Проведение совещаний и типы председателей

Проведение совещаний (собраний). На официальных (формальных) совещаниях ключевыми фигурами обычноявляются председатель и секретарь, из которых главным является председатель. Альтернативный способ определения важнейших ролей насовещании – спросить себя о функциях, которые должны быть выполнены:

• быстро и наилучшим образом обеспечить решение задач;

• поддерживать плодотворную групповую работу.

Эти функций могут выполняться на неформальном совещании либо одним человеком (обычно председателем), либо распределяться между несколькими участниками, возможно, по принципу ротации. Необходимо, чтобы на любом совещании с числом участников больше шести кто-то брал на себя роль лидера в организации групповой работы. Для этого может оказаться достаточным своевременно задавать вопросы типа: «Мы можем начинать?», «Когда мы должны закончить?», «Кто будет делать заметки?» или самому вести записи для последующей рассылки их участникам совещания. В статье об умении выступать Ч. Финдер отмечает, что председателей совещаний можно разделить на три типа: босс; руководитель; стимулятор.

Типы председателей:

• Босс планирует, контролирует и направляет обсуждение пункта повестки дня. Вследствие подобного поведения председателя остальные участники совещания оказывают слабое влияние на принимаемые решения: им просто говорят что делать и почему они должны это делать. Такие совещания заведомо малопродуктивны, так как люди присутствуют на совещании только для того, чтобы поддержать председателя и принять к исполнению его директивы.
• В отличие от босса руководитель допускает участие сотрудников в разработке групповых решений, но, как правило, только по второстепенным вопросам. Участники совещания могут высказывать различные мнения, жалобы и претензии и оказывают определенное влияние на окончательные решения. Однако ответственность рядовых участников за принимаемые решения очень мала, и качество этих решений слишком сильно зависит от индивидуальных способностей председателя.
• Выступая в качестве стимулятора, председатель распределяет право контроля за ходом совещания между его участниками. Участники совещания поощряются к самостоятельному принятию решений и несут за них ответственность. Стимулятор максимально использует способности участников совещания и добивается эффективной командной работы на высочайшем уровне. Конечные результаты подобного коллективного принятия решений, как правило, оказываются достаточно ценными, чтобы оправдать проведение совещаний.

Роль председателя. Председателя, главными функциями которого является интеграция группы и способствование эффективной работе совещания, часто называют председателем – «фасилитатором» (от англ, слова to facilitate – облегчать, продвигать, способствовать). Председателем могут выполняться различные функции. Функции, типичные для традиционного председателя формального совещания, и функции, типичные для председателя – фасилитатора, проводящего неформальное совещание или совещание с принятием решений на основе консенсуса, отличаются. Следует отметить, что перечисленные функции типичны для председателей обоих типов.

Функции общего характера: обеспечить «честную игру»; знать цели и задачи совещания; поддерживать активность; поощрять группу к полной ответственности за исполнение намеченного; помогать группе решать поставленные задачи; сохранять нейтралитет; ограничивать выражение эмоций; открыть совещание.

Повестка дня и регламент. В начале совещания зачитывать повестку дня и получать ее одобрение участниками совещания; формулировать цели собрания; заблаговременно договориться с одним из участников кратко изложить основные вопросы повестки дня; делать вступления по всем вопросам повестки дня; информировать опоздавших о проделанном; обсудить все пункты повестки дня за отведенное время; следить за соблюдением регламента; закрыть совещание; оценить ход совещания после его завершения.

Обсуждение. Необходимо выбрать выступающих; поощрять к активному участию всех присутствующих; задавать подходящие вопросы для выявления и прояснения точек зрения; поощрять высказывание различных точек зрения; подвести итоги дискуссии; помогать выступающим не отклоняться от темы; прекращать обсуждение; предлагать способы улаживания конфликтов; принятие решения и голосование; искать области согласия; назначать ответственного за реализацию согласованных решений.

Правила по этапам совещания. Совещание можно разделить на три этапа: 1) ориентировочный; 2) этап принятия решения; 3) контроля.

1. Ориентировочный этап. По отношению к проблеме требуется: сформировать цель и тему дискуссии; установить время дискуссии; показать значимость проблемы; добиться единого понимания проблемы всеми участниками дискуссии. По отношению к группе: познакомить участников дискуссии друг с другом; ориентировать всех на принятие коллективного решения; создать доброжелательную деловую атмосферу, способствующую свободным высказываниям каждого участника. По отношению к каждому участнику дискуссии: побудить к активности каждого; активизировать пассивных участников группы (предложить высказаться); оказывать помощь выступающим участникам.

2. Содержание задач на этапе принятия решения. По отношению к проблеме требуется: собрать максимум предложений; подводить частные итоги; держаться в русле проблемы. По отношению к группе: поддерживать высокую активность; подводить частные итоги; держаться в русле проблемы. По отношению к каждому участнику дискуссии: уделять максимум внимания каждому; понять каждого; сохранять беспристрастность.

3. Этап контроля. По отношению к проблеме требуется: провести подведение итогов, выводов, обозначить спектр решений; сравнить итог с поставленной целью; если проблема не исчерпана, то найти подход к дальнейшему решению. По отношению к группе: принятое решение должно быть коллективным; сохранять деловую доброжелательную обстановку. Несмотря на возможную конфронтацию мнений, подчеркнуть важность разных подходов для общего решения. По отношению к каждому участнику дискуссии: добиться, чтобы у каждого участника (у большинства) осталось чувство удовлетворенности от участия в дискуссии. Этого можно добиться, если руководителю удалось создать равенство влияний членов дискуссии независимо от их официального статуса на производстве.

МОДУЛЬ 2.