Действия, выполняемые в процессе перехода

Для поддержки процесса перехода к практическому исполь­зованию ТС ПО желательно выполнение следующих действий:

· поддержка текущего обучения. Потребность в обучении мо­жет возникать периодически вследствие появления новых версий ТС ПО или вовлечения в проект новых сотрудников;

· поддержка ролевых функций, связанных с процессом внед­рения. Поскольку внедрение ТС ПО приводит к изменениям в культуре организации, необходимо в процессе внедре­ния выделить ряд ключевых ролей (руководство высшего уровня, проектная группа и целевые группы);

· управление обновлением версий. Управление может быть связано с такими вопросами, как обновление версий, про­цедуры установки и ответственные за установку, процедуры контроля качества для оценки новых версий, процедуры об­новления базы данных, конфигурация версий и среда под­держки (другие средства, операционная система и т.д.);

· свободный доступ к информации. Должны быть определе­ны механизмы, обеспечивающие свободный доступ к ин­формации об опыте внедрения и извлеченных из этого уро­ках, включая доски объявлений, информационные бюлле­тени, пользовательские группы, семинары и публикации;

· налаживание тесного рабочего взаимодействия с поставщи­ком, позволяющего организации быть в курсе планов пос­тавщика и обеспечивать нормальную обратную связь в соот­ветствии со своими требованиями.

Для успешного внедрения ТС ПО в организации существен­ной является последовательность в ее применении. Поскольку большинство систем разрабатываются коллективно, необходимо определить характер будущего использования ТС ПО как отдель­ными разработчиками, так и группами. Использование стандарт­ных процедур позволит обеспечить плавный переход между от­дельными стадиями ЖЦ ПО.

Как правило, все понимают, что обучение является цент­ральным звеном, обеспечивающим нормальное использование ТС ПО в организации. Тем не менее, довольно распространен­ная ошибка заключается в том, что производится начальное обучение для группы неподготовленных пользователей, а затем все ограничивается минимальным текущим обучением. Участ­ники пилотного проекта, получившие начальное обучение, мо­гут быть высококвалифицированными энтузиастами новой ТС ПО, стремящимися использовать ее во что бы то ни стало. С другой стороны, для разработчиков, которые будут участвовать в проекте в дальнейшем, могут потребоваться более интенсив­ное и глубокое обучение, а также текущая поддержка в исполь­зовании ТС ПО.

В дополнение к этому следует отметить, что каждая категория персонала (например, администраторы средств, служба поддержки рабочих мест, интеграторы средств, служба сопровождения и разработчики приложений) нуждается в различном обучении.

Обучение не должно замыкаться только на пользователях средств, обучаться должны также те сотрудники организации, на деятельность которых оказывает влияние использование ТС ПО.

В процессе дальнейшего использования ТС ПО в организа­ции обучение должно стать частью процесса ориентации при найме новых сотрудников и привлечении сотрудников к проек­там. Обучение должно стать неотъемлемой составной частью нормативных материалов, касающихся деятельности организа­ции, которые предлагаются новым сотрудникам.

Одна общая ошибка, которая делается в процессе перехода, заключается в недооценке ресурсов, необходимых для поддержки постоянного использования сложных ТС ПО. Рост необходимых ресурсов вызывается тремя причинами:

· сложностью ТС ПО;

· частотой появления новых версий;

· взаимодействием между ТС ПО и внешней средой.

Сложность ТС ПО приводит к возрастанию потребностей в тщательном и продуманном обучении. Кроме того, многие ТС ПО нуждаются в опытных специалистах, умеющих сопровождать про­ектные базы данных и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Частота обновления версий ТС ПО может привести к возникновению нетривиальных проблем, которые зачастую упус­каются из виду. Такие обновления обычно пагубно отражаются на жестких планах и графиках работы. Взаимодействие между сред­ствами и внешней по отношению к ним средой также может иног­да порождать некоторые проблемы, так как, хотя многие средства достигли уровня минимальной несовместимости данных между отдельными версиями, проблемы обеспечения совместимости с другими элементами внешней среды остаются в силе.