Основные инструменты Word (шаблоны, стили и др.)

 

При создании нового документа Word опирается на шаблон.

Шаблон – это файл, содержащий образец документа и средства, характерные для документа данного типа. Шаблон Word включает текст, рисунки, диаграммы, параметры печатной страницы, стили, макросы, элементы автотекста, кнопки на панелях инструментов, пользовательские команды меню и комбинации клавиш. Шаблоны используются для упрощения подготовки документов определенного типа (счета, заказы, письма, факсы и т.д.). Они позволяют придать документу единый формат и вид.

Бывают шаблоны следующих категорий:

- Normal, содержащие установки по умолчанию для стандартных документов;

- шаблоны, поставляемые с Word или создаваемые пользователем;

- Мастера, уточняющие параметры шаблона в процессе диалога с пользователем. Они руководят процессом заполнения шаблона.

Для создания нового документа, основан на шаблоне, выполните команду Файл/Создать. Вкладки соответствуют шаблоном различных категорий. Общие соответствуют шаблону Normal. Для предварительного просмотра шаблона установите переключатель Новый документ в позиции Документ.

Создают новый документ и кнопка Создать на панели Стандартная или клавиши Ctrl + N.

Шаблон – это специальный вид документа, представляющий основные средства форматирования создаваемого документа.

Стиль – это набор форматирующих команд, сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стилькак элемент шаблона предназначен для внешнего оформления содержимого документа и его абзацев как основной структурной единицы документа. Стиль имеет имя, задавая которое пользователь задает определенный набор параметров форматирования содержимого абзацев, собранный вместе. В Word встроено 75 различных стилей. Из них 5 – основные, 6 – стили символов, остальные – стили абзацев.

Стили упрощают задачу создания и оформления документов, обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа или документа одного типа, экономят время на процесс форматирования.

На панели инструментов Форматирование имеется кнопка Стиль. При работе с Word используется, по крайней мере, один стиль. По умолчанию во всех новых документах, основанных на шаблонах Normal Word, использует стиль Обычный.

В общем случае стиль показывает стиль текста в точке вставки или стиль выделенного текста.

В стиле Обычный установлены основные параметры форматирования: шрифт и размер шрифта, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал.

Кроме стиля Обычный шаблон Normal содержит стили для списков, оглавления, заголовков и т.д.

Word использует два типа стилей: стили символов и стили абзацев. Стили символов включают только установки форматирования символов, доступные в окне Шрифт. Применяются к выделенному тексту или слову, на котором стоит курсор.

Стили абзацев включают форматирование символов всего абзаца, установку табуляции, расположение абзаца, обрамление и заливку, язык, используемый для проверки орфографии; применяются к выделенным абзацам и абзацу, внутри которого находятся курсор.

Использование стилей -Команда Формат/Стили панели инструментов Форматирование или Ctrl + Shift + S.

Удаление стилей - Ctrl + пробел.

Автоформат. Автоформат анализирует документ в активном окне и принудительно применяет нужные стили к каждому абзацу, форматированному стилем Обычный или основной текст.

Автоформат проверит согласованность форматирования всего документа и тем самым улучшит его вид.

Для автоформатирования выделенного текста используется команда Формат/Автоформат. При необходимости отформатировать весь документ установите курсор в произвольном месте документа. Кнопка Параметры позволяет определить, какие изменения будут произведены.

После автоформатирования в диалоговом окне Автоформат можно принять все изменения, отказаться от всех изменений, просмотреть изменения одно за другим, подключить стиль из другого шаблона. Если результат автоформатирования не устраивает пользователя, то можно отменить все сделанные изменения.

Для запуск автоформатирования также используется кнопка Автоформат на панели инструментов Стандартная или клавиши Ctrl + K.

Изменения правил автоформатирования – команда Сервис/Параметры, вкладкой Автоформат.

В документах таблицы можно использовать, например, для представления различных списков, расписаний, финансовой информации. Таблицу можно создать в любом месте документа. Для создания таблицы выберите команду Таблица/Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы задаются параметры новой таблицы. Можно использовать кнопку Мастер, которая открывает доступ к Мастеру таблиц. Мастер таблиц помогает шаг за шагом создать таблицу. После того, как таблица создана, можно применить команду Таблица/Автоформат, чтобы выбрать один из предопределенных макетов оформления таблицы. Работа с таблицей может выполняться с использованием кнопок: Вставить таблицу на стандартной панели инструментов и Вставить лист Microsoft Excel.

Преобразование выделенного текста в таблицу выполняется с помощью команды Таблица/Преобразовать в таблицу.

С помощью Word можно иллюстрировать документы, используя картинки, созданные графическими программами. Рисунок можно вставить в текст документа, кадр или таблицу.

Вставка рисунка в текст осуществляется командой Вставка / Рисунок. Работа с рисунком включает в себя его увеличение или уменьшение, обрезку рисунка, добавление или удаление рамки, перемещение, копирование рисунка, вставку рисунка в кадр.

Рисование в Word происходит с помощью панели инструментов Рисование. Рисование производится в режиме разметки страницы. Для вывода панели инструментов Рисование на экран нужно выполнить команду Вид / Панели инструментов.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Приведите классификацию редакторов. Их назначение.

2. Назовите основные возможности текстовых редакторов.

3. Рассмотреть и охарактеризовать основные операции редактирования в ППП Word текста: удаление, копирование, перемещение, добавление и т.д.

4. Из каких структурных элементов состоит интерфейс пакета Word.

5. Инструменты Word (шаблоны, стили и т.д).

6. Произвести и описать операции форматирования в Word.

7. Дать характеристику режимов просмотра в Word.

8. Назовите основные клавиши панелей инструментов и форматирования.

9. Осуществить вставку таблиц. Произвести рисование.

10. Дать характеристику издательских систем.

11. Назовите горячие клавиши в Word.

12. В каких случаях используются колонтитулы ².

13. Расскажите о возможностях текстового процессора по автоматизаций технологии работы.

14. В чем сходство и различие текстового процессора и издательских систем.