Виды служебных документов и деловых писем

Комплексная цель

Знакомство с документами разных видов; формирование умений написания текстов документов различной видовой и жанровой принадлежности.

 

Темы модуля 3: Особенности составления и оформления организационно-распорядительных, справочно-информационных и справочно-аналитических документов. Композиционные и содержательные особенности деловой корреспонденции. Правила составления рекламных деловых писем. Структурное и стилистическое своеобразие этикетной переписки. Требования к документам, составляемым при устройстве на работу. Особенности электронного делового письма.

 

Основные понятия

Особенности составления и оформления организационно- распорядительных,справочно-информационных и справочно-аналитических документов. Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности …; контроль за исполнением возложить на …; создать комиссию в составе…; установить причины нарушения …; назначить … на должность … и под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии …, В целях …, Во исполнение … Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т.п.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему распорядительной документации.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

« В целях обеспечения бесперебойного электроснабжения на территории Российской Федерации Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: …»

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

«Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ …»

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА …» или «Совет директоров РЕШИЛ …» В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия,используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например: О поощрении; Об увеличении уставного капитала общества.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе…

2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору Института современных технологий управления

Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы

административного управления создаваемого подразделения.

2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Института современных технологий управления.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например: Срок представления 25.06.11.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой или Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора Бочкова А.И.

Распоряжение –правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативныхвопросов. По существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т.д. Например:

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

20 ноября 1011 г. г. Самара

Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. из Пермского авиастроительного объединения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чертежи изделия на 4 листах»).

В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.

Старший уполномоченный делопроизводства

Самарского завода телеаппаратуры Подпись

Делопроизводитель Подпись

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего, – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т.д.).

Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.

Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.

Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации.

Основной текст излагается с соблюдением определенных правил

последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана …

(фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что …»; «Настоящая справка выдана … (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что …»;

Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста: Выдана для предоставления в кассу Аэрофлота. Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи; Справка действительна на 2011 год.

Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок:докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. Аналитические записки включают подробный анализ ситуации; излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы. Главное содержание информационно-статистических записок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т.п.). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

Например:

КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ»

Исполнительному директору

Г. И. Денисову

14 декабря 2010 г.

Служебная записка

 

Корректировка штатного

расписания на 2011 г.

 

Согласно Вашим указаниям от 20 октября 2010 г. мною проведен

анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в

I – III кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения

штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление

легковым автотранспортом и владеющих таковым.

Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи содержится в приложении 2.

Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам

после соответствующего распоряжения.

 

Старший консультант отдела

правового обслуживания Ю. В. Михайлов

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако, могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная записка); заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

Руководителю Аппарата Государственной Думы

Федерального Собрания Российской Федерации

Копия: Уполномоченному по правам человека в

Российской Федерации

Пример адресации заявления-просьбы:

Заместителю Руководителя Аппарата

Государственной Думы Федерального

Собрания Российской Федерации

А.И. Иванову

Чаще всего указывается общее наименованиедокумента (Заявление), однако, если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:

Заявление

Жалоба

Объяснительная записка

Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на …, Представляю письменное объяснение …, Ставлю Вас в известность … и т.п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших указаний …; Прошу ответить …; Прошу принять меры ….

Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):

Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 10 января 2011 г. по 1 февраля 2011 г. для сдачи экзаменационной сессии в Южном федеральном университете.

Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю.

Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления: 29 декабря 2011.

Подпись может содержать полное официальное наименование должности отправителя, в случае, если оно не было указано в реквизите «данные отправителя» (располагаемом выше текста), его личную роспись, фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления (если включает только личную роспись автора документа) или на интервал ниже даты (если включает полное наименование должности отправителя).

Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное место для написания резолюции.

Примерзаявления

Декану факультета филологии и

журналистики (И.О.Ф.)

студента … курса группы … (И.О.Ф.)

 

Заявление

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля 2011 г. для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Прилагаю письмо с сообщением о болезни отца.

25.03.2011 подпись

 

Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Отдельные виды документов, например, договор, доверенность используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.п.).

Договор (контракт)фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности.

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.

