Сегодня руководитель не в состоянии единолично решать все возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей, поскольку их слишком много, они разнообразны и специфичны, а его знания, опыт и имеющийся запас времени ограничены.
Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, он передает решение менее значительных проблем, необходимые для этого права и сопряженную с ними ответственность подчиненным, обладающим необходимыми знаниями, опытом, заинтересованностью принять участие в управлении. В результате в рамках управленческой структуры происходит расщепление и рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между ее субъектами.
Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является то, что сущность управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими». Поэтому, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.
Полномочия – это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение делегируемых задач.
В настоящее время сложились две концепции полномочий. Согласно классической концепции, полномочия передаются от высших к низшим уровням организации. Однако подчиненный имеет право отклонить требования начальника. В этом случае имеет место концепция принятия полномочий, которая признает существование власти, уменьшающей возможности руководителей применять свои полномочия.
Важно осознать, что: 1) делегирование реализуется только в случае принятия полномочия; 2) полномочия делегируются не человеку, а должности, которую он занимает в данный момент; 3) полномочия не следует смешивать с властью, под которой понимают реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию.
Полномочия определяют, что лицо, занимающее определенную должность, имеет право делать. Власть определяет, что оно действительно может делать. Можно иметь власть, не имея полномочий.
Различают два вида полномочий:
1) Линейные полномочия – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.
2) Штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.
Процесс делегирования полномочий происходит в три этапа:
I этап – поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;
II этап – предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;
III этап – формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.
Делегирование полномочий имеет ряд положительных моментов:
– руководитель освобождается от выполнения рутинной работы и получает время для решения творческих вопросов;
– делегирование полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта;
– делегирование является большим стимулом в работе подчиненных, которые начинают чувствовать себя хозяевами на участках работы, поощряет инициативу, приучает к самостоятельности и готовит людей к перемещению на более высокие должности.
Делегирование базируется не только на полномочиях, но и ответственности.
Ответственность – это обязательство работника выполнять делегируемые ему задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.
Поскольку ответственность представляет собой обязательство, которое отдельный работник берет на себя, то он не может ее делегировать или передавать своему подчиненному. Работник, на которого возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязан выполнять ее лично, но он останется ответственным за удовлетворительное (неудовлетворительное) завершение работы.
Обязательство – это ожидание от индивида выполнения конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность в организации.
