующих данных:
После ввода всех данных по этой табличке на экране монитора появляется результат расчета средней зарплаты в виде выходной формы. Для распечатки выходной формы через принтер следует нажать функциональную клавишу F2.
| Начальный месяц: |
| Конечный месяц: |
| Отпускных дней всего: |
| В текущем месяце: |
РЕЖИМ ПРОСМОТРА ПРОТОКОЛА НАЧИСЛЕНИЯ
Этот режим выводит на экран протокол работы пользователя в данном сеансе работы по вводу начисленных сумм. Протокол содержит пофамильный список с указанием начисленной суммы. Приводится также итоговая сумма начисления. Для распечатки выходной формы следует нажать функциональную клавишу F2.
РЕЖИМ РАСЧЕТА ЛИЦЕВОГО СЧЕТА
Есть две модификации просмотра лицевого счета начисления - для одного работника и для всех работников данного подразделения. Лицевой счет начисления выполнен в виде выходной формы.
РЕЖИМ ПРОСМОТРА СПИСКОВ ОТПУСКНИКОВ И БОЛЬНЫХ
Этот режим выводит на экран список работников данного подразделения с указанием табельного номера и кода профессии или должности. Фамилии в списке отсортированы в алфавитном порядке. Список выполнен в виде выходной формы.
Другие режимы выполняются в такой же последовательности.
Программа Skat - разработана на кафедре автоматизированных информационных технологий КГАУ и фирмой „ВАЛК“, авторы программы Кондратьев В.Ю. и Литвинов Д.А. Эксплуатируется программа более чем в 20 хозяйствах Краснодарского края. Опытная эксплуатация сетевого варианта программы проведена в колхозе „Октябрь“ Калининского района, в АО „Победа“ Брюховецкого района и на птицефабрике „Дружба“ Выселковского района.
Программа позволяет реализовать следующие функции:
- Расчет заработной платы по основной, совмещаемой и замещаемой должностям.
- Расчет премий, доплат в денежной и натуральной форме.
- Учет и планирование рабочего времени.
- Расчет налогов и удержаний.
- Формирование справок и налоговой отчетности.
- Расчет выплат по больничным листам, отпускных и т.д.
- Печать расчетно-платежных ведомостей, расходных кассовых ордеров.
- Перечисление зарплаты через банк.
- Формирование списков на перечисление сумм.
- Формирование сводов по заработной плате.
Ниже показана технология автоматизированной обработки информации по учету труда и его оплаты на примере данного программного комплекса
Запуск программы. Программа поставляется в двух вариантах: автономном - работа на одном компьютере и сетевом - совместная работа нескольких рабочих мест с одной программой в сети.
В обоих случаях присутствует исполняемый файл slr.exe, который необходимо запустить для работы с программой.
При поставке программы в комплексе с другими программами, сначала запускается основная программа - файл skat.exe. Затем после появления меню выбираете режим работы: автономный или сетевой.
Основные принципы работы с программой
После запуска программы на экране монитора высвечивается основное меню.
| НАСТРОЙКА |
| ОБРАБОТКА СПРАВОЧНИКОВ |
| ОБРАБОТКА ПРИХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ |
| ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТОВ И СПРАВОК |
| ОТЧЕТЫ И СПРАВКИ ЗА ПЕРИОД |
| СЕРВИСНЫЕ ОПЕРАЦИИ И АРХИВ |
Указатель перемещается по пунктам меню с помощью стрелок и ¯.
Окончательный выбор одного из пунктов осуществляется клавишей Enter.
Переход в предыдущий режим работы (отказ от выбора в текущем меню) производится клавишей Esc.
Помимо выбора дальнейших действий можно вводить в компьютер свою информацию. Делается это в основном с помощью полей ввода информации или, как в дальнейшем их будем называть, просто полей ввода.