Официальные доверенности выдаютсяорганизацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются: наименование документа; место и дата написания;

основной текст; удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Пример личной доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ

Город Ростов-на-Дону, пер.Газетный, 58, одиннадцатого февраля две тыся­чи одиннадцатого года.

Я,гр. Волова Людмила Алексеевна, 25 марта 1958 года рождения, паспорт серии 60 04 544505 выдан 04. 11. 2003 ОВД Кировского района г.Ростова-на-Дону, код подразделения 612-073, зарегистрированная по адресу: г.Ростов-на-Дону, ул. Соколова, д. 27, кв. 47, доверяюгр. Зубковой Зинаиде Гри­горьевне, зарегистрированной по адресу: Московская область, г. Люберцы, п/о 3, д. 11, кв. 43, получать в издательстве "Астрель" Москва причитающийся мне го­норар за изданные книги.

Для чего предоставляю ей право расписываться за меня и выполнять все действия, связанные с выполнением этого поручения.

Доверенность выдана сроком на три года.

Текст доверенности зачитан вслух.

ПОДПИСЬ :______________________________________

Город Ростов-на-Дону, Ростовская область, Республика Российская Феде­рация, одиннадцатого февраля две тысячи одиннадцатого года.

Настоящая доверенность удостоверена мной, Сычевой Еленой Викторов­ной, нотариусом г. Ростова-на-Дону.

Доверенность подписана гр. Воловой Людмилой Алексеевной в моем присутствии. Личность ее установлена, дееспособность проверена.

Зарегистрировано в реестре за № …

М.п. НотариусПодпись

Композиционные и содержательные особенности деловой корреспонденции. Деловое (или служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится коммерческая переписка, а также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предпри­ятия, принято называть деловой корреспонденцией: информационные письма, письма-просьбы, письма-ответы на просьбу и др. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции(письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).

Текст делового письма, как правило, имеет двух- или трехчастную структуру. Если текст состоит из двух частей, первая (главная) часть посвящена изложению основной идеи. В ней приводятся факты, идеи, рекомендации. Вторая (второстепенная) часть включает детали, уточняющие основную мысль. Такая структуризация помогает более четко изложить вопрос.

Последовательность изложения второстепенного материала, сопутствующего главному, лучше раскрывается, если: 1) при отражении временного аспекта события излагают в хронологическом порядке;

2) при отражении пространственного аспекта место действия описывают последовательно; 3) осведомленность о чем-то излагают от простого к сложному; 4) важность чего-то раскрывают в последовательности роста этой важности; 5) ценность чего-то описывают в последовательности увеличения этой ценности.

Трехчастную структуру делового письма составляют компоненты:

1) зачин, начало мысли, изложение фактов (состоит из одного, максимум трех предложений; часто начинается с обстоятельства времени или места);

2) развитие мысли, темы (проблема, конфликт); 3) концовка, вывод, предлагаемое решение (отличаются от предыдущего текста порядком слов, структурой предложения; для оформления концовки широко употребляется союз и, а также союзы а, но, да, вводные слова и т.д.).

Деловое письмо может быть начато с введения, в котором обосновывается актуальность и новизна вопроса, делается краткий исторический обзор.

При обдумывании структуры текста следует сразу же использовать разбивку текста по абзацам, которыми оформляется законченная мысль. Такое сообщение ста­новится более строгим и четким. Абзац слу­жит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному[5]. В русской письменной речи показателем абзаца является красная строка (отступ от левого поля в пять знаков). В международной практике смысловые аспекты текста разделяются пропуском интервала. В последнее время такая форма абзацного членения текста все чаще встречается и в отечественной деловой переписке (прежде всего в рекламной и PR-корреспонденции).

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных или иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации об услугах, товарах и т.д., необходимой организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Текст письма-просьбы, как правило, состоит из двух частей: обоснования обращения с просьбой и формулирования самой просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба может излагаться с помощью глагола «просить»: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить и т.д. либо просьба может быть выражена косвенно: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п. Если в одном письме содержится несколько просьб, используются языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)…, Одновременно просим Вас…

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении письма ответа следует придерживаться принципа языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор инициативного письма (при условии, что формулировки инициативного письма были корректными с языковой и этической точек зрения).

