Пример утверждения служебного документа

УТВЕРЖДАЮ

 

Старший мастер

________________ В. С. Соколова

01.09.2014

 

ПЛАН

работы мастерской №45 на 2004/2005 учебный год

Наименование мероприятия	Дата проведения	Ответственный

 

Заведующий мастерской Н.Д.Щеглов

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

 

1. Что такое утверждение служебных документов?

2. Назовите способы утверждения служебных документов.

3. Назовите составные части реквизита «гриф утверждения» в зависимости от способа утверждения служебных документов.

4. Назовите виды печатей.

5. Каким образом проставляется оттиск печати на служебных документах?

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

 

1. Оформите реквизит «гриф утверждения».

 

Утверждение документа должностным лицом
Утверждение документа распорядительным документом

 

 

2. Проставьте оттиск печати

 

Генеральный директор А.В.Жаков

 

Главный бухгалтер С.Н.Сопова

 

 

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА. ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

 

Заголовок к тексту (реквизит 18)

 

Заголовок - краткое содержание документа. Заголовок составляется практически ко всем документам. К текстам документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок к тексту документа в соответствии с нормами русского языка отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»

Деловое письмо - Об оказании научно-технической помощи;

Приказ - О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности;

План - работы отдела на 3 квартал 2014 г.;

Акт - недостачи товара по количеству.

Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

 

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

(реквизит 20)

 

Текст документа - основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.

- Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами.

- Тексты распорядительных документо в (постановлений, решении, приказов, распоряжений, указаний), как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй распорядительной - формулируются поручения.

- Тексты информационно-справочных документов (служебные письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все выходные реквизиты документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа или дата утверждения, заголовок к тексту.

В распорядительных документах, издаваемых единолично руководителем (приказ, распоряжение, указание), а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах, издаваемых коллегиально (постановление, решение), текст излагают от третьего лица единственного числа («... коллегия постановляет: …», «Совет директоров решил: …»).

В распорядительных документах, издаваемых совместно руководителями двух или более организаций, текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «постановили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку, факт, выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В служебных письмах используют следующие формы положения:

§ от первого лица множественного числа («просим Вас рассмотреть...», «направляем

на экспертизу…»);

§ от первого лица единственного числа («считаю необходимым…»,«прошу выделить…»);

§ от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «главное управление считает возможным...»).

 

Пример оформления пунктов и подпунктов текста:

 

1. _______

_________.

1.1. _____.

1.2. _____.

1.2.1. ____.

1.2.2. ____.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Для чего составляется заголовок к тексту документа?

2. Назовите требования к составлению заголовка.

3. Что такое текст?

4. Назовите общие требования к тексту документа.

5. Назовите смысловые части текста документа.