Для поддержки процесса перехода к практическому использованию ТС ПО желательно выполнение следующих действий:
· поддержка текущего обучения. Потребность в обучении может возникать периодически вследствие появления новых версий ТС ПО или вовлечения в проект новых сотрудников;
· поддержка ролевых функций, связанных с процессом внедрения. Поскольку внедрение ТС ПО приводит к изменениям в культуре организации, необходимо в процессе внедрения выделить ряд ключевых ролей (руководство высшего уровня, проектная группа и целевые группы);
· управление обновлением версий. Управление может быть связано с такими вопросами, как обновление версий, процедуры установки и ответственные за установку, процедуры контроля качества для оценки новых версий, процедуры обновления базы данных, конфигурация версий и среда поддержки (другие средства, операционная система и т.д.);
· свободный доступ к информации. Должны быть определены механизмы, обеспечивающие свободный доступ к информации об опыте внедрения и извлеченных из этого уроках, включая доски объявлений, информационные бюллетени, пользовательские группы, семинары и публикации;
· налаживание тесного рабочего взаимодействия с поставщиком, позволяющего организации быть в курсе планов поставщика и обеспечивать нормальную обратную связь в соответствии со своими требованиями.
Для успешного внедрения ТС ПО в организации существенной является последовательность в ее применении. Поскольку большинство систем разрабатываются коллективно, необходимо определить характер будущего использования ТС ПО как отдельными разработчиками, так и группами. Использование стандартных процедур позволит обеспечить плавный переход между отдельными стадиями ЖЦ ПО.
Как правило, все понимают, что обучение является центральным звеном, обеспечивающим нормальное использование ТС ПО в организации. Тем не менее, довольно распространенная ошибка заключается в том, что производится начальное обучение для группы неподготовленных пользователей, а затем все ограничивается минимальным текущим обучением. Участники пилотного проекта, получившие начальное обучение, могут быть высококвалифицированными энтузиастами новой ТС ПО, стремящимися использовать ее во что бы то ни стало. С другой стороны, для разработчиков, которые будут участвовать в проекте в дальнейшем, могут потребоваться более интенсивное и глубокое обучение, а также текущая поддержка в использовании ТС ПО.
В дополнение к этому следует отметить, что каждая категория персонала (например, администраторы средств, служба поддержки рабочих мест, интеграторы средств, служба сопровождения и разработчики приложений) нуждается в различном обучении.
Обучение не должно замыкаться только на пользователях средств, обучаться должны также те сотрудники организации, на деятельность которых оказывает влияние использование ТС ПО.
В процессе дальнейшего использования ТС ПО в организации обучение должно стать частью процесса ориентации при найме новых сотрудников и привлечении сотрудников к проектам. Обучение должно стать неотъемлемой составной частью нормативных материалов, касающихся деятельности организации, которые предлагаются новым сотрудникам.
Одна общая ошибка, которая делается в процессе перехода, заключается в недооценке ресурсов, необходимых для поддержки постоянного использования сложных ТС ПО. Рост необходимых ресурсов вызывается тремя причинами:
· сложностью ТС ПО;
· частотой появления новых версий;
· взаимодействием между ТС ПО и внешней средой.
Сложность ТС ПО приводит к возрастанию потребностей в тщательном и продуманном обучении. Кроме того, многие ТС ПО нуждаются в опытных специалистах, умеющих сопровождать проектные базы данных и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Частота обновления версий ТС ПО может привести к возникновению нетривиальных проблем, которые зачастую упускаются из виду. Такие обновления обычно пагубно отражаются на жестких планах и графиках работы. Взаимодействие между средствами и внешней по отношению к ним средой также может иногда порождать некоторые проблемы, так как, хотя многие средства достигли уровня минимальной несовместимости данных между отдельными версиями, проблемы обеспечения совместимости с другими элементами внешней среды остаются в силе.