Если письмо содержит отрицательный ответ (письмо-отказ), следует начинать его с обоснования отказа, используя формулу В связи с … Далее рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией не располагает.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю.). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности, на ответное послание.

Письмо-запрос обычно состоит их двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар, например: количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

Пример письма-запроса

10.01.2011 № 20-345/651 ЗАО «Союзподшипник»

О запросе предложения

на подшипники

Уважаемые господа!

На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12.2010, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки… с поставкой в течение 1 квартала 2011 г. ежемесячно равными партиями.

Поставка должна быть произведена на условиях ____________.

Заранее благодарим.

 

С уважением,

Директор по коммерции И.И. Степанов

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-ответ на запрос может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар, интересующий покупателя; об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма.

Пример письма-ответа

Уважаемые господа!

Благодарим Вас за запрос от 01.02.2011 по поставке партии игровых компьютеров «Сега». Сообщаем Вам, что с огромным удовольствием возьмемся его выполнить.

Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транспортировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.

Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз.

 

С уважением,

Председатель правления

Торговой компании В.Г. Зотов

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку…; Мы просим Вас отложить этот вопрос до…; Просим Вас вернуться к этому вопросу в …

Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Пример письма-предложения

Уважаемые господа!

Благодарим за запрос от ________________ и сообщаем, что можем предложить Вам __________________________ в количестве

(наименование товара)

Качество –

Упаковка –

Цена –

Срок поставки –

Условия платежа –

Настоящее предложение действительно до _________________

 

С уважением,

Подпись

Ответ на предложение. Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Пример письма-ответа на предложение

Уважаемые__________________

С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от ___________________на ____________________________________

(наименование товара)

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

 

С уважением,

Подпись

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора).

Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии; доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т.д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; требование уценки товара и т.д.).

Пример письма-претензии

Уважаемые господа!

Согласно договору № 4/56 от 12.01.2011 Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 380 млн. руб. к 24.04.2011. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объемов производства.

В соответствии с договором п. 9.2. Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет.

Приложение: 1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз.

2. Расчет убытков на 3 л. в 1 экз.

 

С уважением,

Директор Ю.В. Громов

Главный бухгалтер Е.Н. Суворова

Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платежного поручения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Пример письма-ответа на рекламацию

Уважаемые господа!

Мы получили Ваше письмо от …, в котором Вы обращаете наше внимание на задержку в поставке тракторов по контракту №…

Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры к отгрузке товаров в срок, оговоренный в контракте.

О дате отгрузки товара уведомим Вас по телексу.

 

С уважением,

Подпись

Коммерческое послание, помимо ясности и точности изложения, должно отличаться также определенной воздействующей силой, в связи с чем, при составлении текста письма должны учитываться психологические факторы его восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, не только создающие определенные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните: Согласно нашей договоренности просим сделать нам предложение на поставку… – Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить…

Рекламное деловое письмо – коммерческое письмо, предлага­ющее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести, направляемое конкретным адресатам.

В практике коммерческой переписки различают рекламные письма, предлагающие товары или услуги и письма-презентации, содержащие сведения о фирме.

Воздействие на адресата в рекламном письме осуществляется по модели: Интерес – Желание – Убеждение – Действие. В соответствии с этой моделью текст письма состоит из четырех частей. Задача первой части – пробудить интерес к теме письма (наиболее часто используемые приемы привлечения внимания и пробуждения интереса: вопросно-ответный ход, апелляция к чувству страха, призыв к самоуважению, экономии, здоровому образу жизни и т.п.). Вторая часть текста призвана вызвать желание приобрести товар или воспользоваться рекламируемой услугой (рекомендуемые приемы: демонстрация преимуществ товара по сравнению с конкурентами, указание на пользу, которую получит адресат в случае приобретения товара / услуги). Задача третьей части – убедить адресата в необходимости принять предложение (основные приемы: ссылки на многолетний опыт работы и отличные результаты; информация о скидках и гарантиях; предложение прислать товар на пробу; мнение известных личностей, рядовых потребителей и т.п.). Последняя часть текста призвана побудить адресата к действию, что достигается с помощью предложения посетить магазин, послать запрос. Для этого нередко к письму прилагают специальную карточку или отрывной талон с целью упростить обращение адресата за товаром / услугой, что мотивирует ответные действия адресата.[6]

Чтобы письмо вызывало больше доверия и оказывало более сильное воздействие на потенциального клиента, оно должно быть подписано лицом в должности не ниже ру­ководителя отдела, а письма, представляющие фирму, следует подписывать самому руководителю или одному из заместителей.

