Основные функции служб персонала

Сегодня главными задачами служб персонала являются:

1. Помощь администрации в формировании стратегии фирмы и организационных изменений, создании благоприятного морально-психологического климата, предотвращении или улаживании конфликтов и проч.

2. Участие в реализации политики социального партнерства.

3. Организация развития, переобучения и повышения квалификации персонала, стимулирование профессионального роста и творческой активности, обеспечение необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников.

4. Создание благоприятных условий труда для всех категорий персонала, поиск путей снижения травматизма, укрепления технологической и трудовой дисциплины.

5. Управление расходами на персонал (заработная плата, льготы и выплаты, программы социального развития), совершенствование механизма оплаты труда персонала, разработка программ его стимулирования.

6. Формирование и поддержание организационной культуры.

7. Сбор и обработка информации о рынках труда, определение наиболее эффективного способа комплектования персонала.

8. Анализ кадрового состава, прогнозирование и планирование потребности в персонале, составление штатных расписаний.

9. Организация набора, отбора, перемещения, увольнения работников, комплектование трудовых коллективов с учетом психофизиологической совместимости людей.

10. Изучение и оценка кадров руководителей, специалистов и представление администрации рекомендаций по замещению вакантных должностей теми или иными лицами с учетом их совместимости с окружающими.

11. Формирование оптимального управленческого аппарата, определение перспективной и текущей потребности в менеджерах; создание кадрового резерва и работа с ним по специальным программам.

12. Ведение делопроизводства и работа с кадровыми документами (карточки, анкеты, характеристики, справки, аттестационные материалы и проч.).

13. Участие в аттестации персонала и проведение мероприятий по ее итогам.

14. Организация помощи в решении личных проблем работников.

15. Заключение трудовых договоров, контроль за их исполнением, участие в ведении тарифных переговоров.

16. Помощь в планировании карьеры, контроль служебного продвижения работников.

17. Обеспечение оптимального распорядка дня, графиков работы, отпусков.

18. Изучение опыта работы с кадрами других организаций.

19. Контроллинг персонала, задачами которого являются:

¨ создание и анализ информационной базы по персоналу;

¨ изучение влияния распределения сотрудников по рабочим местам на результаты работы организации;

¨ оценка социальной и экономической эффективности применения различных методов управления;

¨ обеспечение условий для координации планирования персонала и других направлений деятельности организации и проч.

20. Кадровый консалтинг ¾ консультационные услуги, оказываемые руководителям по вопросам содержания, методов работы с персоналом, формирования философии, стратегии управления трудовыми ресурсами; определения потребности в кадрах, осуществления программ их поиска, отбора, подготовки и использования.

Консалтинг помогает также выявлять потребности разных категорий персонала в повышении квалификации, выгоды от обучения руководителей и специалистов на курсах, в школах бизнеса, возможности мотивации сотрудников, повышающих квалификацию; устранении препятствий повышения квалификации.

С помощью специалистов по консалтингу выясняются профессионально важные качества, которыми должны обладать лица, осуществляющие те или иные управленческие функции.

21. Кадровый маркетинг ¾ совокупность мероприятий:

¨ по оценке потребностей в персонале;

¨ изучению внутреннего и внешнего рынка труда и их сегментации (выделение различных категорий работников и реализация в отношении них специальных кадровых подходов), выбору источников покрытия потребностей;

¨ анализу ожиданий сотрудников в области служебных перемещений;

¨ распространению в рамках организации информации о вакансиях, возможностях повысить или изменить свою квалификацию.

22. Работа с посредническими фирмами по подбору кадров или лизингу персонала.Такие фирмы предоставляют временных и постоянных работников без установления отношений прямого найма.

При пользовании их услугами предприятия уменьшают численность штатов, сокращают налоги и административные расходы, что особенно выгодно для малых фирм. Если работники находятся в составе более крупной компании, то получают многие льготы, предоставляемые их персоналу.

На Западе для новых организаций целиком комплектуется готовый административный аппарат, что обеспечивает экономию на подготовке персонала, причем посредническая фирма гарантирует заказчику его качество.

