Меморіально-ордерна форма організації бухгалтерського обліку

Класичною формою організації облікового процесу вважається меморіально-ордерна. За даною формою синтетичний та аналітичний облік ведеться окремо, для першого використовуються книги, а для другого картки.

Синтетичний облік здійснюється наступним чином. По кожній економічній операції, що представлена первинним документом, робиться проводка та складається меморіальний ордер, в якому вказується його номер, дата проводки, зміст операції, номер первинного документу (в окремих випадках меморіальний ордер складається прямо на первинному документі), номери бухгалтерських рахунків, по яким робляться записи в дебет та кредит, та суму операції в грошовому виразі. По окремих первинних документах може формуватися декілька проводок, в такому випадку, якщо вони кореспондують з одним рахунком (наприклад, виписка банку про рух коштів підприємства протягом дня), всі проводки фіксуються у одному меморіальному ордері.

Інформація стосовно номеру, дати та суми меморіального ордеру заноситься в реєстраційний журнал. Меморіальний ордер є документом, який містить повну інформацію про бухгалтерську проводку. Після реєстрації, по кожному меморіальному ордері робиться запис в головну книгу. Головна книга є регістром бухгалтерського обліку та побудована таким чином, що в ній для кожного бухгалтерського рахунку відкривається окремий лист. Лист формується за шаховим принципом і містить стовбці для записів сум проводок в дебет та в кредит кореспондуючих рахунків. По кожній стрічці робиться запис про окремий меморіальний ордер. Будова головної книги така, що по кожному меморіальному ордеру робиться, як мінімум, два записи, один в лист бухгалтерського рахунку, що дебетується, а другий в лист, що кредитується.

Після закінчення звітного періоду по кожному листу головної книги підраховують обороти по дебету та кредиту бухгалтерських рахунків та формують оборотну відомість, що є зведеним обліковим документом. У оборотній відомості для кожного бухгалтерського рахунку відведена окрема стрічка, в якій вказується сальдо по рахунку на початок звітного періоду, оборот по дебету та кредиту, сальдо на кінець звітного періоду.

Листи головної книги побудовані таким чином, що за будь-який період можна отримати повну інформацію про кореспонденцію бухгалтерських рахунків та сформувати шахову відомість, яка теж є зведеним обліковим документом. У шаховій відомості для кожного бухгалтерського рахунку відведена стрічка та стовпчик. У горизонтальних стрічках відображається інформація про дебетові обороти рахунку в кореспонденції із записами в кредит окремих рахунків, і навпаки, у вертикальних стовпчиках відображається інформація про кредитові обороти рахунку в кореспонденції із записами в дебет окремих рахунках. Будова шахової відомості така, що в кожному полі (комірці) відображена інформація про кореспонденцію по дебету рахунку, що знаходиться в стрічці поля, в кредит рахунку, що знаходиться в стовпчику поля.

Аналітичний облік при меморіально-ордерній організації ведеться, як правило у картках, а касових операцій у касовій книзі. На кожен об’єкт аналітичного обліку заводиться окрема картка (аркуш у касовій книзі), в яку (який) на підставі первинних документів, доданих до меморіального ордера, заноситься інформація про рух об’єкту аналітичного обліку. В кінці місяця розраховують обороти по кожному об’єкту та складають оборотно-сальдові відомості по бухгалтерських рахунках, по яких ведеться аналітичний облік. Оборотно-сальдова відомість по рахунку є зведеним обліковим документом та нагадує оборотно-сальдову відомість з тією лиш різницею, що в її стрічки заноситься інформація не по бухгалтерських рахунках, а по об’єктах аналітичного обліку. По завершенні місяця згорнуті обороти та кінцеве сальдо по кожній оборотно-сальдовій відомості по рахунку звіряються із інформацією по відповідних бухгалтерських рахунках, взятою із оборотно-сальдової відомості. Цим підтверджується єдність синтетичного та аналітичного бухгалтерського обліку.

Для отримання деталізованої інформації із бухгалтерському обліку при використанні меморіально-ордерної форми слід рухатись у зворотному напрямку до напрямку формування зведених облікових документів. Коли потрібно знайти первинний документ, по якому зроблено синтетичний запис, необхідно, по-перше, використовуючи дані оборотно-сальдової відомості визначитись який бухгалтерський рахунок слід аналізувати, по-друге, у аркуші відповідного рахунку у головній книзі виявити реквізити шуканого меморіального ордеру і, по-третє, знайти первинний документ, на підставі якого сформовано меморіальний ордер. Подібно слід рухатись, коли вивчається об’єкт аналітичного обліку. По-перше, потрібно на базі оборотно-сальдової відомості встановити бухгалтерський рахунок, що має вивчатись, по-друге використовуючи дані оборотно-сальдової відомості по вибраному рахунку визначитись який об’єкт слід аналізувати, по-третє, у відповідній картці виявити реквізити шуканого меморіального ордеру і, по-третє, знайти первинний документ, на підставі якого сформовано меморіальний ордер.

Меморіально-ордерна форма свого часу відповідала вимогам, поставленим до бухгалтерського обліку. Вона вдало поєднує синтетичний та аналітичний облік і є досить прозорою для користувачів. Найбільшим недоліком її є велика трудомісткість при формуванні головної книги та веденні аналітичного обліку. Крім того, бухгалтерські, податкові та статистичні вимоги потребують проведення значної кількості бухгалтерських вибірок. З розвитком та ускладненням економічних процесів використання меморіально-ордерної форми організації бухгалтерського обліку у її чистому вигляді стало практично неможливим.