Специфика рекламных деловых писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость творческого подхода, позволяет использовать языковые средства выразительности с целью привлечь внимание к излагаемой информации.

Структурное и стилистическое своеобразие этикетной переписки. В отдельную группу в последнее время выделяют этикетные письма.В мировой практике делового общения большое значение придается письмам, цель которых – поддержание социальных контактов. Как правило, содержание этикетных писем напрямую не связано с решением деловых вопросов, тем не менее, письма этого рода дают большие возможности для поддержания престижа организации, фирмы, для сохранения и развития деловых контактов. Тон и стиль этикетных писем может различаться степенью официальности / неофициальности, однако во всех случаях их главной чертой должна быть искренность. Внимание к этикетной переписке – одно из проявлений этики деловых отношений.

К этикетным письмам относят письма-поздравления, приглашения, благодарственные письма (ответ на приглашение, визиты, при получении подарков), извинения, письма-соболезнования.

Письма-поздравления дают наибольшую возможность для поддержания престижа организации, так как внимание и уважение, проявляемые к сотрудникам, партнерам, свидетельствуют о серьезности и долгосрочности отношений, являются нормой деловой этики. Кроме того, письма-поздравления повышают заинтересованность сотрудников в достижении успехов, поскольку вдвойне приятно, когда достигнутые успехи признаются друзьям и коллегами.

Письма-поздравления должны содержать следующие элементы:

обращение; указание повода, по которому написано письмо; формулировка поздравления; вежливое заключение, содержащее выражение доброжелательного отношения к адресату.

Пример письма-поздравления

Уважаемый Игорь Анатольевич!

Примите мои поздравления по случаю успешного завершения работы и нового назначения. Искренне рад Вашему профессиональному и карьерному росту.

Готов и в дальнейшем оказывать Вам всяческую помощь.

 

С наилучшими пожеланиями,

Подпись

Письмо-ответ на поздравление. По правилам делового этикета на письма-поздравления должны быть написаны и своевременно отправлены ответы. Позволить себе не ответить на письмо-поздравление – признак отсутствия культуры. В ответах на поздравления должна быть констатация получения поздравления и искренняя благодарность за оказанное внимание.

Письма-приглашения. Целью письма может быть приглашение на

открытие выставки; заседание; совещание; конференцию и т.д. Письмо-приглашение должно быть кратким, четким и корректным. Оно может быть адресовано конкретному лицу, группе лиц или организации. Письма-приглашения должны включать: обращение; сообщение о мероприятии и поводе, по которому оно проводится; информация о повестке дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня (заседания, конференции, совещания); фамилия и телефон ответственного за проведение мероприятия; точное указание адреса и времени проведения мероприятия; дополнительная информация; вежливое заключение.

Письма-приглашения рассылаются деловым партнерам при проведении презентаций, праздновании юбилейных дат и т.п. Официальные приемы требуют официального приглашения. Если личные приглашения должны звучать сердечно и искренне, то официальные приглашения более формальны. Их, как правило, пишут от третьего лица (Приглашаем Вас на…; Просим принять участие в …). Официальные приглашения требуют ответа о согласии / несогласии адресата принять приглашение.

Пример письма-приглашения

Уважаемый г-н Федоров!

Вы приглашаетесь на банкет, который состоится в субботу

12 июля 2011 г. в 19 часов.

Банкет начнется с официальной части, затем будет обед,

выступление гостей и награждение дилеров. Впервые в этом

году будет проходить церемония награждения.

Банкет состоится по адресу: ул. Тверская, 40, отель «Мариот»,

Москва.

