Процесс деятельности в организации осуществляется под влиянием внешних и внутренних ситуационных факторов, которые принято называть переменными.
Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Они являются в основном контролируемыми и регулируемыми. Это внутренняя среда организации. Главными переменными внутренней среды организации, которые постоянно находятся в поле зрения менеджеров, являются:
- цели,
- структура,
- задачи,
- технология,
- люди и
- организационная культура.
Рис.6 Внутренняя среда организации.
Как уже отмечалось, организация рассматривается как группа людей с общими целями.
Цель - первый переменный фактор, - это конкретное конечное состояние или желаемый результат группы людей, организованной определенным образом.
Цели ставятся в процессе планирования и сообщаются членам организации с тем, чтобы они знали, к чему нужно стремиться. Для различных типов организации характерно установление разнообразных целей. Основной целью коммерческих организаций является получение прибыли.
Крупные организации - многоцелевые. Для получения прибыли они определяют цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров, определение рынка сбыта и т.д.
Для достижения конечной цели в организации устанавливаются цели для ее подразделений. Они контролируются менеджерами в рамках общей цели.
Второй внутренней переменной является структура организации.
Под структурой организации понимают количество и состав ее подразделений, ступеней управления в единой взаимосвязанной системе.
Основным назначением структуры является обеспечение эффективного достижения целей организации. Структура включает каналы и коммуникации между различными подразделениями аппарата управления, а также информацию, которая передается по этим каналам.
Структура обеспечивает координацию и контроль членов организации. Она создает иерархию управленческих уровней. Одновременно с созданием иерархии в структуре осуществляется специализированное разделение труда, т.е. закрепление конкретной работы за специалистами.
Третьей внутренней переменной в организации является задача. Под задачей понимается работа, которая должна быть выполнена в заранее установленным способом и в установленные сроки.
При разработке структуры организации в каждую должность включают ряд задач, которые являются частью общего объема работы для достижения цели.
Таким образом, задачи являются элементами, составляющими должность.
Считается, что если задача выполняется по установленной технологии и режиму работы, то организация функционирует эффективно.
Задачи в организации делятся на три группы:
- работа с людьми,
- работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами)
- работа с информацией.
Мастер участка, директор работают с людьми. Работа бухгалтера, финансиста в отделах, в основном, связана с информацией.
Важной характеристикой задач является частота их повторения и время выполнения.
Управленческие работы обычно отличаются разнообразием задач, а время их выполнения увеличивается от низового к высшему уровню.
Четвертая внутренняя переменная - технология.
Технология определяется как принятый порядок связей между отдельными видами работ или способ преобразования входов организации в выходы.
Любые задачи организации не могут быть выполнены без использования конкретной технологии.
Технология влияет на эффективность изготовления продукции, на скорость ее устаревания, на эффективность обработки информации, на возможности выпуска новых видов продукции или оказания услуг.
Самой важной внутренней переменной являются люди - это пятая переменная.
Цели организации достигаются через труд людей, они создают продукт организации, от них зависят и другие внутренние переменные.
