В процесі розвитку господарських процесів перед окремими суб’єктами підприємницької діяльності виникла задача створення облікового процесу, який надав би можливість на певних носіях фіксувати інформацію про економічні процеси та користуватись нею для задоволення своїх чи потреб інших осіб, які вступають із підприємством у економічні відносини.
До таких внутрішніх потреб можна віднести перш за все потребу у інформації про розмір реалізації продукції, понесених витрат та отриманих прибутків. Крім того, при залученні найнятого персоналу досить важливою є інформація про наявність та рух цінностей, що належать підприємству та використовуються у його господарській діяльності в розрізі матеріально-відповідальних осіб. Не останню роль для раціональної організації господарського процесу відіграє інформація про стан взаєморозрахунків із окремими працівниками по оплаті праці, із підзвітними особами, із постачальниками, покупцями, власниками Підприємства, бюджетом і т.п. Підприємство зобов’язане формувати податкову, фінансову та статистичну звітність, видавати на вимогу зовнішніх осіб різні довідки, для чого теж слід акумулювати необхідну інформацію.
До зовнішніх потреб у інформації про економічні процеси належить потреба потенційних інвесторів та кредиторів у інформації про наявне фінансове становище та його тенденції. В даному випадку інвесторів більше цікавить спроможність підприємства отримувати оптимальні прибутки за помірного ризику, а кредиторів більше здатність вчасно повернути позичені грошові кошти. Важливим зовнішнім споживачем облікової інформації є контролюючі державні органи, які перевіряють дотримання підприємством вимог чинного законодавства щодо сплати податків, готівкового обігу, правильності складання та своєчасності подання фінансової та статистичної звітності, дотримання законодавства про працю, про обіг цінних паперів і т.п. Зовнішнім споживачем інформації є, крім того, учасники підприємства. Вони контролюють діяльність дирекції щодо дотримання вимог установчих документів. Зовнішніми користувачами можуть виступати також партнери, яким за умовами договору може бути надано право здійснювати контроль діяльності підприємства стосовно дотримання та виконання ним договірних зобов’язань.
Інформація, що фіксується в процесі обліку має досить важливе значення як для підприємства, так і для ряду зовнішніх користувачів. Для повного задоволення потреб всіх користувачів облікової інформації дуже важливо оптимально організувати процеси її накопичення та зчитування.
Джерелом облікової інформації є первинний документ, що формується або зовнішньою особою, або самим підприємством, містить інформацію про господарську, фінансову, розрахункову чи облікову дію та подається у грошовому виразі. На підставі первинних документів після класифікації інформації про економічні процеси по окремих бухгалтерських рахунках формуються проводки у вигляді запису в дебет одного рахунку та в кредит іншого. Облік здійснюється синтетично (запис по певних рахунках (класифікаторах) в залежності від виду економічної операції) та аналітично (в розрізі окремих об’єктів, інформація про які вимагає повного та ретельного обліку). Проводки та інформація про окремі об’єкти аналітичного обліку заносяться у регістри бухгалтерського обліку. Далі на базі регістрів формуються зведені облікові документи, які містить інформацію про кореспонденцію між рахунками бухгалтерського обліку та (або) про динаміку об’єктів аналітичного обліку. Зведені облікові документи є носіями узагальненої інформації. Як правило, вони використовується для формування фінансової, статистичної та податкової звітності.
Суть облікового процесу заключається в тому, що на підставі первинних документів інформація про економічні процеси класифікується, фіксується в регістрах бухгалтерського обліку та узагальнюється для користувачів у зведених облікових документах. Обліковий процес має бути зручним в роботі, ефективним та недорогим. Що стосується вітчизняної практики організації бухгалтерського обліку, то можна назвати три його основних види: меморіально-ордерний, журнально-ордерний та автоматизований.