23. Мониторинг ¾ постоянное специальное наблюдение в системе управления персоналом:

¨ за состоянием кадров, их динамикой, в том числе текучестью;

¨ наличием трудовых ресурсов;

¨ состоянием трудовой дисциплины, травматизма и проч.;

¨ процессами найма, обучения, повышения квалификации, продвижения, стимулирования;

¨ удовлетворенностью работой.

24. Реализация программ по укреплению связи с работниками. Например, американская программа«Говори!» предусматривает, что каждый сотрудник имеет право написать анонимное заявление и направить его через координатора тому руководителю, который занимается решением соответствующей проблемы, и в течение 10 дней получить ответ.

В рамках «политики открытых дверей» работники могут лично обращаться к администрации до тех пор, пока не получат удовлетворительного ответа на свои заявления.

«Собеседование через голову руководителя» предусматривает возможность беседы один раз в год с его начальником.

25. Внедрение автоматизированных систем управления (в России это «АСУ-кадры» и «Подготовка кадров») с целью максимально упростить процесс накопления и обработки информации о персонале (в том числе бухгалтерской и экономической), собираемой службами предприятия (для этого программные комплексы снабжены необходимыми типовыми документами).

Автоматизированные системы управления кадрами используются также для хранения необходимой личной информации о работниках, перемещениях, увольнениях. Они обеспечивают возможность получить достоверные сведения о каждом сотруднике, его качествах, отраженных в отдельных документах, облегчают оценку персонала.

26. Организационно-кадровый аудит, т. е. оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии.

Объектами кадрового аудита являются следующие процессы:

¨ планирование персонала;

¨ набор и отбор;

¨ оценка и аттестация;

¨ адаптация;

¨ обучение и развитие;

¨ подготовка резерва;

¨ социально-психологическая ситуация и проч.;

¨ структуры:

¨ миссия;

¨ культура;

¨ стадия жизненного цикла;

¨ управляемость;

¨ вовлеченность исполнителей в управление;

¨ кадровый потенциал:

¨ укомплектованность в целом и по подразделениям;

¨ соответствие уровня подготовки существующим требованиям;

¨ структура;

¨ организованность;

¨ инновационность;

¨ способность к обучению;

¨ решение межличностных проблем;

¨ работа с резервом.

По результатам кадрового аудита можно выявить:

¨ обеспеченность организации кадрами, их качество;

¨ степень управляемости персонала, связанные с ним проблемы;

¨ адекватность механизмов принятия решений по персоналу;

¨ тип организационной культуры;

¨ причины конфликтов;

¨ потребность в обучении;

¨ социально-психологический климат и т. п.

По данным обследований, в 95% российских фирм кадровые службы осуществляют отбор и наем персонала, в 90 ¾ определение заработной платы и прочих видов вознаграждений, в 75 ¾ контроль соблюдения техники безопасности, в 70 ¾ контроль социальных мероприятий, в 75% ¾ прогнозирование трудовых ресурсов.

Подводя итог, можно отметить, что основными группами функций современных кадровых служб являются: аналитическая, связанная с диагностикой кадрового состава, плановая, посредническая, развивающая, консультативная и социально-психологическая.

Понятно, что на разных стадиях жизненного цикла организации функции отдела кадров неодинаковы.

1. На стадии формирования организации кадровой службы как таковой еще нет, не выработаны принципы работы с персоналом, образцы документации, но кадровые мероприятия необходимы. К ним относятся проектирование организационной структуры, осуществление затрат на набор, подбор, обучение, оплата труда, формирование требований к будущим работникам, источники привлечения персонала и способы его адаптации.

2. На стадии интенсивного роста в задачи кадровой службы входят привлечение нового персонала и развитие корпоративной культуры. На работу приглашаются сотрудники, способные воспринимать эту культуру; правила и нормы поведения.

3. На стадии стабилизации главное в деятельности кадровой службы ¾ оценка персонала, поиск резервов, планирование карьеры, решение вопросов о том, действовать прежними методами или перестраиваться.

4. На стадии кризиса важную роль играет диагностика кадрового потенциала, при необходимости организация сокращения персонала. Это позволяет решить проблемы рассогласования фактического и требуемого уровня профессиональной подготовки, несоответствие правил внутриорганизационной жизни требованиям.