Интегрированные пакеты.
Интегрированный пакет состоит из взаимодействующих между собой программных продуктов. Основу пакета составляют:
- текстовый редактор,
- электронная таблица,
- СУБД.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне программ. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.
К наиболее популярным офисным системам следует отнести:
- Microsoft Office фирмы Microsoft
- Lotus Notus фирмы Software Group.
В MS Office входят:
· текстовый редактор Word
· табличный процессор Excel
· средства для создания БД Access
а также специальные программы для организации работы офиса. Это:
Outlook – средство доступа к разнообразной информации и ее коллективной обработке.
Power Point – приложение для подготовки и проведения презентаций.
Front Page – приложение для создания Web страниц и ряд др.
Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office (1995, 1997, 2000), в них заложены единые принципы построения и работы с ними.
Управление любым приложением Windows осуществляется с помощью меню и панелей инструментов. Вызов различных функций редактора возможен как с помощью мыши, так и с помощью специальных комбинаций клавиш (горячих клавиш).
Горячие клавиши - это, например,
Ctrl + O - открыть
Ctrl + S - сохранить
Ctrl + C - копировать
Ctrl + V - вставить
Некоторые действия во всех пакетах MS Office несут одну и ту же нагрузку и выполняются аналогично. Это команды меню: Файл (создать, открыть, закрыть, сохранить, сохранить как). Правка (отменить, повторить, вырезать, копировать, вставить, найти, заменить). Вид (полный экран, панели инструментов).
Помимо основного меню, используется экспресс-меню или контекстное меню, постоянно находящееся на экране. Активизация данного меню производится следующим образом:
а) выделить нужный диапазон;
б) установить курсор мыши на закрашенную область;
в) нажать правую кнопку мыши.
Следующм принципом в работе с программами семейства MS Office является возможность использования справки (кл. F1).
Использование одних форматов файлов, общие принципы работы, заложенные в приложениях MS Office, позволяют совместно использовать данные, созданные разными программами. Для различных целей использования файла применяются способы импорта-экспорта или вставки файла. Если при этом необходимо обновление копии при изменении исходных данных, то информация вставляется как связанный объект. При необходимости создать ссылку к данным, расположенным в одном документе или в разных файлах, используется инструмент гиперссылки. В текущий документ с помощью средств внедрения можно включить информацию, созданную в других приложениях, например, графику, электронные таблицы, диаграммы. Для возможности совместного использования данных разными пользователями их можно разместить в общей папке на сервере MS Exchange, а также разослать по электронной почте.
MS Office позволяет организовать сотрудничество в сетях. Если необходимо совместное обсуждение и работа с файлами нескольких участников, можно назначить и провести собрание или Web обсуждение с помощью сервисной функции Совместная работа.
Наиболее популярной сегодня является версия MS Office 2000. Эта версия содержит много новаций в части улучшения связи с Internet и корпоративными системами, совместной работы над документами, обмена данными и анализа деловой информации, упрощения и автоматизации выполнения различных задач за счет внедрения новых функций.
В MS Office 2000 пользователи могут создавать Web документы и получать к ним доступ с помощью Internet – броузера.
Важной тенденцией в развитии программных продуктов рассматриваемого пакета является повышение «интеллектуальности».
Сюда можно отнести дальнейшее развитие интерфейса за счет функции, позволяющей настраивать меню и панели инструментов таким образом, чтобы отображать только те команды и кнопки, которые используются чаще всего.
Для увеличения рабочего пространства панели инструментов располагаются в одной строке. Добавлена новая Панель адресов для перехода к наиболее часто используемым папкам и адресам. Пользователи получили возможность создавать ярлыки для файлов, папок, Web страниц, используя гиперссылки и папку «Избранное». Удобным средством является кнопка «Назад», позволяющая переходить к предыдущему документу или папке. Все открытые документы представляются отдельными значками и располагаются на Панели задач, что значительно облегчает переключение между ними.
