Басқару құрылымы - бұл ұйымның буындары мен жекелеген қызметкерлерінің жиынтығы, олардың тігінен және көлденеңінен байланысу және бағыну тәртібі. Басқару құрылымының негізгі элементтері - буындар, деңгейлер және байланыстар. Басқару құрылымы көлденеңінен буындарға, тігінен - деңгейлерге бөлінеді.
Басқару буыны дегеніміз - бір немесе бірнеше қызметті атқаратын ұйымның оқшауланған, дербес құрылымдық бөлімшесі.
Басқару деңгейі – бұл басқару иерархиясының бірдей сатысында орналасқан басқару буындарының жиынтығы. Ұйым құрылымы екі немесе үш (көп) деңгейлі болуы мүмкін. Екі деңгейлі құрылымда басқарудың жоғарғы буыны (жалпы ұйымды басқару) және төменгі буыны (орындаушылардың қызметін басқару) құрылады. Үш және одан артық деңгейлері бар құрылымдарда ортаңғы буын пайда болады, ал оның өзі бірнеше деңгейлерден құрылуы мүмкін.
Байланыстар көлденең және тік деп бөлінеді. Көлденең байланыстар келісімге негізделіп, бір деңгейлі болады. Тік байланыстар бағынуға негізделіп, әрбір деңгейде белгілі мақсаттарға бағытталатын иерархиялық сипатта болады. Буындар мен деңгейлер арасындағы байланыстар өте күрделі, біреуіндегі өзгерістер басқаларына да өз әсерін тигізеді.
Басқарудың ұйымдық құрылымы көптеген сапалық қасиеттермен сипатталады, сондықтан да құрылымды қалыптастырған кезде оған әсер ететін факторларды талдауды талаптармен, сәйкес қағидалармен дұрыс үйлестіру қажет. Басқарудың ұйымдық құрылымын қалыптастырғанда мына қағидалар қолданылады:
1) өкім беру мен дербес жауапкершіліктің бірлігі;
2) сызықтық және функционалдық басшылық арасында дәл шек орнату;
3) бақылаудың таралуы;
4) айқын функционалдық бөлу;
5) әрбір буын басшысы мен лауазымды тұлғаның құқықтары, міндеттері мен жауапкершілігінің сәйкестігі;
6) икемділік және үнемділік.
Бұл қағидаларды жүзеге асыру басқарудың ұйымдық құрылымына ұйымның құқықтық нысаны, басшылардың шешім қабылдау тәжірибесі, ақпараттық технологияның даму деңгейі және т.б. сияқты көптеген факторлардың әсер етуін ескеруді талап етеді.
Жұмысты ұйымдастыру - бұл олардың дәрежесіне қарамастан барлық басшылар жүзеге асыруы тиіс қызмет. Алайда бұл тұжырымдаманың мағынасы еңбекті көлденеңінен және тігінен бөлу үшін құқықтар мен міндеттерді табыстау болып табылса да, ұйымның құрылымы туралы шешімді әрқашан жоғары деңгейдегі басшы қабылдайды. Демек, менеджерлердің міндеті ұйымның мақсаты мен міндетіне әрі оған әсер ететін ішкі және сыртқы факторларға сай келетін құрылымды таңдау болып табылады. Ең жақсы құрылым - бұл сыртқы ортамен тиімді әрекеттесуге, өз қызметшілерінің күштерін өнімді әрі лайықты түрде бөлу және бағыттау, сөйтіп, клиенттердің қажеттіліктерін қанағаттандыру және өз мақсаттарына жоғары тиімділікпен жету үшін барынша жақсы мүмкіндік беретін құрылым.
Ұйым құрылымының мақсаты ұйым алдында тұрған міндеттерге жетуді қамтамасыз ету болып табылатындықтан, құрылымды жобалау ұйымның стратегиялық жоспарына негізделуі тиіс. Ұйымның құрылымы оның стратегиясын жүзеге асыруды қамтамасыз ететіндей болуы керек. Ол жайында Альфред Чандлердің мынадай әйгілі қағидасы бар: «Стратегия құрылымды анықтайды». Уақыт өткен сайын стратегия өзгеретіндіктен, ұйым құрылымында да сәйкес өзгерістерді жасау қажеттілігі туындауы мүмкін.
Ұйымдық құрылымды жобалау мынадай кезеңдерден тұрады:
1. Стратегияны жүзеге асыру жөніндегі қызметтің маңызды бағыттарына сай келетін ұйымды көлденеңінен бөлімшелерге бөлуді жүзеге асыру. Қандай қызмет түрлері сызықтық, ал қайсылары штабтық бөлімшелермен орындалуы тиіс екенін шешу.
2. Түрлі лауазым өкілеттіктерінің ара-қатынасын орнату.
3. Лауазымдық міндеттерді анықтап, оларды орындауды нақты тұлғаларға тапсыру.
Ұйымды жобалаған кезде адамдар мен жұмыстар белгілікті қағидалар бойынша немесе қайсыбір белгілер негізінде топтастырылады. Топтастыру барысында бір басшының қарамағына қанша адам немесе жұмыс тікелей тиімді біріктірілуі мүмкін екендігі туралы шешім қабылдау қажет кезең туады. Ұйымда әрбір басшы уақытпен, біліммен және ол қабылдай алатын біршама тиімді шешімдердің барынша көп санымен шектелген. Басқарылу нормасы - басшыға тікелей бағынатын қызметшілер саны.
Айнымалылардың жағдайына байланысты нақты жағдай үшін басқарылу нормасы анықталады. Көптеген мамандар басқарылу нормасын анықтаған кезде бағдар ретінде қабылдануы мүмкін әлдебір орташа шамалар ұсынылады. Мәселен, ұйымның жоғарғы буыны үшін бір басшыға келетін бағыныштылар саны жетіден аспауы тиіс деп есептеледі. Сонымен бірге ұйымның төменгі буынында басқарылу нормасы 20-30 дейін жетуі мүмкін.
