Должность ¾ это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью полномочий и ответственности работника, выполняемым им набором трудовых функций, связанных общей целью, реализующихся в соответствующих работах.
Каждая должность, входящая в состав структуры управления, обладает определенными функциями, которые возлагают необходимые для их реализации управленческие полномочия, определяют, чтό лицо, занимающее эту должность, имеет право и обязано делать.
Для обобщения картины распределения прав и ответственности в организации можно воспользоваться матрицей, рекомендуемой Л. Фаткиным и Д. Петросяном.
Для отдельного подразделения можно воспользоваться линейной картой распределения ответственности, рекомендуемой В. Чернышевым и А. Двининым.
Дополнительно можно оценить в баллах качество выполнения соответствующих функций и их важность для подразделения. Затем определяется разность полученных показателей, ранжируется в порядке возрастания. Метод помогает определить степень согласованности фактически выполняемых функций с должностными обязанностями и дает картину участия каждого должностного лица в осуществлении конкретных функций.
Для анализа положения дел необходимо определить среднюю разность и ее крайние величины. Минимальный разрыв укажет на благополучное ведение дел, максимальный ¾ на неблагополучное.
Персональное юридическое закрепление должности делает ее носителя должностным лицом, имеющим право совершать в пределах компетенции властные действия в сфере организационно-распорядительной и хозяйственной деятельности, влекущие правовые последствия (издавать и утверждать или регистрировать правовые акты, подписывать денежные документы, представительствовать и проч.).
Возможность распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами выражается в праве подписи должностным лицом соответствующих документов; содействовать, или препятствовать тем или иным действиям ¾ вправе визировать документ, подписываемый или утверждаемый руководством. Возможность предлагать собственные варианты действий и оценивать предложения других выражается в праве участвовать в разработке документа. Возможность должностного лица проверять, как реализуются отраженные в документе решения, выражается в предоставлении ему права контроля над ними.
Функции должности должны:
¨ соответствовать средним способностям и возможностям человека;
¨ быть разнообразными, нужными организации;
¨ четко формулироваться;
¨ органически сочетаться с функциями других должностей;
¨ позволять работнику планировать свои действия;
¨ давать возможность самовыражения.
Желательно иметь количественные критерии и показатели реализации каждой функции.
Все это:
¨ позволяет точно определить необходимую численность персонала;
¨ помогает уточнить границы полномочий и ответственности;
¨ облегчает подбор, оценку, расстановку, целевую подготовку и переподготовку кадров;
¨ создает благоприятные условия планирования работ и распределения задач, внедрения современных форм делопроизводства;
¨ ускоряет движение информации;
¨ дает возможность быстрее обнаруживать нарушения и ошибки;
¨ повышает самостоятельность людей, ослабляет тенденции к перестраховке;
¨ улучшает мотивацию, обеспечивает справедливое вознаграждение.
Любая должность имеет свое наименование, которое отражает содержание и характер работы. Это наименование состоит из базового элемента и дополнительных сведений о сфере деятельности, ее содержании, месте и времени осуществления, стоящих как до базового элемента, так и после него (например, «инженер-электрик», «мастер сборочного участка», «сменный администратор»); если же базовое наименование исчерпывает содержание функций, то используется только оно.
Когда должность замещается работником строго определенной специальности, их наименования могут сливаться (например, «экономист», а не «экономист-экономист»). В то же время если должность объединяет функции двух самостоятельных должностей, для нее применяется двойное наименование, причем на первое место ставится наименование базовой должности (скажем, «режиссер-постановщик»). В ряде случаев наименования должностей могут ранжироваться (например, «старший вице-президент», «второй помощник капитана»).
Для характеристики рабочих профессий используется Единый тарифно - квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники.
В них для каждой профессии и разряда перечисляются такие параметры, как:
¨ характеристика работ, содержащая перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения того или иного разряда;
¨ «должен уметь» отражает минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;
¨ примеры работы, наиболее характерные для него и этой профессии.
Кроме того, любой рабочий должен знать и уметь выполнять правила эксплуатации оборудования, ухода за ним, техники безопасности и предохранения от пожара.
Перечень должностей, подлежащих замещению специалистами с высшим и средним специальным образованием, называется номенклатурой должностей. Она определяет структуру специалистов по следующим показателям:
¨ наименование должностей;
¨ необходимое в данный период их количество;
¨ требуемый уровень образования (среднее специальное, высшее, научная квалификация);
¨ опыт, стаж замещающих их работников.
