О подготовке проекта договора

Об организации института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов­ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь­ку это выражение более уместно в юридической практике.

Заголовок кавычками не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на реги­страционный номер и дату документа».

Отметку о контроле за исполнением документа обознача­ют буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст — основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание — управленческое действие, решение. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таб­лицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Конста­тирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение ис­тории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигае­мого предложения — ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при необходимости уста­навливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, напри­мер:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред­лагаем Вам...

Во второй части формулируются предлагаемые или осуще­ствляемые действия, излагаются решения, распоряжения, вы­воды, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля­ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель­ным должностным лицам:

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин мэр!

Заключительная формула вежливости помещается на пра­вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения заключительная формула вежливо­сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением,

С глубоким уважением,

С пожеланиями успехов,

С наилучшими пожеланиями,

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же­лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко­личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Устав акционерного общества «Информтехника-

связь» на 8 л. в 1 экз.

2. Акт ревизионной комиссии на 2 л. в 1 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено­вание должности лица, подписавшего документ; личная под­пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Коммерческий директор (личная подпись) Е. Н. Маслов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова­тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж­ностей, например:

Генеральный директор(личная подпись) А.С. Мелехов

Главный бухгалтер(личная подпись) П.И. Горбунов

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фирмы Директор инвестиционного фонда

(личная подпись) В. М. Рыков (личная подпись) А. П. Миронов

При подписании совместного документа первый лист офор­мляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не дол­жности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Б.Д. Павлов

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Соколова

Личная подпись А.В. Красин

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛА­СОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, рас­шифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова­ния, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

(личная подпись) И.О.Ф.

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства образования Российской Федерации

от 05.06.2004 №430-162

Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшиф­ровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. На­пример:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Одинцов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют сле­дующим образом:

Замечания прилагаются