Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно–аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы. Электронные таблицы (ЭТ) – это двумерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.
С помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские, инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Возможности табличных процессоров:
- создание, редактирование, оформление и печать ЭТ;
- создание многотабличных документов, объединенных формулами;
- в ячейках таблицы может быть использованы сложные формулы, содержащие в своем составе встроенные функции различного назначения (математические, финансовые, статистические, инженерные и т.д.);
- построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
- работа с ЭТ как с базами данных (списки): сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
- создание итоговых и сводных таблиц;
- использование сценарии – поименованных массивов исходных данных, по которым формируются конечные итоговые значения в одной и той же таблице;
- выполнение автоматизированного поиска ошибок вычислений по формулам.
- применении механизма автозаполнения, при котором в несколько ячеек таблицы может быть быстро введено одно и то же значение или несколько разных значений, заранее подготовленных в виде рядов данных. Каждый член ряда вводится в одну ячейку таблицы. Последовательный ввод данных в ячейки может осуществляться, начиная с любого члена ряда в прямом или обратном направлении;
- решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров;
- использование таблицы подстановки, которые могут содержать одну или две переменные с произвольным количеством их значений. Эти значения переменных используются при вычислении результатов по одной и той формуле. Результат отображаться в виде массива данных;
- решение оптимизационных задач;
- статистическая обработка данных;
- создание слайд-шоу;
- разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.
Табличные процессоры различаются набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры:
- Excel (фирма Microsoft),
- Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Developnet),
- Quattro Pro (фирма WordPerfekt – Novell Application Group).
Если после появления в 1982 г. пакет Lotus 1-2-3 был практически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции, а ее место занял пакет Excel.
Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами – разработчиками определены по–разному.
Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.
Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы: использование Team Consolidate предоставит возможность группе пользователей редактировать копии электронных таблиц, а затем их объединить. Lotus 1-2-3 имеет простоту создания и редактирования графиков, а также наиболее логическую структуру трехмерных таблиц.
Пакет Quattro Pro обладает возможностями сортировки данных, а также удобством эксплуатации. В то же время отмечались сложности при освоении графических возможностей Quattro Pro, недостаточный объем справочной информации.
