Согласование служебных документов

 

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности.

В работе с организационно-распорядительными документами согласование может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом.

Гриф согласования документа (реквизит 23) - реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и ее согласии с содержанием документа. Гриф согласования может удостоверяться непосредственно подписью руководителя организации, проводившей экспертизу проекта документа, или указанием документа, в котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта документа В зависимости от этого гриф согласования может оформляться одним из следующих способов:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Министр здравоохранения

и социального развития

Республики Коми

 

_________________ В. Н. Логинов

 

25.01.2005

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства образования

и высшей школы Республики Коми

от 30.11.2004 №02-08/245

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

ЗАО «Золотая чаша»

от 26.12.2004 № 12

 

Если документ, проходящий стадии согласования, имеет титульный лист, грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа с правой и левой стороны, если грифов согласования более двух. На документах, не имеющих титульного листа, грифы согласования располагают на последнем листе документа на свободном месте под текстом.

Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе - листе согласования, а на самом документе после подписи делается отметка: «Лист согласования прилагается».

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО   Генеральный директор ЗАО «Сервис» _______________________Г.Д. Лосева 21.05.2004

СОГЛАСОВАНО   Генеральный директор АО «Олень» _______________________ О. А. Панкратов 22.05.2004

 

 

СОГЛАСОВАНО Председатель Правления банка «Менатеп»   _________________________ И.С.Сергеева   23.05.2004

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО Торговый дом «Очаг» ________________________ Е.Н.Смолякова   23.05.2004

 

 

Виза согласования документа (реквизит 24) - реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации. Визирование проводится до подписания документа, всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа. Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату, например:

 

Начальник отдела кадров

_____________В.А.Сидоров

25.09.2004

 

При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

_____________В.А.Сидоров

25.08.2003

 

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и подшиваются к документу.

Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Для визирования в этом случае лучше использовать оборотную сторону последнего листа документа. Деловые письма визируются на втором экземпляре (копии), остающемся в деле организации-автора документа.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования. В отдельных, наиболее важных случаях допускается полистное визирование документа. К такой процедуре чаще всего прибегают при визировании договоров, протоколов.

 

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Что такое согласование служебных документов?

2. Назовите виды согласования служебных документов?

3. Опишите правила оформления согласования в зависимости от вида?

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

 

Оформите внешнее согласование документа, удостоверяемое руководителем организации, проводившей экспертизу проекта документа

Оформите внешнее согласование, указывающее на документ, в котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта документа

Оформите внутреннее согласование документа