Разработка форм и отчетов

 

 

В процессе определения этапов загрузки БД и требований к конструируемым формам целесообразно выполнить:

· определение документов, содержащих необходимые данные для загрузки таблиц БД;

· определение последовательности загрузки;

· определение подсхемы данных для каждого этапа загрузки, необходимых для построения экранной формы ввода с документами. В подсхему данных могут входить: таблицы - объекты загрузки и содержащая данные для отображения в форме таблица, главная относительно загружаемой, позволяющая группировать вводимые (выводимые) записи;

· определение общей структуры экранной формы, т.е. ее макета в соответствии со структурой входного документа и подсхемой данных. При этом для многотабличной (составной) формы определяется таблица, которая будет источником записей основной части этой формы, а также определяется таблицы, которые будут источником записей подчиненных форм, включаемых в составную форму;

· определение состава и размещение реквизитов для каждой из частей составной формы.

При конструировании форм указывается, из какой таблицы нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы, служащие для ее оформления, будут использоваться – линии, поясняющий текст, рисунки.

Структура формы отображаются в режиме Конструктора форм. В этом режиме может производиться настройка областей и элементов формы пользователем. В окне Конструктора выделяются области заголовка, данных и примечаний формы. Области формы наполняются различными графическими объектами.

Графические объекты, связанные с записями таблицы и предназначенные для отображения данных некоторого поля, называются элементами управления. Основными типами элементов управления являются поля, поля со списком, списки, переключатели, кнопки, флажки.

Графические объекты, несвязанные с таблицами или запросами, предназначены для создания макета формы и содержат надписи этих объектов, заголовки. Информация об этих элементах сохраняется в макете формы.

Как форма в целом, так каждый из ее элементов обладает свойствами, которые можно просматривать и корректировать. Свойства элемента позволяют определить его внешний вид, размер, местоположение в форме, режим ввода/вывода, привязать к элементу выражения, макрос или программу. Свойства отображаются в диалоговом окне, где для каждого свойства и его значения отводится строка.

В форме может быть предусмотрены кнопки управления для разных целей, например для перехода к другим записям в просматриваемой таблице, для работы с записями (добавить, удалить, восстановить, сохранить), с формой (открыть, закрыть, обновить).

При конструировании форм используются:

- панель Конструктора форм;

- панель форматирования;

- панель элементов управления.

Форма может быть создана пользователем в режиме Конструктора формили с помощью Мастера. В первом случае создание начинается с пустой формы, и конструирование полностью возлагается на пользователя. Мастер формили Автоформаавтоматизирует создание формы, уточняя у пользователя параметры формы.

Чтобы начать создание формы, надо в окне БД выбрать вкладку Формы и нажать кнопку Создать. Открывающееся диалоговое окно Новая форма предоставляет возможность выбрать режим создания формы.

Мастер форм может создавать форму для одной таблицы может быть созданы формы:

- в один столбец;

- табличная;

- ленточная.

Форма в один столбецявляется однозаписевой.

Табличная и ленточная формы являются многозаписевыми и размещают все поля в одной строке. Мастер форм позволяет пользователю определить, какие поля включаются в форму, и выбирает стиль ее оформления.

Команда Автоформа создает для заданной таблицы формы, которые отличаются от форм, создаваемых Мастером, тем, что включают все поля и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая формы в режиме Конструктора, выводят ее на экран в режиме формы, т.е. заполненную значениями из таблицы.

Форма, созданная Мастером или любой командой Автоформа, может быть отредактирована в соответствии с требованиями пользователя в режиме Конструктора форм.

Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять из основной части, из одной или нескольких подчиненных включаемых форм, т.е. быть составной. Подчиненная форма может быть построена на основе как подчиненной, так и главной таблицы относительно таблицы-источника основной части формы.

Мастер форм представляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц, а также запросов. При этом используются различные способы построения многотабличной формы. Это:

- явное включение подчиненной формы. С помощью Мастера можно создать составную форму, включающую одну или несколько подчиненных форм стандартного вида с выбранными полями. При этом подчиненная форма отображает данные из всех записей подчиненной таблицы, которые связаны с записью главной таблицы, отображаемой в основной части формы;

- вызов связанной формы по кнопке. Мастер форм позволяет создать связанные формы, которые не включаются непосредственно в форму. При этом вместо подчиненной формы включается лишь кнопка, предоставляющая связанную форму, по которой ее можно вызвать;

- многотабличная форма без подчиненных и связанных форм. Составная многотабличная форма, построенная Мастером, может не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создается, если необходимо отображать записи подчиненной таблицы, дополненными полями из одной или нескольких главных таблиц. В этом случае источником данных для записей, выводимых в форме, является запись подчиненной таблицы. Форма отображает поля из записей подчиненной таблицы и поля из единственной связанной с ней записи главной таблицы.

При создании формы с помощью Мастера в окне Новая форма выбирается режим создания Мастер форм и в качестве источника данных основной части формы выбирается таблица или запрос. В открывшемся в первый раз диалоговом окне Создание форм последовательно выбираются таблицы и из них - поля, включаемые в форму. В следующем окне Создание форм в области Выберите тип представление данных надо выделить таблицу, которая является источником основной части формы.

Если таблица – источник основной части формы - является главнойпоотношениюк другойтаблице, выбранной для формы, в окне Создание форм можно выбрать один из возможных типов подключения формы:

a) для непосредственного включения подчиненной формы надо выбрать Подчиненные формы;

b) для включения кнопки, вызывающей связанную форму, надо выбрать Связанные формы. Далее можно выбрать вид Ленточная или Табличная для подчиненной или связанной формы.