Пожалуйста, дайте нам знать до 5 июля, сможете ли Вы принять приглашение.

Будем рады Вас видеть.

Искренне Ваш,

Подпись

Письмо-ответ на приглашение составляют в том же стиле, что и приглашение. Согласно деловому этикету единственной причиной отказа от приглашения может быть только ранее назначенная деловая встреча, совпадающая по времени с проведением мероприятия. Например: С сожалением сообщаю, что не смогу принять приглашение посетить банкет и собрание дилеров в субботу 12 июля 2011 г. в 19 часов, так как в это время буду находиться в Санкт-Петербурге на Международном экономическом форуме.

Письма-извинения пишут в тех случаях, когда были допущены ошибки или оплошности, требующие исправления. С точки зрения этики, извинения необходимо приносить сразу и желательно в письменной форме. Письмо-извинение должно быть написано кратко и вежливо. В нем необходимо искренне выразить готовность нести полную ответственность за свои действия. В некоторых случаях важно показать, что автор понимает всю серьезность ситуации и готов сделать все для ее исправления.

Пример письма-извинения

Уважаемый г-н Бобров!

Во время нашей последней встречи я предложил отправить Вам подробную информацию о модели компьютера Packard Bell – 425. Просматривая свои прошлые записи, я обнаружил, что не сделал соответствующей пометки и поэтому не отправил Вам запрошенную информацию.

Прилагаю брошюру. Прошу принять мои извинения за допущенную оплошность. Надеюсь, что задержка не привела к каким-либо неприятностям.

Искренне Ваш,

Подпись

Письмо-соболезнование. Письма с выражением соболезнования отправляют в скорбных ситуациях потери близких или родных. Выражение соболезнования – одна из наиболее трудных задач, так как письмо является напоминанием о потере, вместе с тем, оно должно поддержать человека, вселить в него уверенность, что он не одинок. Письмо-соболезнование дает корреспонденту понять, что пишущему известно о его горе, что он готов помочь и поддержать адресата. Письмо должно быть кратким, оно должно звучать просто и искренне, выражать печаль и уважение. Письмо-соболезнование может начинаться с упоминания его повода (констатация факта, исключая подробности), а

заканчиваться предложением помощи.

Пример письма-соболезнования

Уважаемая Ирина Сергеевна!

Все сотрудники отдела энергетики и топливного обеспечения выражают Вам глубокое соболезнование.

Мы имели честь знать Вашего мужа и работать с ним на протяжении многих лет, и теперь нам будет не доставать его дружеского присутствия.

Просим считать нас своими друзьями и сообщить, чем мы сможем помочь Вам.

Скорбим вместе с Вами.

С уважением,

Подписи

Требования к документам, составляемым при устройстве на работу. Рекомендательное письмо составляется должностным лицом или человеком, авторитетным в какой-либо области знаний, деятельности, и дает краткую характеристику работника с точки зрения его профессиональной компетентности, творческих и организаторских способностей, трудовой дисциплины, личных качеств, имеющих наибольшее значение для будущей деятельности представляемого. Вывод подтверждает пригодность представляемого к тому или иному виду деятельности. В отечественной практике делового общения письма этого рода с точки зрения языка и стиля все еще походят на служебные анкеты. В зарубежной практике для них характерна тональность разговорного общения. Например:

Уважаемый…!

 

Предъявитель данного рекомендательного письма – (имя) работал в (название организации) в течение последних (количество) лет в качестве (должность) и проявил себя как знающий и надежный работник. Его энтузиазм и преданность (название сферы деятельности) всегда высоко ценились как нашими клиентами, так и его сослуживцами.

 

Я могу без колебаний рекомендовать (имя) для работы в Вашей компании. Он будет ценным приобретением для любой фирмы, которой посчастливится иметь его среди своих сотрудников.

 

С уважением,

Подпись

Резюме. В последнее время термин резюме стал употребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Главная задача при составлении резюме – как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, что касается и образования, и опыта работы, и личных качеств, и характеристики дополнительных навыков. Это необходимо, поскольку существуют объективные различия между специальностями и видами деятельности.

