Програми офісного призначення – це програми, що застосовуються практично переважають у всіх ділових цілях комп'ютерів. Це редактори текстів, табличні процесори, програми підготовки презентацій й різноманітні корисні дрібниці – нотатники, організатори робочого дня тощо. Саме такою набір програм (ми інколи з невеликими варіаціями) зазвичай входить у комплекти офісних програм Microsoft Office, Lotus Smart Suite, Perfect Office фірми Corel тощо.
Редактори документів – це найширше використовуваний вид прикладних програм. Адже багато хто користувач комп'ютера зустрічається із необхідністю підготовки тих чи інших документів – листів, статей, службових записок, звітів тощо. Редактори документів дозволяють робити це набагато зручніше і з значно найкращими результатами, ніж із допомогою пишучої машинки.
Редактори документів орієнтовані роботи з документами, тобто із текстами, які з розділів, сторінок, абзаців, пропозицій, слів тощо. Вони використовувати різні шрифти символів, абзаци довільній форми, автоматично переносять слова нові рядок, дозволяють робити зноски, включати малюнки, автоматично нумерують сторінки і зноски тощо. Найпотужніші редактори документів дозволяють перевіряти правопис, набирати тексти у кілька шпальт, створювати таблиці і діаграми, будувати змісту, предметні покажчики тощо. Усього є кілька сотень редакторів текстів, від найпростіших до дуже потужних і складних. Працюючи в DOS можна порекомендувати нескладний, хоч і у якого обмеженими можливостями, редактор ЛЕКСИКОН, і навіть потужніші редактори Microsoft Word чиWordPerfect фірмиCorel. У цьому Word Perfect 6.0 працює у режимі WYSIWYNG (>WYSIWYN – скорочення англійської фрази «що ви бачите, те й отримаєте», тобто що у екрані, те й на друку), тобто виводить на екран сторінку точно у вигляді, у якому вона друкуватися.
Працюючи в Windows, Windows 95, WindowsNT іOS/2 можна використовувати досить потужні і зручні редактори Microsoft Word і Corel Word Perfect. Вони, природно, працюють у режимі WYSIWYNG, тобто можуть виводити на екран сторінку точно у вигляді, у якому вона друкуватися. По можливостям ці редактори лише трохи поступаються професійним видавничим системам. З іншого боку, ці редактори містять безліч коштів автоматизації діловодства – розсилку стандартних листів, заповнення бланків за шаблонами тощо. Є й простіші редактори документів – Word Pro фірми Lotus, JustWrite фірми Symantec та інших.
Табличні процесори забезпечують роботи з великими таблицями. Працюючи зтабличним процесором на екран виводиться прямокутна таблиця, у клітинах якої можуть бути числа, пояснювальні тексти й формули до розрахунку значення клітині за даними. Усі поширені табличні процесори дозволяютьперевичислять значення елементів таблиць по заданим формулам, будувати за даними таблиці в таблиці різні графіки тощо.
Сучасні табличні процесори підтримують тривимірні таблиці, дозволяють створювати власні вхідні і вихідні форми, включати у таблиці малюнки, використовувати наявні кошти автоматизації – макрокоманди, працювати з базами даних, і т.д. Безліч можливостей сучасних табличних процесорів носить суто декоративний характер – включення звукових ефектів, створення слайд-шоу тощо., тут фантазія розробників невичерпна. Найбільшу популярність користуються табличні процесори Microsoft Excel (для Windows), Lotus 1 – 2 – 3 і Quattro Pro (для DOS і Windows).
Програми підготовки презентацій ми популярні набагато менше, ніж Заході, що проект відбиває недостатню розвиненість ділової культури. А на Заході презентації застосовуються дуже широко – на ділових нарадах, реклами, під час навчання тощо. Програми підготовки презентацій можуть оформляти слайди для презентацій, поміщаючи туди гарні діаграми, малюнки, написи тощо., після чого ці слайди можна надрукувати на спеціальному слайд-принтері або ж на звичайному струминному чи лазерному принтері, коли використовуєте слайд-проектор великого формату. Алеслайд-проектор застосовувати необов'язково – програми підготовки презентацій дозволяють, і обіцяв показати презентацію з допомогою комп'ютера (через монітор великого розміру або спеціального демонстраційної панелі). У цьому вся випадки Можете управляти презентацією, обираючи ті чи інші варіанти її продовження, використовувати заздалегідь підготовлене звукове супроводження й т.д. Прикладом таких програм єPower Point фірми Microsoft, Freelance Graphics фірми Lotus, Charisma фірми Micrografx, Harvard Graphics фірми Software Publishing.
Персональні інформаційні менеджери. Програм, що використовуються роботи, дуже багато. Гарним прикладом може бути Lotus Organizer фірми Lotus. Програма виводить на екран блокнот з перекидними сторінками, має 6 стандартних розділів: календар, список поточних справ, адресну книжку, планувальник і записничок. Можна додавати власні розділи, і навіть створювати кілька таких блокнотів, захищаючи з допомогою пароля. Програма дозволяє призначати разові і повторювані заходи, нагадувати про справи, які потрібно виконувати регулярно. Є засіб набору телефонного номери, система реєстрації дзвінків і ще функції. Аналогічні кошти пропонує програма Sidekick фірмиStarfish Software.
Програми планування. За необхідності складати плани робіт, потребують координації багатьох та земельних ресурсів (приклад – планування робіт з будівництві вдома), використовуються спеціальні програми планування типу Microsoft Projekt, Time Line фірми Symantec та інших. Ці програми дозволяють складати плани в зручною і наочної формі, враховувати безліч ресурсів, необхідні досягнення поставленої мети, управляти кількома завданнями у межах одного проекту, виводити різноманітні звіти, діаграми Гантта, календарі, індивідуальні графіки ресурсів, тощо.
Програми розпізнавання символів (>FineReader фірми Биток, Cunieform фірми Cognitive Technologies та інших.) дозволяють виводити з допомогою сканера друкованих текстів (машинописні, тексти книжок, газет, журналів тощо.), роблячи непотрібним стомлюючий і трудомісткий ручний введення текстів з клавіатури. Програми розпізнають тексти російською, англійському, німецькою та французькою мовами, зокрема змішані тексти. Якість розпізнавання залежить від якості тексту;
Программи-пекладачі (Stylus фірми ПроМТ, Сократ фірми Арсеналъ та інших.) дозволяють перекладати за більш-менш пристойним якістю тексти з російської англійською і навпаки (Stylus дає підстави перекладати за німецького і французької російською і навпаки);
Программи-словники (>Мультилекс фірми МедиаЛингва, Контекст фірми Информатик, Лингво фірми Биток та інших.);
Програми перевірки правопису і граматики – ОРФО фірми Информатик, Пропись фірми Агама та інших., - дозволяють в будувати перевірку правопису і граматики в численні редактори документів і майже в видавничі системи. Фірма Microsoft придбала ліцензію використання ОРФО у російській версії Microsoft Word для Windows 95. А Пропись дозволяє вбудовувати функції перевірки правопису і граматики навіть у таких програм, де ті функції взагалі було передбачено (скажімо,Notepad з Windows)