Если таблица – источник основной части формы - является подчиненной по отношению к другой таблице, также выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет включать подчиненную форму. Однако эта форма будет содержать поля из главной таблицы. В окне Создание форм автоматически будет установлен тип формы Одиночная форма. Далее представляется возможность выбрать вид формы: один столбец, Ленточная или Табличная.

Затем представляется возможность выбрать стиль оформления, который определяет отображение надписей и значений полей в форме. В последнем диалоговом окне Создание форм можно отредактировать заголовки форм.

После нажатия кнопки Готово Мастер завершает создание формы. Сохранение форм производится автоматически. После работы Мастера можно произвести редактирование формы в режиме Конструктора. При этом можно перемещать, добавлять, удалять поля, менять их свойства, в т.ч. шрифт и размеры, подпись поля, текст в заголовке формы.

Формирование отчетов в Access

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц.

В процессе конструирования определяется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем выводимых значений из полей таблиц БД. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, определяется размещение вычисляемых реквизитов.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяются заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора отчетов. При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос.

Конструктор отчетов позволяет полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять.

 

 

Конструирование отчета

 

 

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/Заголовок/Примечание отчета.

При разработке отчета поля в окне нужно запомнить элементами в соответствии с определенным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц БД.

При необходимости группировки записей по полю в окне Конструктора отчетов могут быть добавлены разделы:

· Заголовок группы

· Примечание группы.

В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки записей.

Элементами разделов отчета кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.д. для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в Конструкторе форм.

Простейший путь создания отчета состоит в использовании интегрированных в Access Мастеров отчетов. Для этого следует выбрать в окне базы данных таблицу или запрос, данные которых требуется напечатать, и задать команду Автоотчет из меню Правка. В результатеAccess отображает список доступных Мастеров отчетов и выполнить предлагаемые мастером действия.

В отчетах, как и в формах, помимо информации из БД, можно отображать и дополнительную информацию. Окно отчета может содержать надписи, поля, иллюстрации (рисунок или диаграмму) и другие дополнительные элементы. Для оформления отчетов и форм может быть использована возможность изменения цвета символов, фона и границы.

Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктор.

Для индикации инструментального окна нужно выбрать команду Вид/Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение каждой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями.

Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника (рамки) или маркера конца страницы нужно выбрать соответствующую пиктограмму и указать курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда Вид/Свойства).

Чтобы в форму или в отчет добавить вычисляемые выражения, нужно открыть соответствующий объект (форму или отчет) в режиме Конструктор и выбрать команду Вид/Панель элементов. Далее следует выбрать пиктограмму Поле панели элементов и указать мышью пустое место в любой области или отчета (например, область примечаний или колонтитулов), куда будет помещено вычисляемое выражение. Для появившегося нового поля с подписью нужно задать текст подписи. Для поля расположенного справа от поля с подписью в свойстве «Данные», следует ввести, начиная со знака «=», нужное выражение, выбрав из списка имена полей БД и заключив их в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (например, «=DATE()» - системная дата), так и любое действие над значениями полей с использованием арифметических или других операций. Чтобы увидеть результат вычисления, нужно перейти в режим Формы.

для создания отчета с помощью Конструктора

в окне БД выберем вкладку Отчеты и нажмем кнопку Создать. В окне Новый отчет выберем например, таблицу Студент, которая будет источником данных отчета. Для создания отчета в режиме Конструктора выберем Конструктор. В открывающемся окне Конструктора отчет будет содержать разделы, перечисленные выше.

Просмотр и печать отчета

Для просмотра ранее созданного отчета нужно в окне БД выбрать Отчеты и нажать кнопку Просмотр.

Для перехода в режим предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.

Кнопка Печать панели инструментов позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл/Макет страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию и т.д.

Команда Файл/Печать позволяет выбрать для печати отдельной страницы отчета или выделенные записи, распечатать несколько копий, вывести отчет в файл.

Страницы доступа к данным. Страницы доступа к данным позволяют осуществлять ввод, редактирование данных и взаимодействие с ними не только в пределах базы данных Access, но и через Интернет или интрасеть за пределами базы данных Access. Страницы доступа к данным могут разрабатываться как в режиме конструктора страниц, так и с помощью мастера. Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов: используются список полей, панель элементов, элементов, элементы управления, диалоговое окно Сортировка и группировка и т.д. Для просмотра страницы доступа к данным и работы с ней Интернете или интрасети пользователям необходим Microsoft Internet Explorer.

 

Вопросы для самоконтроля.

1. Для чего предназначена СУБД Access?

2. Дайте характеристику объектам Access.

3. Отличительные особенности Access-2000 от Access-98.

4. Какие типы данных используются в Access?

5. Что относится к свойствам полей в Access?

6. Для чего необходимо определить первичный ключ и как это сделать?

7. Как создать БД в Access?

8. Дать характеристику этапам создания таблицы БД в Access.

9. Что такое схема данных? Ее назначение.

10. В каком случае устанавливаются между таблицами связи-объединения?

11. Назовите виды запросов.

12. Для чего предназначены средства запроса?

13. Расскажите, как разрабатываются запросы в Access.

14. Как создается запрос с параметрами?

15. Опишите создание вычисляемого поля.

16. Дайте характеристику итоговому запросу.

17. Что Вы относите к элементам управления?

18. Назовите основные этапы загрузки БД.

19. Как создать форму в Access:

20. Назовите способы построения многотабличной формы.

21. Какие действия должен выполнить пользователь для создания отчетов?

22. Для чего предназначены страницы доступа к данным?

23. Какие элементы используются для повышения наглядности форм и отчетов?

24. Расскажите о составлении отчета с помощью различных средств.