Разрешение проблемы предполагает

Шесть небольших действий

Для того чтобы быстро и успешно справляться с потоком бумаг и

документов, советую вам ежедневно тезисно повторять для себя все

нижеприведенные правила.

1. Сосредоточьтесь. Уберите со своего стола все, за исключени-

ем бумаг, с которыми еще не работали.

2. Рассортируйте. Внимательно, но быстро просмотрите бумаги

и разложите их по трем стопкам: «Срочно» («С»), «Не срочно»

(«НС»), «Может быть» («МБ»).

В первую стопку «С» сложите те, что требуют немедленного рас-

смотрения.

Во вторую стопку «НС» поместите бумаги, решение по которым

необязательно принимать именно сегодня.

Наконец в стопку «МБ» сложите бумаги, которые затрудняетесь

распределить, в первую или во вторую

3. Выбросьте. В процессе сортировки сразу выбрасывайте те бу-

маги, по которым вы не должны ничего предпринимать. Не оставляй-

те их для дальнейшего рассмотрения Раз уж вы намерены научиться

работать с документами самым рациональным образом, то будьте

безжалостны и избавляйтесь от всего лишнего наиболее простым спо-

собом.

4. Проанализируйте. Быстро распределив все ваши бумаги по

трем стопкам, взгляните на только что проделанную вами работу. В

какую из стопок отправилась большая часть бумаг?

Если самой большой оказалась стопка «С», то просмотрите ее

еще раз. Однако теперь посмотрите на каждый документ с иной точки

зрения: что может произойти, если вы забудете о нем до завтра. Буде-

те ли вы уволены? Потеряете ли выгодный заказ? А может быть, в

этом случае рухнет вся национальная экономика? Иными словами,

определите, что действительно срочно, а что — нет.

После второго просмотра стопка «С», скорее всего, значительно

похудеет и будет содержать не более десятка дел.

Теперь просмотрите ее же, но в третий раз. На этот раз изучите

каждое дело достаточно пристально, чтобы определить: а) не можете

ли вы решить его прямо сейчас, поскольку располагаете всей необхо-

димой информацией, или б) прежде вы должны еще кое-что уточнить

в других местах.

 

605

 

 

Неумение правильно использовать время губительно для вашей карьеры

 

Если предварительно вам потребуется дополнительная информа-

ция, постарайтесь оценить, сколько времени займет ее поиск. В ре-

зультате вы можете прийти к выводу, что дело это не просто срочное,

а чрезвычайно срочное.

Если же самой высокой оказалась стопка «НС», то это очень хо-

роший признак, свидетельствующий о том, что данная процедура

действительно вам помогает. Отложите пока эту стопку в сторону и

займитесь рассмотрением наиболее срочных дел.

Если самая большая из ваших трех стопок та, что мы обозначили

как «МБ», то, возможно, причиной накопления множества бумаг яв-

ляется ваша неготовность принимать решения. Может быть, вы чем-

то сильно обеспокоены, физически и эмоционально истощены? Вы не

больны? Быть может, что-то вас угнетает?

Если вы ответите положительно хотя бы на один из этих вопро-

сов, то проблема состоит не в вашем неумении работать с бумагами.

Чтобы иметь полную возможность заниматься делами, связанными с

работой, вы должны решить или хотя бы уладить свои личные непри-

ятности или поправить здоровье.

Если же вы отвечаете отрицательно на все поставленные вопро-

сы, то еще раз просмотрите стопку «МБ» и разложите полностью ее

содержимое по папкам «С» и «НС».

5. Выделите наиболее важное дело. Разделите оставшиеся в

стопке «С» документы на три части: А (наиболее срочные), Б (менее

срочные) и В (не уверен). Затем те, что попали в пачку В разложите

по пачкам А и Б.

К чему заниматься таким двухэтапным процессом, спросите вы.

Если вы считаете, что по-другому у вас получится быстрее, то

раскладывать бумаги в два этапа, конечно, не обязательно. Дело в

том, что двухэтапный процесс позволяет вам отложить на какое-то

время принятие решения относительно сомнительных пунктов, пока,

вновь перебирая срочные дела, вы не оцените действительную: их не-

отложность. Многие полагают, что решение вопроса в два этапа дей-

ствительно позволяет сэкономить время по сравнению с вариантом,

когда вы, не раздумывая, разложили бы срочные дела по пачкам А и

Б.

Продолжайте раскладывать свои срочные дела по трем пачкам с

последующей пересортировкой до тех пор, пока не выделите единст-

венное самое важное дело (СВД), которым сейчас и займетесь.

 

 

606

 

 

Неумение правильно использовать время губительно для вашей карьеры

 

6. Подготовьте место и принимайтесь за работу. Уберите со

своего стола все, что не пригодится для выполнения СВД. Вплотную

займитесь этим делом и доведите его до логического конца.

Время от времени вас будут отрывать от работы телефонные

звонки, люди станут подходить к вашему столу и отвлекать вас. Ре-

шайте вопросы с ними как можно быстрее и делайте свое дело с пре-

дельной сосредоточенностью, пока сами не решите перейти к чему-то

другому.

Задания, которые вам будут давать между делом, или вопросы,

которые будут параллельно с выполнением срочного дела всплывать

у вас в памяти, заносите на отдельные карточки или в специальный

блокнот. Не позволяйте ничему и никому надолго оторвать вас от

стоящей перед вами в настоящий момент первоочередной задачи.