Форма – это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивает доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.
Работа с формами может происходить в четырех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Макета, в режиме Конструктора. Выбрать режим работы можно при помощи пиктограммы Режим группы Режимы вкладки ГЛАВНАЯ.
В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющимся источником данных для форм.
В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку.
В режиме Макета можно изменять свойства полей, определять формат полей, изменить макет формы целиком, а также выполнить условное форматирование полей.
Виды форм.
В Access можно создать формы следующих видов:
- форма в столбец или полноэкранная форма;
- ленточная форма;
- табличная форма;
- форма главная / подчиненная;
- сводная таблица;
- форма – диаграмма или сводная диаграмма.
Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Чаще всего эта форма используется для ввода и редактирования данных.
Ленточная форма служит для отображения полей группы записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.
Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.
Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа «один-ко-многим».
Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.
Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.
Структуры формы.
Любая форма может включать следующие разделы:
- Заголовок формы – определяет верхнюю часть формы и может содержать текст, графику и другие элементы управления;
- Верхний колонтитул – раздел отображается только в режиме предварительного просмотра и обычно содержит заголовки столбцов;
- Область данных - определяет основную часть формы, содержащую поля, полученные из источника данных;
- Нижний колонтитул - раздел отображается только в режиме предварительного просмотра в нижней части экранной страницы и обычно содержит номер страницы, дату и т.д.;
- Примечание формы – отображается внизу последней экранной страницы формы.
Форма может содержать все разделы или некоторые из них.
Как и любой объект базы данных, форма имеет свойства. Значение этих свойств для всей формы, ее разделов или элементов управления задаются в окнах свойств, соответствующих объектов. Для отображения на экране окна свойств нужно нажать кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм.
Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:
- Макет – с помощью этих свойств задается макет формы;
- Данные - с помощью этих свойств задается источник данных;
- События – содержит перечень свойств, связанных с объектом;
- Другие – тип окна, в котором открываются форма или сообщение.
- Все – перечень всех свойств.
Основные свойства формы:
- Подпись – позволяет задать название формы, которое будет выводиться в области заголовка;
- Режим по умолчанию – определяет режим открытия формы (простая, ленточная, табличная формы);
- Допустимые режимы – свойство, которое определяет можно ли с помощью команд меню Вид переходить из режима формы в режим конструктора;
- Свойства полосы прокрутки, область выделения, кнопки перехода, разделительные линии, кнопка оконного меню, размеров окна, кнопка закрытия, кнопка контекстной справки, тип границы – определяют, будут ли выводиться эти элементы в окно формы;
- Свойства разрешить добавления, разрешить удаления, разрешить изменения - определяют, можно ли пользователю редактировать данные через форму. Эти свойства могут принимать значения Да/Нет;
- Ввод данных - определяет режим открытия формы и принимает значения Да/Нет. Режим Да – открытие формы только для добавления новых записей. Режим Нет – просмотр существующих записей и добавление новых;
- Блокировка записей – определяет способы блокировки записей в режиме многопользовательской работы с базой данных.
Для создания форм в Access используются следующие способы:
- пиктограмма Форма – при помощи которой можно создать форму одним щелчком мыши. Используя этого средство, все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать работу с новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора;
- пиктограмма Разделенная форма — это новая возможность в Microsoft Office Access 2007, позволяющая одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы. Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия);
- пиктограмма Пустая форма — позволяет создать пустую форму, если мастер или инструменты для создания форм не подходят. Таким образом, можно очень быстро построить форму, особенно если в ней будет лишь несколько полей;
- пиктограмма Несколько элементов — позволяет создать форму в которой записи отражаются в виде таблицы, при чем каждая запись занимает отдельную строку;
- мастер форм – программное средство, которое позволяет создавать структуру одного из трех стандартных типов формы в режиме диалога с разработчиком формы. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных;
- конструктор форм – позволяет конструировать форму пользователем в окне конструктора форм.
Самым удобным способом создания новой формы является следующая технология: форма создается с использованием мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора или макета.
Источником данных формы являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.
Элементом управления называют любой объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.
Связанный (присоединенный) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления.
Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции.
Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.
Все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью группы Элементы управления вкладки КОНСТРУКТОР, которая появляется при работе с формой или отчетом.