Говоря об информативности резюме, специалисты отмечают, что слишком долгий и однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвести неблагоприятное впечатление на потенциального работодателя, так как в этом случае может сложиться впечатление об односторонности претендента в плане его профессиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях. Например: Работал технологом в течение десяти лет на машиностроительных предприятиях или В 1997-2004 гг. – мл. экономист, экономист, ст. экономист управления налоговой полиции.

Типовое резюме включает: наименование документа; персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение); адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов; наименование вакансии, на которую претендует автор резюме; основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке с указанием полного официального наименования организации, периода времени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности); дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка); прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля); отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным); интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой

профессиональной деятельности соискателя позиции (содержание – на

усмотрение соискателя, раздел не является обязательным); иную вспомогательную информацию (на усмотрение соискателя); рекомендации (сведения о рекомендациях); дата написания резюме; подпись соискателя.

При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Слово резюме обычно не употребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют писать (печатать) заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.

Заголовок. Фамилия, имя, отчество размещаются посередине верхней строки листа. Ниже, у левой границы листа, следует расположить домашний адрес, телефон, адрес электронной почты (e-mail). У правой границы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в котором претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи.

Наименование вакансии. Наименование вакансии должно в точности совпадать с приведенным в источнике (объявлении). Например: Начальник отдела кадров. Программист – разработчик базового программного обеспечения (операционных систем).

Основной текст. Сведения об образовании и имеющемся опыте работы могут быть представлены в виде перечня или таблицы, в которых должны быть отражены сведения об организациях, в которых претендент работал (учился), сведения о должности, которую он занимал в той или иной организации. Например:

Полное официальное наименование места работы (учебы)	Период работы (обучения)	Полное официальное наименование должности (учебной специальности)
ОАО «Стройсервис» …	апрель 2007 – настоящее время …	менеджер по проектам …

 

Дополнительная информация. Указываются обзорные сведения об опыте внештатной работы, общественной деятельности, а также об основных мероприятиях по профессиональной переподготовке. Например: Во время учебы в институте средний коэффициент успеваемости составил 4,6 балла.

Прочая информация. Указываются конкретные сведения об имеющихся сопутствующих знаниях и навыках (владение иностранными языками, наличие опыта заграничных поездок, владение компьютером, навыки вождения автомобиля). Например: Свободно пишу и говорю по-английски, бегло читаю по-английски и по-французски.

Иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя,разделне является обязательным). Содержание раздела зависит от характера и некоторых специфических условий работы. Так, если по роду предполагаемой деятельности человеку придется работать ненормированный рабочий день или часто ездить в командировки, то можно указать, что соискатель не состоит в браке (не имеет детей дошкольного возраста). Физические данные в резюме обычно не указываются, однако они имеют существенное значение, например, для работы в службе охраны. И поэтому в резюме следует упомянуть о них.

Рекомендации (сведения о рекомендациях). При наличии письменных рекомендаций последние могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены». Имеющиеся письменные рекомендации являются приложениями к резюме, о чем необходимо упомянуть в примечании. Например: Приложение: рекомендация директора НИИ фармакологии Министерства здравоохранения РФ на двух листах.

Написание резюме в отличие от заполнения граф анкеты является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для создания этого документа.

Сопроводительное письмо. В последнее время при устройстве на работу все чаще запрашивают такой документ, как сопроводительное письмо, прилагаемое к резюме. Содержание этого письма составляет информация о фактах биографии претендента, его деловых навыках и человеческих качествах. По сути это та же информация, которая содержится и в резюме, но в отличие от формально-логического изложения, характерного для резюме, форма изложения в сопроводительном письме свободная. Автор этого документа преследует цель, продемонстрировав умение стройно и логично излагать мысли, убедить работодателя в том, что именно его кандидатура в наибольшей степени соответствует вакантной должности. В первых абзацах письма можно сообщить, из каких источников претендент узнал об объявлении вакансии; продемонстрировать осведомленность об успехах и достижениях фирмы, ее лидирующих позициях в определенной области. В основной части текста следует дать информацию о выполняемых обязанностях, личных заслугах и достижениях на предыдущих местах работы. При этом приводимые сведения желательно иллюстрировать цифровыми данными (увеличение прибыли на 15%, расширение клиентской базы в 1,5 раза). В последних абзацах можно сообщить о желании ответить на любые дополнительные вопросы при личной встрече, а также указать сроки готовности приступить к новым обязанностям.

