Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности; данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования информационных технологий (ИТ) имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локальную сеть, ориентированную на АРМ.
Что же следует понимать под автоматизированными информационными технологиями в учете? Это человеко-машинная система функционирования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета.
Ведение учета на основе ИТ выполняется бухгалтерами, учетчиками, зав. складами в организационной структуре АРМ, технически и программно объединенных в локальную вычислительную сеть. Учет реализуется на основе типовых нормативных актов, т.е. положений о главных (старших) бухгалтерах, о бухгалтерских отчетах и балансах, о документах и записях в бухгалтерском учете, о плане счетов и др. При этом используются традиционные элементы метода бухгалтерского учета (документация, инвентаризация, счета, двойная запись и т.д.). Однако их реализация в условиях использования ИТ имеет некоторые особенности.
В частности, в первичных документах (ПД) отражают только оперативные (переменные) данные, а постоянную информацию хранят в базе данных (БД) составляют ПД в основном с помощью ПК. Формирование ПД и первичная обработка их данных преимущественно выполняется в местах выполнения хозяйственных операций, т.е. в подразделениях, на складах.
Запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчетности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) выполняет ПК.
К организации ИТ в бухгалтерском учете предъявляется ряд требований:
- повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм годовой и периодической отчетности;
- повышение качества учета за счет расширения аналитичности показателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными документами и выходными документами в режиме „запрос-ответ“;
- улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетно-вычислительных функций, и как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.
С учетом функционального состава задач, эксплуатационных возможностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и требований, предъявляемых к автоматизированным информационным технологиям они должны развиваться на принципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде, интеграции данных, банковой организации массивов, автоматизации документооборота, автоматизации учетных функций.
Автоматизированные информационные технологии в учете обеспечивают решение следующих задач:
1. Учет труда и его оплаты
- формирование базы данных по учету кадров;
- формирование первичных документов по учету труда и его оплаты;
- обобщение данных по начислению оплаты труда по табельным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом;
- обобщение операций по счету „Расчеты по оплате труда“;
- распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции;
- формирование выходных документов-машинограмм по учету труда и его оплаты.
2. Учет основных средств
- формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств;
- формирование инвентаризационных ведомостей;
- исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;
- расчет переоценки основных средств.
3. Учет материальных ценностей
- формирование первичных документов по движению материальных ценностей;
- распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции.
4. Учет работы автотранспорта предприятия
5. Учет денежных средств
- обработка информации по учету кассовых операций;
- обработка информации по учету банковских операций;
- обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
6. Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства
- учет продукции;
- создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции;
- закрытие счетов бухгалтерского учета.
7. Обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому учету.
- получение шахматки и главной книги;
- разработка баланса;
- составление форм бухгалтерской и статистической отчетности.