Во все приложения MS Office 2000 встроены функции электронной почты. С помощью специальной кнопки, расположенной на панели инструментов, можно вставить почтовый заголовок в начало документа и отправить как сообщение по электронной почте непосредственно из основного приложения. При этом файл может быть переслан в формате HTML, что значительно упрощает просмотр отправленных файлов.
В MS Office 2000 значительно расширены функции помощника. Если он не в состоянии ответить на вопрос, интересующий пользователя, то предлагается перейти к специальному Web – узлу корпорации Microsoft, где можно получить дополнительную информацию. Вопросы пользователь формулирует своими словами. Новый помощник занимает гораздо меньше на экране, лучше вписывается в рабочую среду.
Большое удобство предоставляет новая возможность накопления информации в буфере обмена Clip Board. Расширенный буфер обмена может содержать до 12 объектов из различных источников, включая Web-браузер. Объекты можно вставлять из буфера обмена в любой объект MS Office как по отдельности, так и в произвольном сочетании.
На каждого специалиста из офиса любого управления возлагаются функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей определенных программ. Например, для секретаря или документоведа основной опор следует делать на возможности текстового процессора; для выпускника экономического вуза (квалифицированного экономиста, бухгалтера, банкира) знание текстового редактора должно сочетаться со знанием возможностей табличного процессора и умением работать с ними. Большим подспорьем в работе экономиста и финансиста может стать знание основных возможностей СУБД как инструмента организации, хранения по поиску информации. Руководителю офиса (главному бухгалтеру, финансовому директору), а также его сотрудникам необходимо иметь знания о программных средствах для организации совместной работы и обмена информацией между подразделениями и сотрудниками. Подобные задачи решаются с помощью клиентского приложения, входящего в MS Office – Microsoft Outlook, и интегрированного с ним Microsoft Meeting. Эти программы позволяют проводить совещания и обмениваться любыми документами для их совместного редактирования, планировать и проводить встречи в реальном времени, подключаться к проводимым собраниям.
Microsoft Outlook – это настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент электронной почты) и Microsoft Schedule + (персональный менеджер расписания). Он объединяет следующие функции: электронная почта, персональный календарь и групповое планирование, персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок Exchange; приложения коллективной работы. Возможности Outlook:
- предварительный просмотр. Выводятся первые три строки почтового сообщения для того, чтобы пользователи могли быстро оценить степень его важности;
- автоматическое распознавание даты. Outlook автоматически преобразует текстовые описания даты (например первая среда октября) в календарную дату (1 октября 2005 г.);
- автоматическая проверка имен. Outlook проверяет набранный адрес почтового сообщения в адресной книге;
- автоматическое ведение журнала. Менеджер автоматически осуществляет все действия (письма, телефонные звонки, документы, встречи), связанные с определенными людьми, организациями или проектами;
- флажок для сообщения. Чтобы позднее вернуться к важному письму, его можно пометить красным флажком. В указанное время на экране появится напоминание о том, что данное письмо нужно прочесть, написать на него ответ или выполнить какие – либо другие действия;
- отзыв сообщений. Менеджер позволяет отозвать назад уже отправленное сообщение, если оно еще не было прочитано получателем. Пользователи также могут заменять отправленное сообщение другим;
- менеджер контактов. Из Outlook можно набрать телефонный номер (записать звонок в журнал), послать почтовое сообщение, факс, перейти на личную Web – страницу.
Outlook является эффективной клиентской программой для связи с Internet. Пользователи Outlook могут посылать и принимать почтовые сообщения через Internet. С помощью Outlook можно планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Internet другим пользователям Outlook или Schedule +.
В качестве программного средства, позволяющего иллюстрировать свои выступления с помощью слайдов, показываемых на компьютере, подготовленных на прозрачной пленке, или распечатанных на бумаге для последующей раздачи слушателям, с комментариями лектора в режиме реального времени, применяется программа подготовки презентаций Power Point.
