Своевременная работа с документами

Вот несколько советов относительно работы с документами.

1. Если вы должны что-то сделать, то делайте это сразу. Если вы

проработаете документ немедленно, то вам не придется больше к не-

му возвращаться. Идеальным вариантом было бы держать его в руках

только один раз.

2. Если бумага не стоит вашего внимания, то выбросьте ее не-

медленно. Не накапливайте вороха ненужных бумаг, так как чем

дольше они ждут на вашем столе решения своей судьбы, тем внуши-

тельнее и безнадежнее становится растущая кипа незавершенных дел.

3. Разработайте двойной стандарт по тщательности обработки

документов. Когда речь в документе идет о крупных суммах, будьте

предельно внимательны. Если же в документе крупные суммы не фи-

гурируют, то быстро, но внимательно с ним разберитесь.

Мастер в своей профессии понимает, что он сам должен работать

подобно небольшой компании. Характер работы в торговом бизнесе

таков, что вы работаете сами на себя. И действительно, многие торго-

вые агенты обладают даже большей свободой, чем та, которую могут

себе позволить большинство владельцев мелкого бизнеса.

Поскольку в торговом бизнесе мы относительно свободны в сво-

ем выборе, что, когда и как делать, то многим из нас недостает само-

дисциплины. Вы сможете зарабатывать вдвое больше денег за мень-

ший период времени, если сумеете заставить себя работать система-

 

 

603

 

 

Неумение правильно использовать время губительно для вашей карьеры

 

тически, возложите на себя обязанность всегда оставаться на высоте

положения и будете прилагать для этого максимум усилий.

Компания может обеспечить вас надежной системой прохожде-

ния и обработки документации, но если работа в рамках этой системы

требует от вас слишком больших затрат времени, то, по-видимому,

она того не стоит. Неизменно руководствуйтесь правилом: чем про-

ще, тем лучше.

Для большинства торговых агентов бумажная работа неприятна и

тягостна, но если не организовать ее и пустить на самотек, то и денег

у вас не будет.

Проконсультируйтесь по поводу необходимой процедуры обра-

ботки документов у своего менеджера. При этом вам наверняка ска-

жут, что в то время как большая часть бумаг поступает от наиболее

преуспевающей трети торгового персонала, все же основную голов-

ную, боль составляют документы, оформленные наименее продук-

тивными продавцами.

Почему так происходит? Да потому, что слабые работники столь

же небрежно относятся к оформлению документов, как и к остальным

своим функциям, тогда как лучшие из торговых агентов стараются

избавить себя от необходимости давать объяснения по поводу невра-

зумительности или неаккуратности исполнения представленных ими

бумаг. Они стараются сразу составлять их надлежащим образом.

Иными словами, лучшие работники смогли свести до минимума по-

тери времени, связанные с бумажной работой, смогли организовать

эту работу наиболее рационально.

Первое условие быстрой обработки документов — это ясность и

четкость их оформления. Выработайте у себя быстрый и разборчивый

почерк, в противном случае — печатайте свои заказы и спецификации

на машинке или компьютере.

Лучшие работники стараются не вызывать недовольство клиен-

тов дорогостоящими задержками поставки или другими причинами,

вызванными с простой небрежностью в оформлении заказов. Они не

пренебрегают двойной перепроверкой правильности и четкости

оформления коммерческих бумаг.

 

604

 

 

Неумение правильно использовать время губительно для вашей карьеры