СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы БД, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
Access конструирует в диалоговом режиме такие объекты, как формы, запросы, отчеты.
Множество мастеров Access 7.0 помогает пользователю выполнить работы, не прибегая к конструированию, разработать формы, запросы, отчеты, анализировать таблицы БД и даже полностью создать одну из многочисленных типовых баз данных.
Пакет Microsoft Access можно применять для поиска и обработки всевозможных данных и для подготовки отчетных документов. Он представляет собой систему управления связными базами данных, позволяющую сгруппировать данные по различным темам в таблицы, а затем создать связи между таблицами. Это дает возможность объединять связные сведения, избегая при этом ненужного дублирования данных, что приводит к экономии ресурсов компьютера, увеличению скорости и точности обработки информации.
Таблицы – создаются пользователем данных для их хранения по одному объекту модели данных предметной области.
Запросы необходимы для выборки нужных данных из одной или несколько связанных таблиц. Запрос может формироваться с помощью:
- запросов по образцу (QBE),
- языка структурирования запросов (SQL).
С помощью запросов можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе существующих.
Формы предназначены для ввода, просмотра, корректировки взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении пользователя.
Отчеты предназначены для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.
Макросы содержат описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. Макрос позволяет объединить разрозненные операции обработки данных в приложении. Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования.
Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложений.
В MS Access 2000 добавлен новый объект Страницы доступа к данным, предназначенные для просмотра и работы через Internet или интрасеть с данными, хранящими в БД Access или БД MS SQL Server. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web страниц и может включать также данные из других источников, таких, как MS Excel.
Диалоговое окно Access содержит:
- строку заголовка;
- строку меню;
- панели инструментов;
- строку состояния;
- рабочее поле.
Создание базы данных. Для создания новой базы данных из меню следует выбрать команду Файл/Создать. Затем выбрать вкладку Общие и активизировать ярлык «База данных». В открывающемся диалоговом окне необходимо указать имя создаваемой базы данных. Для открытия уже существующей базы следует выбрать команду Файл/Открыть. Когда база данных откроется, на экране появится окно базы данных, из которого можно получить доступ ко все содержащимся в ней таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам и модулям и страницам доступа к данным.
Работа с БД в Access начинается с создания таблиц.
Создание таблицы БД состоит из двух этапов:
1) определяется структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей;
2) проводится создание записей таблицы и заполнение их данными.
Для создания таблицы необходимо в окне БД выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Затем выбрать способ создания таблицы: режим таблицы, Конструктора или Мастера таблиц.
Режим Конструктора.
Для определения поля задаются Имя поля, Тип данных, Описание (краткий комментарий, а также общие свойства).
Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя.
Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.
В Access допускается использование следующих основных типов данных:
- текстовый;
- мемо (текст большого размера);
- числовой (конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве «Размер поля»);
- денежный;
- дата/время;
- счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы);
- логический;
- поле объекта OLE.
Список типов полей вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля.
Общие свойства полей задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.
Свойства полей:
· Размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;
· Формат поля задает формат отображения данного на экране или печати;
· Число десятичных знаков задает число знаков после запятой для числового и денежного типов данных;
· Подпись поля задает текст, который выводится в заголовке таблиц, форм, отчетов;
· Условие на значение задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода;
· Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушение условия на значение.
Определение первичного ключа. Для создания связи между таблицами необходимо определить первичный ключ для каждой таблицы. Для этого выделяются поля, составляющие ключ и нажимается кнопка «Ключевое поле». Для ключевого поля автоматически строится индекс, который всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.
После определении структуры таблицы ее надо сохранить с пустым именем. После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей.Переход в режим таблицы осуществляется нажатием кнопки «Представление таблицы».
Ввод данных в таблицу.
Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна БД надо выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.
При заполнении таблиц, для связей между которыми не определены параметры целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. При одно – многозначных отношениях таблиц и вводе записей в подчиненную таблиц необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями ключевых полей в главной таблице. При изменении (удалении) ключевых полей в записях главной таблицы необходимо изменять (удалять) связанные с ними записи в подчиненных таблицах.
После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, является ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных.
Схема данных в Access.
Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.
Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность БД.
Взаимосвязи таблиц. Схемаданных задает структуру БД. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Схема данных является графическим образом БД. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц. Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми установлены связи 1:М и 1:1 с обеспечением целостности БД. Поэтому схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является неключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь один ко многим от главной таблице к подчиненной.
Связи – объединения. При выборе в качестве поля связи в главной таблице неключевого поля Access сообщает, что тип отношения не может быть определен. В этом случае между таблицами возможно установление только связи – объединения. Связь – объединение обеспечивает объединение записей двух таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем производятся объединение каждой записи из одной таблицы с каждой записью из другой таблицы при условии равенства значений в поле связи. Результатом объединения записей, который определяется выбором одного из трех способов, может быть:
- объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;
- объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы (для которых нет связанных во второй) с пустой записью второй таблицы;
- объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью первой таблицы.
Создание схемыданных начинается в окне БД с выполнения команды Сервис/Схема данных или нажатия соответствующей кнопки. После этого можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных, и приступить к определению связей между ними. Для установления связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь, и протащить курсор мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы.
Поскольку схема строится для нормализованной БД, в открывающемся окне Связи автоматически установится тип отношения 1:М. Для такой связи можно задать параметр. «Обеспечение целостности данных», а затем установить флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».
В Access входят средства работы с другими программными продуктами: форматирование и печать данных из Microsoft Excel в отчетах Microsoft Access, преобразование данных Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access.
В Access имеется большое число новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернете и создания приложений для Web, среди которых: импорт или связывание файлов HTML, экспорт объектов в формат HTML, мастер публикации в Web, доступ к серверам FTP и HTTP.