Особенности электронного делового письма. Электронная почта – особый вид коммуникации, позволяющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени, что, безусловно, способствует повышению оперативности решения вопросов. Однако интенсификация общения приводит к сокращению времени, которое составитель тратит на языковое и стилистическое оформление письма. Кроме того, снижается формальность общения, оно приобретает полуофициальный характер, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов. Включение в тексты электронных писем разговорных и просторечных элементов (сбросьте (скиньте) файл; пришлите вордовский файл договора; Ну тогда ждем; а че их по сто раз согласовывать?; профессионализмов и жаргонизмов (тренинг по инвенту, прилагаю инфо для консультантов, десктоп), слов и выражений английского языка (Best Regards, Pardon), различных по сложности аббревиатур, заимствованных в первую очередь из английского языка: ID, ICQ, CD-RW, DSL, DVD; использование транслитерации (запись русскоязычных слов латинскими буквами) становится стилистической тенденцией электронного делового общения.

С точки зрения структуры электронные деловые письма почти ничем не отличаются от традиционных. Типовая структура делового электронного письма имеет следующий вид: 1. «Шапка», выполненная в соответствии с корпоративным стилем. 2. Приветствие. 3. Содержание, цель обращения.

4. Прощание. 5. Личная подпись с указанием контактов. 6. Ссылка на сайт компании. 7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма обязательно заполняются поля: «Тема» («Subject»); «Кому» («To»); «Важность письма» – при

необходимости. При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится электронный адрес получателя.

Правилами электронной переписки определяется объем делового письма: оно должно быть в два раза короче, чем письмо, написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую значительный объем, принято составлять краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформлять в виде вложения.

Специфические же особенности электронных деловых писем прежде всего связаны с этикетными элементами текста. В сети Интернет сложились определенные нормы общения, которые получили название «Сетикет» (Netiquette). Основу сетикета составляют те же правила, что и в других видах этикета: понятность изложения и соблюдение правил приличия при ведении диалога. Однако этикетные элементы электронного и бумажного делового письма различаются. Так, если в традиционном деловом письме функцию приветствия выполняет обращение, являющееся обязательным элементом послания, то в электронном письме можно опускать обращение и приветствие и сразу переходить к сути вопроса. В случае если письму нужно придать более официальный характер, используют следующую этикетную модель: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адресата», после которой чаще всего ставят запятую (в отличие от традиционного письма, в котором после обращения стоит восклицательный знак). Отличительной особенностью электронного делового общения является обращение к адресату по имени (в полной форме) вне зависимости от его ранга и должности. Эта тенденция получила свое распространение и в устной форме делового общения, прежде всего в сфере коммерческих отношений. В служебной переписке государственных служащих сохраняется норма обращения по имени-отчеству.

Практика электронной деловой переписки свидетельствует, что в настоящее время идет процесс формирования этикетных правил делового общения, отвечающих задачам электронной коммуникации.

 

Практикум

Задание 1. Проанализируйте приведенные ниже фрагменты распорядительных документов. Что общего в оформлении постановления, распоряжения, прика­за? Чем отличаются эти виды распорядительных документов?

ПРИКАЗ

Директора Института Минералогии

№20

г. Хабаровск

25 декабря 2011 г.

 

О материальном поощрении работников института

 

В соответствии с «Положением о материальном стимулирова­нии работников института...»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить денежную премию за 2011 г. следующим работ­никам:

........................Ф.И.О.

........................Ф.И.О.

........................Ф.И.О.

2. Произвести выплату премии в указанныхразмерах соглас­но приложениям 1 и 2 к настоящему приказу.

Приложение 1...............................................................

Приложение 2................................................................

 

Директор института

доктор геологических наук

профессор (подпись) И.О.Ф.

Глава Администрации Ростовской области

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

19.04.2011 №___ 165 _____ г. Ростов – на - Дону