Журнально-ордерна форма організації бухгалтерського обліку

Використання журнально-ордерної форми організації бухгалтерського обліку регламентується Інструкцією про використання єдиної журнально-ордерної форми рахівництва, затвердженої листом від 08.03.60 № 63 Міністерства фінансів СРСР. Дана форма на відміну від меморіально-ордерної є менш трудомісткою та спрямована на групування облікової інформації з метою здійснення контролю над ресурсами та на задоволення вимог до бухгалтерської звітності.

Свого часу журнально-ордерна форма організації досить успішно справлялась із вимогами, поставленими перед бухгалтерськими службами. Основною її відмінністю від меморіально-ордерної є те, що в ній для кожного первинного документу не формується окремий ордер, а записи здійснюються протягом місяця в єдиний журнал для однотипних операцій. Журнал-ордера для окремих груп операцій є стандартизованими і побудовані таким чином, що передбачають збір аналітичної інформації в розрізі показників, необхідних для формування бухгалтерської звітності. Така особливість сприяє тому, що в кінці місяця бухгалтерія не робить додаткових вибірок.

Журнал-ордер формується, як правило, записами по кредиту одного або групи однотипних синтетичних рахунків в дебет кореспондуючих з ними рахунків бухгалтерського обліку. Це сприяє кращому контролю за використанням ресурсів та формуванням фондів на підприємстві. У зв’язку з використанням здебільшого журнал-ордерів для облікових записів по групі взаємопов’язаних рахунків, загальна кількість журнал-ордерів значно менша за кількість всіх передбачених планом бухгалтерських рахунків. Це приводить до скорочення облікової роботи.

Записи у журнал-ордерах здійснюються в розрізі типової кореспонденції синтетичних рахунків та аналітичних показників. В окремих випадках журнал-ордера групують не лише інформацію про записи в кредит визначених бухгалтерських рахунків, але і їх дебетові обороти. Це, як правило, використовується для синтетичних рахунків грошових коштів, розрахунків по них і пояснюється важливістю їх облікової інформації.

Для обліку можуть використовуватися також допоміжні відомості. Коли необхідні аналітичні показники важко відобразити безпосередньо в журнал-ордерах, то групування даних із первинних документів здійснюється у відомостях, з яких результати переносяться потім в журнал-ордера. Крім того, з метою забезпечення раціональної техніки узагальнення та групування деяких облікових даних, крім вказаних регістрів, можуть використовуватись спеціальні робочі таблиці.

Регістри бухгалтерського обліку – журнали-ордери, допоміжні відомості та спеціальні робочі таблиці мають чітко визначені номери, відрізняються за призначенням та заводяться щомісяця. Нижче в таблицях наведено їх облікові характеристики.

По завершенні місяця інформація, згрупована у журнал-ордерах, переноситься у головну книгу, яка є зведеним обліковим документом. Для кожного синтетичного рахунку в ній відводиться окремий лист, що побудований за шаховим принципом. Кожного місяця записи здійснюються в окремому рядку. Проставляється загальним підсумком кредитовий оборот по рахунку, підрахований у одному журнал-ордері, та записи по дебету цього рахунку в кредит кожного кореспондуючого рахунку, перенесені із різних журнал-ордерів. В кожному листі по завершенні облікового процесу за місяць розраховуються дебетовий та кредитовий оборот по рахунку, визначається кінцеве сальдо.

Головна книга заводиться кожного року та є єдиним зведеним обліковим документом. Вона дозволяє звірити кореспонденцію між рахунками та перевірити баланс підприємства. При журнально-ордерній формі організації бухгалтерського обліку немає потреби складати шахову та оборотно-сальдову відомості.

Для аналітичного обліку використовують допоміжні відомості та спеціальні робочі таблиці. Однак по синтетичних рахунках, які охоплюють велику кількість об’єктів (основні засоби, товарно-матеріальні цінності, розрахунки по оплаті праці, із дебіторами, кредиторами) аналітичний облік ведуть так само, як і при меморіально-ордерній формі, на картках або в книгах.

Для отримання деталізованої інформації із бухгалтерському обліку при використанні журнально-ордерної форми теж слід рухатись у зворотному напрямку до напрямку формування зведеного облікового документу – головної книги. Так, коли потрібно знайти первинний документ, по якому зроблено синтетичний запис, необхідно, по-перше, використовуючи дані головної книги визначитись який бухгалтерський рахунок слід аналізувати, по-друге, у аркуші відповідного рахунку у головній книзі встановити необхідний журнал-ордер і, по-третє, знайти первинний документ, на підставі якого зроблено запис у журнал-ордері. Подібно слід рухатись, коли вивчається об’єкт аналітичного обліку. По-перше, потрібно на базі головної книги встановити бухгалтерський рахунок, що має вивчатись, по-друге у аркуші відповідного рахунку у головній книзі встановити необхідний журнал-ордер, по-третє, проаналізувати допоміжну відомість, з якої здійснювався запис у журнал-ордер і, по-четверте, знайти первинний документ, на підставі якого зроблено запис у допоміжну відомість.

Як і меморіальна, журнально-ордерна форма донедавна теж успішно виконувала поставлені перед нею завдання. Вона вдало поєднує синтетичний та аналітичний облік, є прозорою для користувачів та зручною для бухгалтерів. Однак суттєвими її недоліками на сьогодні є непридатність для ведення податкового та управлінського обліку, неможливість формування раптових звітів про стан справ на підприємстві, які необхідні керівництву для прийняття ефективних оперативних рішень. Все це досить успішно долається при використанні автоматизованої форми організації бухгалтерського обліку, яка стала доступною на сучасному етапі розвитку інформаційних технологій.