В соответствии с действующими нормативными документами осуществление кассовых операций возложено на кассира, несущего материальную ответственность за сохранность доверенных ему средств. Кассир как материально ответственное лицо обязан выполнять действующее положение по производству кассовых операций. Ему запрещается разрешать доступ в помещение кассы лицам, не связанным с ее работой. По окончании рабочего дня все ценности должны быть убраны в сейф, а последние — опечатаны сургучной печатью.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.
Не реже одного раза в месяц должна производиться проверка кассы и кассовых операций, особенность которой состоит в сплошном ее осуществлении. Проверка заключается в полном пересчете всех наличных денег, марок и других денежных бумаг. Важнейшим условием успешного проведения проверки кассы является ее внезапность. При осуществлении документальной проверки кассы вышестоящей организацией проверяется и соблюдение кассовой дисциплины. Такую проверку осуществляют также и работники аудиторских фирм.
Проверка наличных денег в кассе осуществляется в присутствии главного бухгалтера и кассира. Результаты пересчета наличных денег отражают в описи по каждой купюре. Фактическое наличие денег и денежных документов сверяют с данными учета. Результаты проверки оформляются актом. Если при проверке кассы обнаружена недостача, то она может быть списана двумя способами.
Если виноват кассир, то недостача денег в кассе возмещается за его счет. Сначала списывается недостача по кассе (кредит счета 50 «Касса», дебет счета 94 «Недостача и потери от порчи ценностей»), а затем сумма недостачи списывается на виновное лицо (дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»). Если виновное лицо не обнаружено, сумма недостачи относится на финансовые результаты (дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). Излишки денег в кассе нужно оприходовать: дебет счета 50 «Касса», кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Периодически проверку соблюдения организациями правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью осуществляют банки. Представитель банка проверяет:
• полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке;
• целевое использование полученных в банке денежных средств;
• соблюдение лимитов хранения денежных средств в кассе;
• осуществление расчетов наличности за товары и услуги с юридическими лицами.
При обнаружении нарушений банки должны поставить в известность налоговые органы. Налоговые органы к хозяйствующим субъектам, допустившим нарушения порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяют меры финансовой ответственности. Руководители организаций, допустившие указанные нарушения, подвергаются административному штрафу.
Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия предприятия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег. Результаты инвентаризации оформляют «Актом о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. №132. Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир - операционист (продавец, официант, приемщик заказов) – в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у МОЛ, принявшего денежные средства на ответственное хранение. Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.
Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50 «Касса» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»).
Недостачу относят на виновное лицо (дебет счета 94, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счета 50,70, кредит субсчета 73-2).
Вскрыть различные злоупотребления помогает проверка кассовых операций. Она проводится путем контроля (проверки) правильности, своевременности, полноты записей в регистрах по учету кассовых операций, сличения их данных с данными первичных документов. Для проверки привлекаются данные проверок других участков.
Периодически проверку соблюдения организациями правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью осуществляют банки. Представитель банка проверяет:
- полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке;
- целевое использование полученных в банке денежных средств;
- соблюдение лимитов хранения денежных средств в кассе;
- осуществление расчетов наличности за товары и услуги с юридическими лицами.
При обнаружении нарушений банки должны поставить в известность налоговые органы. Налоговые органы к хозяйствующим субъектам, допустившим нарушения порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяют меры финансовой ответственности. Руководители организаций, допустивших указанные нарушения, подвергаются административному штрафу.
