Пилотный проект должен выполняться в соответствии с планом. Организационная деятельность, связанная с выполнением пилотного проекта и подготовкой отчетов, должна осуществляться в установленном порядке. Пилотная природа проекта требует специального внимания к вопросам приобретения, поддержки, экспертизы и обновления версий.
Приобретение, установка и интеграция
После того как ТС ПО выбрана, она должна быть приобретена, интегрирована в проектную среду и настроена в соответствии с требованиями пилотного проекта. Границы этой деятельности зависят от тех действий, которые имели место в процессе оценки и выбора, а также от степени модификации средства, необходимой для его использования в проекте.
Процесс приобретения может включать подготовку контракта, переговоры, лицензирование и другую деятельность, которая выходит за рамки данных рекомендаций. Эта деятельность требует затрат времени и человеческих ресурсов, которые должны быть учтены при планировании. План должен предусматривать отказ от выбранной ТС ПО на данном этапе из-за договорных разногласий.
После приобретения средства должны быть установлены, оттестированы и приняты в эксплуатацию. Тестирование позволяет убедиться, что поставленный продукт соответствует требованиям контракта, обладает необходимой полнотой и корректностью. Этап приемки может быть предусмотрен контрактом, его реальный срок может отличаться от того, который был предусмотрен первоначально в плане пилотного проекта. Особое внимание необходимо уделить соблюдению всех требований поставщика к параметрам среды функционирования ТС ПО.
После завершения приемки может потребоваться некоторая настройка и интеграция. Настройка может включать модификацию интерфейсов, связанную с требованиями специалистов проектной группы, а также с установкой прав доступа и привилегий. Настройка должна оставаться в рамках тех возможностей, которые предоставляет сама ТС ПО.
Если новые средства должны использоваться в совокупности с некоторыми другими средствами, необходимо определить взаимодействие средств и требуемую интеграцию. Для интеграции новых средств с существующими может понадобиться построение специальных оболочек. Сложная интеграция может потребовать привлечения сторонних экспертов.
Поддержка
Доступная поддержка должна включать (по соглашению) «горячую линию» поставщика и поддержку местного поставщика, поддержку в самой организации, контакты с опытными пользователями в других организациях и участие в работе групп пользователей.
Внутренняя поддержка должна включать доступ к специалистам, знакомым с установкой средств и работой с ними. Существует несколько возможных вариантов получения такой поддержки (например, от специалиста данной организации, имеющего опыт предшествующей работы со средством; участников процесса оценки и выбора или опытного консультанта). Такой тип поддержки должен специальным образом планироваться и администрироваться. Особое внимание должно быть уделено средствам, работающим в сетях или обладающих репозиториями, поддерживающими многопользовательскую работу.
Периодические экспертизы
Обычные процедуры экспертизы проектов, существующие в организации, должны выполняться и для пилотного проекта, при этом особое внимание должно уделяться именно пилотным аспектам проекта. Помимо этого результаты экспертиз должны служить мерой успешного использования ТС ПО.
Обновление версий
Пользователи ТС ПО могут ожидать периодического обновления версий со стороны поставщика в течение выполнения пилотного проекта. При этом необходимо тщательное отношение к интеграции этих версий. Следует заранее оценить влияние этих обновлений на ход проекта. Новые версии могут как обеспечить новые возможности, так и породить новые проблемы. В то же время новая версия может потребовать видоизмененного или дополнительного обучения, а также может оказать отрицательное воздействие на уже выполненную к этому моменту работу.
Оценка пилотного проекта
После завершения пилотного проекта его результаты необходимо оценить и сопоставить с начальными потребностями организации, критериями успешного внедрения ТС ПО, базовыми метриками и критериями успеха пилотного проекта. Такая оценка должна установить возможные проблемы и важнейшие характеристики пилотного проекта, которые могут повлиять на пригодность ТС ПО для организации. Она должна также указать проекты или структурные подразделения внутри организации, для которых данная ТС ПО является подходящей. Помимо этого оценка может дать информацию относительно совершенствования процесса внедрения в дальнейшем.
В процессе оценки пилотного проекта организация должна определить свою позицию по следующим трем вопросам.
· Целесообразно ли внедрять ТС ПО?
· Какие конкретные особенности пилотного проекта привели к его успеху (или неудаче)?
· Какие проекты или подразделения в организации могли бы получить выгоду от использования ТС ПО?