Поле ввода информации представляет собой выделенную цветом прямоугольную область экрана, в которой мигает курсор. В программе поле ввода всегда одного цвета - желтые буквы на малиновом фоне. Нажимая на клавиатуре буквы и цифры, вы вводите некоторую информацию, и она появляется в поле ввода. При этом имеется возможность отредактировать введенную информацию с помощью нижеописанных клавиш:
®, - передвижение курсора вправо и влево по полю ввода;
Ü (Backspace) - удаление символа, стоящего слева от курсора;
Del - удаление символа, стоящего в позиции курсора;
¿ (Enter) - закрепление введенной информации;
Esc - отказ от редактирования без запоминания введенной информации;
,¯ - переход к предыдущему и следующему полям редактирования соответственно.
Работа с таблицами. Кроме описанных выше элементов, неотъемлемой частью программы являются справочники и таблицы, которые могут входить в состав каких-либо вводимых на экране документов. Таблицы в системе СКАТ могут содержать бесконечное число строк, но количество столбцов в них фиксировано. Таблица может не помещаться на экране, поэтому для просмотра она может сдвигаться в окне, т.е. на экране показана только часть столбцов и строк. Окном, в данном случае, называется прямоугольная область экрана, выделенная цветом и зачастую заключенная в рамку. Для организации взаимодействия между пользователем и компьютером применяется указатель, который передвигается по ячейкам таблицы (ячейкой называется прямоугольник образованный пересечением строки и столбца таблицы). Клавиши управления перемещением указателя по ячейкам:
,¯,,® - перемещение указателя по ячейкам;
Home, End - на начало, конец строки в пределах окна;
PageUp, PageDown - на страницу вверх, вниз (указатель сдвигается вверх, либо вниз на количество строк помещающихся в окне);
Ctrl + Home, Ctrl + End - поместить курсор в самый первый или самый последний столбец;
Ctrl + PageUp - на самую первую строку таблицы;
Ctrl + PageDown - на самую последнюю строку таблицы.
Так как таблицы электронные и хранятся в памяти компьютера, то, следовательно, в них можно добавлять информацию, а также удалять и изменять ее.
Для того, чтобы добавить новую строку в таблицу, необходимо поставить указатель на пустую строку, находящуюся за последней строкой таблицы. Для этого необходимо опустить указатель на последнюю строку таблицы (это можно быстро сделать, нажав комбинацию Ctrl+PageDown), затем, нажав клавишу ¯, опускаем указатель на пустую строку, и заносим туда новую информацию.
Редактирование содержимого ячейки производится путем установки указателя на необходимую ячейку и нажатия Enter. Ячейка превратится в поле ввода.
Удаление строки производится с помощью клавиш перемещения указателя. Помещаете его в любую ячейку строки, которую хотите удалить и нажимаете F8 (Del).
Во многих таблицах подключен режим ПОИСКА ИНФОРМАЦИИ. Для включения этого режима, необходимо поместить указатель в ячейку того столбца, по которому будет производиться поиск.
Выбор информации из таблицы-справочника. Из всех таблиц отдельно выделяются таблицы-справочники или просто справочники. Из них можно переносить информацию в поля ввода или другие таблицы.
Справочники необходимы для того, чтобы информация, с которой приходится работать пользователю, не повторялась, так как при простом вводе, например, наименования начисления, можно написать: „Досрочные выплаты“ или „Досрочная выплата“. Для человека обе записи несут совершенно одинаковый смыл, для компьютера же это две совершенно разные строки.
Кроме этого справочники позволяют ускорить ввод данных. Одно дело ввести полностью наименование удержания, другое набрать его код из справочника.
Вызываются справочники клавишей F9, чтобы перенести данные из справочника в поле ввода или другую таблицу надо поставить указатель на строку с необходимой информацией и нажать Enter либо Ctrl+Enter.
Отмеченные данные выделяются цветом, как правило, желтым.
Клавиши для отметки
Ins - отметить и снять отметку с одного элемента данных
Ctrl+Ins - нажать Ins для всех „видимых“ элементов
Alt+Ins - отметить все „видимые“ элементы
