Требования к бланкам документов

 

В справочной и научно-методической литературе дано несколько определений бланка документа.

Бланк –набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк – стандартный лист бумаги, содержащий справочные данные об организации или должностном лице-авторе документа.

ГОСТом Р 6.30-2003 установлено три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма. Для каждого вида бланков установлен индивидуальный набор реквизитов.

Общий бланк (ОБ) в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты:

01 (02 или 03) - Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или товарный знак);

08 - наименование организаций;

14- место составления или издания документа.

Бланк письма (БП) в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 (02 или 03) - Государственный герб Российской Федерации (Герб субъект Российской Федерации или товарный знак);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации.

При необходимости на бланке письма проставляются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15 - адресат;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Бланк конкретного вида документа (БКВД), кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 (02 или 03) - Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или товарный знак);

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа.

При необходимости на бланке конкретного вида документа,- кроме письма, могут проставляться ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

18 - заголовок к тексту документа;

19 - отметка о контроле.

Установлено два стандартных формата бланков документов А 4(210x297) и А 5 (148x210). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поле не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или светлых тонов.

Бланки документов могут изготавливаться типографским способом (в том случае, если используется более 200 штук бланков каждого вида), средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. В последнем случае достаточно иметь электронный шаблон бланка и использовать его при изготовлении документа.

При создании бланков с помощью компьютера в наименовании вышестоящей организации используется более мелкий шрифт, чем в наименовании организации-авторе документа. Допускается в бланках и в тексте документа использовать жирный или наклонный шрифт.

Однако надо иметь в виду, что шрифт и общий дизайн бланка должен соответствовать как месту и имиджу организации и должностного лица в служебной иерархии, так и виду документа (например, служебное и рекламное письма визуально могут во многом отличаться друг от друга; на рекламных письмах допускается своеобразная стилистика, цветовое оформление некоторых реквизитов.

Требования к форматированию бланков могут быть жесткими (регламентируемыми) и мягкими (эстетическими).

К жёстким требованиям относятся:

§ функциональные (место организации в ведомственной иерархии);

§ конструкционные (использование твердых форматов бумаги);

§ юридические (достаточность состава реквизитов).

Мягкие эстетические требования включают:

§ дизайн эмблемы или товарного знака;

§ графическое и цветовое решение;

§ качество бумаги;

§ продольное (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или угловое (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) расположение реквизитов. При угловом расположении реквизитов длина машинописной строки равняется 28 печатным знакам (± 2 п.з)

Бланки сокращают временные и трудовые затраты на оформление документа, повышают культуру документационного обеспечения управления.