Шесть небольших действий
Для того чтобы быстро и успешно справляться с потоком бумаг и
документов, советую вам ежедневно тезисно повторять для себя все
нижеприведенные правила.
1. Сосредоточьтесь. Уберите со своего стола все, за исключени-
ем бумаг, с которыми еще не работали.
2. Рассортируйте. Внимательно, но быстро просмотрите бумаги
и разложите их по трем стопкам: «Срочно» («С»), «Не срочно»
(«НС»), «Может быть» («МБ»).
В первую стопку «С» сложите те, что требуют немедленного рас-
смотрения.
Во вторую стопку «НС» поместите бумаги, решение по которым
необязательно принимать именно сегодня.
Наконец в стопку «МБ» сложите бумаги, которые затрудняетесь
распределить, в первую или во вторую
3. Выбросьте. В процессе сортировки сразу выбрасывайте те бу-
маги, по которым вы не должны ничего предпринимать. Не оставляй-
те их для дальнейшего рассмотрения Раз уж вы намерены научиться
работать с документами самым рациональным образом, то будьте
безжалостны и избавляйтесь от всего лишнего наиболее простым спо-
собом.
4. Проанализируйте. Быстро распределив все ваши бумаги по
трем стопкам, взгляните на только что проделанную вами работу. В
какую из стопок отправилась большая часть бумаг?
Если самой большой оказалась стопка «С», то просмотрите ее
еще раз. Однако теперь посмотрите на каждый документ с иной точки
зрения: что может произойти, если вы забудете о нем до завтра. Буде-
те ли вы уволены? Потеряете ли выгодный заказ? А может быть, в
этом случае рухнет вся национальная экономика? Иными словами,
определите, что действительно срочно, а что — нет.
После второго просмотра стопка «С», скорее всего, значительно
похудеет и будет содержать не более десятка дел.
Теперь просмотрите ее же, но в третий раз. На этот раз изучите
каждое дело достаточно пристально, чтобы определить: а) не можете
ли вы решить его прямо сейчас, поскольку располагаете всей необхо-
димой информацией, или б) прежде вы должны еще кое-что уточнить
в других местах.
605 
Неумение правильно использовать время губительно для вашей карьеры
Если предварительно вам потребуется дополнительная информа-
ция, постарайтесь оценить, сколько времени займет ее поиск. В ре-
зультате вы можете прийти к выводу, что дело это не просто срочное,
а чрезвычайно срочное.
Если же самой высокой оказалась стопка «НС», то это очень хо-
роший признак, свидетельствующий о том, что данная процедура
действительно вам помогает. Отложите пока эту стопку в сторону и
займитесь рассмотрением наиболее срочных дел.
Если самая большая из ваших трех стопок та, что мы обозначили
как «МБ», то, возможно, причиной накопления множества бумаг яв-
ляется ваша неготовность принимать решения. Может быть, вы чем-
то сильно обеспокоены, физически и эмоционально истощены? Вы не
больны? Быть может, что-то вас угнетает?
Если вы ответите положительно хотя бы на один из этих вопро-
сов, то проблема состоит не в вашем неумении работать с бумагами.
Чтобы иметь полную возможность заниматься делами, связанными с
работой, вы должны решить или хотя бы уладить свои личные непри-
ятности или поправить здоровье.
Если же вы отвечаете отрицательно на все поставленные вопро-
сы, то еще раз просмотрите стопку «МБ» и разложите полностью ее
содержимое по папкам «С» и «НС».
5. Выделите наиболее важное дело. Разделите оставшиеся в
стопке «С» документы на три части: А (наиболее срочные), Б (менее
срочные) и В (не уверен). Затем те, что попали в пачку В разложите
по пачкам А и Б.
К чему заниматься таким двухэтапным процессом, спросите вы.
Если вы считаете, что по-другому у вас получится быстрее, то
раскладывать бумаги в два этапа, конечно, не обязательно. Дело в
том, что двухэтапный процесс позволяет вам отложить на какое-то
время принятие решения относительно сомнительных пунктов, пока,
вновь перебирая срочные дела, вы не оцените действительную: их не-
отложность. Многие полагают, что решение вопроса в два этапа дей-
ствительно позволяет сэкономить время по сравнению с вариантом,
когда вы, не раздумывая, разложили бы срочные дела по пачкам А и
Б.
Продолжайте раскладывать свои срочные дела по трем пачкам с
последующей пересортировкой до тех пор, пока не выделите единст-
венное самое важное дело (СВД), которым сейчас и займетесь.
606
Неумение правильно использовать время губительно для вашей карьеры
6. Подготовьте место и принимайтесь за работу. Уберите со
своего стола все, что не пригодится для выполнения СВД. Вплотную
займитесь этим делом и доведите его до логического конца.
Время от времени вас будут отрывать от работы телефонные
звонки, люди станут подходить к вашему столу и отвлекать вас. Ре-
шайте вопросы с ними как можно быстрее и делайте свое дело с пре-
дельной сосредоточенностью, пока сами не решите перейти к чему-то
другому.
Задания, которые вам будут давать между делом, или вопросы,
которые будут параллельно с выполнением срочного дела всплывать
у вас в памяти, заносите на отдельные карточки или в специальный
блокнот. Не позволяйте ничему и никому надолго оторвать вас от
стоящей перед вами в настоящий момент первоочередной задачи.
