Совещание – это способ открытого обсуждения проблем группой специалистов. Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство формальных совещаний – это наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания предсказуемы. Обычный минимум формальных процедур и правил: правило обращения с комментариями к председателю, а не к последнему выступающему, наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка участникам документов совещания.
Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи. На них обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.
Функции совещаний:
1. Объединение знаний и опыта участников;
2. Озвучивание претензий и жалоб;
3. Сбор информации;
4. Оценка текущего состояния дел;
5. Предоставление информации;
6. Выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;
7. Принятие решений;
8. Распределение ресурсов;
9. Помощь в принятии стратегических решений;
10. Помощь в решении стратегических проблем;
11. Усиление кооперации и преданности работников;
12. Распределение обязанностей;
13. Согласование действий.
Виды совещаний:
- Инструктивные совещания. Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации.
- Деловые совещания. Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.
- Комитеты планирования в рабочие группы. Проработка политики, планирование текущей работы, управление кружками качества, планирование ежегодных общих собраний требуют много времени, и эти дела лучше поручить небольшим группам, снабдив их четкими инструкциями.
- Консультационные совещания. Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводиться либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.
- Производственные совещания. Цель: заслушивание отчетов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.
- Итоговые совещания. Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).
Стили совещания.
Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объем работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворенности участников. Понимание стиля совещания может помочь:
- Лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия;
- Изменить стиль совещания, если чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.
Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, оси которой формальность – неформальность, состязательность – согласительность.
Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своем поведении следующими соображениями:
1. Лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии
по всем спорным вопросам.
2. Каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения.
3. Консенсус маловероятен.
4. Ограниченное доверие – не слишком доверяйте тем, кто декларирует вам
поддержку.
Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своем поведении следующими соображениями:
1. Лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия;
2. От индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены. Завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения;
3. Принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных ее членов.
Причины низкой эффективности совещаний:
- Неясные или ложные цели. Результаты, ожидаемые от совещания, должны быть ясны с самогоначала. Каждый должен знать, зачем он здесь, что будетобсуждаться и чего участники попытаются достичь.
- Неподготовленность. Минимальная подготовка должна включать в себя прочтениепротокола предыдущего совещания и повестки дня предстоящегосовещания, прочтение документов по темам, представляющиминтерес, запись комментариев или возникших вопросов.Заблаговременное уведомление о дате и месте проведениясовещания всех участников, выдача повестки дня и необходимых
документов.
- Избыточное число участников. Избыток участников может привести к большим затратам времени, если пытаться узнать мнение каждого. Более эффективным будет запрос письменного отчета.
- Отсутствие повестки дня. Повестка дня должна быть разослана участникам до начала формального совещания. Ознакомившись с ней, участники смогут подготовиться к дискуссии, а второстепенные или неадекватные вопросы могут быть сняты с повестки дня.
- Отсутствие протокола. Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел, определением ответственных, процедуры, сроков.
