Звенья управленческой структуры соединены системой коммуникационных каналов, посредством которых осуществляется взаимодействие между ними. По содержанию такое взаимодействие может быть информационным, административным или техническим.
В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческого процесса обмениваются информацией, необходимой для принятия решений и поддержания общей целостности компании. Эти сведения бывают официальными и неофициальными, помогающими ориентироваться в ситуации.
В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.
По своему назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным. С помощью первого, которое осуществляют межфункциональные органы — комитеты, специальные группы и т.п., обеспечивается согласование интересов отдельных звеньев управленческой структуры и поддерживается единство их автономных действий. С помощью вторых происходит объединение ее элементов в единое целое и их подчинение руководящему центру организации.
Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в организационной деятельности, например, при подготовке и проведении совещаний, переговоров, сборе, фиксации, хранении, выдаче различного рода документов, ведении делопроизводства и пр.
Поскольку сотрудники разных уровней не всегда хорошо понимают и представляют себе работу друг друга, при обмене информацией между ними имеют место ее значительные потери.
Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз ее потери достигают 80%, а снизу вверх — 90%.
Существует алгоритм коммуникационного процесса, который включает последовательное решение ряда управленческих задач
Сначала отправитель должен понять и структурировать ту информацию, которую будет передавать.
Затем выбрать систему «кодов» - алфавитно-буквенный, образный, символьный, которая будет адекватно восприниматься получателем.
Далее, выбрать канал (публичное выступление, телефон, электронная почта, обычная почта и т.д.) по которому информация будет передаваться.
В таком же порядке информация будет восприниматься получателем.
Необходимо всегда помнить, что при управленческих коммуникациях, даже строго официальных, их эффективность определяется комплексов факторов.
Во-первых, имеет значение общий фон, контекст, в рамках которых проходят коммуникации.
Во-вторых, руководитель, менеджер, консультант как отправитель передает не только «сухую информацию», но и свои эмоции, жизненные установки и принципы.
В-третьих, кроме вербальной, рационально структурированной информации передается невербальная информация, которая связана с мимикой, жестами, тембром голоса, общим образом человека.
Почему происходит искажение и потеря информации?
«Люди говорят на разных языках», в том смысле, что вкладывают разный, не совпадающий смысл в одни и те же слова. Нужно разъяснять, особенно, профессиональную терминологию, корпоративный жаргон.
«Люди находятся в плену предрассудков, прежнего опыта и распространенных мифов». Нужно не бороться с мифами и легендами, а объяснять, иронизировать, учитывать.
Внимание! Организация как процесс реализации эффективных управленческих коммуникаций требует особых методов снижения потерь и искажения информации. К ним относятся:
- дублирование важной информации («повторение – мать научения»);
- использование одновременно нескольких каналов и «кодов» передачи информации.
- инициирование «обратной связи».
Учебное задание для групповой работы в зале.
1. Какие организационные проблемы Tupperware® характерны для технологии «домашней презентации»?
______________________________________________________________________________________
2. Как снизить информационные барьеры и искажения при подготовке к домашней презентации и ее проведения?
______________________________________________________________________________________
3. Как правильно построить работу с клиентами для организации повторной домашней презентации?
______________________________________________________________________________________
Управленческий контур в Tupperware:
Мотивация
В этом самая «соль» теории и практики управления людьми. Все предыдущие элементы управленческого контура «предполагают», а когда управленческий процесс доходит до объекта управления – людей, то люди, наши сотрудники, коллеги, подчиненные «располагают». Как добиться, чтобы разные люди объединялись вокруг общих задач и работали, не сколько им хочется, а сколько надо компании. – Это проблема проблем, это проблема правильной мотивации людей.
В основе мотивационной теории и практики лежат социально-психологические закономерности поведения людей в организациях, компаниях. Наиболее известная теория иерархии потребностей А.Маслоу.
