Денежная наличность и другие ценности банка должны храниться в кладовой под ответственностью уполномоченных лиц.
Внутри кладовой денежная наличность и другие ценности могут храниться в сейфах, металлических шкафах или на металлических стеллажах, в контейнерах при условии, если такие стеллажи (контейнеры) имеют решетки и запираются на замок.
В кладовой должны раздельно храниться:
- белорусские рубли;
- иностранная валюта, платежные документы в иностранной валюте;
- драгоценные металлы;
- прочие ценности.
Годная денежная наличность в белорусских рублях, находящаяся в кладовой, должна храниться отдельно от ветхой.
Ценности, принятые на банковское хранение, а также разные документы и ценности, учитываемые на внебалансовых счетах, хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты - в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык - 3-й экземпляр комплекта внебалансового ордера.
Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, а также по выпускам и достоинствам (в случае их наличия).
Все бланки строгой отчетности хранятся упакованными по их видам в пачки.
Денежная наличность и другие ценности могут выноситься из кладовой для осуществления операций по их обработке и ревизии только в помещение касс.
Выдача ценностей из кладовой осуществляется под расписку в книге учета принятых и выданных ценностей заведующего операционной кассой.
Денежная наличность и другие ценности, находящиеся в кладовой операционной кассы, учитываются в книгах учета денежной наличности и других ценностей. Листы в указанных книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы. Последний лист этих книг должен быть подписан должностными лицами банка и скреплен печатью банка. Данные книги в течение рабочего дня хранятся у заведующего операционной кассой, а по окончании рабочего дня - в кладовой.
В книгах учета денежной наличности и других ценностей в белорусских рублях, а также иностранной валюты, платежных документов и других ценностей в иностранной валюте, находящихся в кладовой, производятся записи общих остатков ценностей по каждому счету на каждый банковский день до закрытия кладовой.
Наличная иностранная валюта учитывается по каждому наименованию валюты с указанием общей суммы остатка по данному наименованию валюты, а платежные документы - по их видам и наименованиям валют.
Ревизия ценностей операционной кассы, находящихся в кладовой и кассах банков Республики Беларусь, и проверка порядка их хранения производятся:
- ежегодно по состоянию на 1 января нового года;
- не реже одного раза в квартал (внезапная ревизия);
- при смене руководителя банка, главного бухгалтера и лиц, ответственных за сохранность ценностей;
- при временной смене лиц, ответственных за сохранность ценностей;
- в других случаях - по распоряжениям руководителя головного учреждения банка.
Ревизия ценностей производится составом лиц не менее 3 человек, назначаемых приказом руководителя банка.
К проведению ревизии ценностей привлекаются подготовленные работники, не связанные с выполнением операций с ценностями, от которых приняты зачеты по знанию нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь по кассовой работе, а также подписавшие письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны, связанной с осуществлением кассовых операций банка, расположением кладовой и организацией хранения ценностей.
Ответственность за правильную организацию и выполнение установленных правил проведения ревизий ценностей несут как руководитель банка, назначивший ревизию, так и руководитель ревизии.
Руководитель банка должен планировать проведение ежеквартальных ревизий ценностей таким образом, чтобы соблюдался фактор внезапности.
Ежеквартальная ревизия ценностей операционной кассы может не производиться в следующих случаях:
- когда в данном квартале в банке была произведена ревизия ценностей работниками головного учреждения банка;
- когда в данном квартале в банке была уже произведена ревизия ценностей при смене руководителя, главного бухгалтера или лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Разрыв во времени между ревизиями ценностей операционной кассы не должен превышать трех месяцев.
Ревизия ценностей операционной кассы производится в присутствии лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Проводимые ревизии ценностей не должны нарушать обычного хода операций банков.
Приступив к ревизии ценностей, ее руководитель:
- опечатывает своей печатью (одноразовым пломбирующим материалом) все хранилища, находящиеся в кассовом помещении, независимо от наличия в них ценностей на момент начала ревизии;
- берет под свой контроль все ценности операционной кассы;
- выясняет, не имеется ли денежной наличности и других ценностей, а также сумок с проинкассированной денежной выручкой, валютными и другими ценностями в вечерней кассе и под ответственностью инкассаторов (кассиров), и при наличии - производит их обревизование наряду с другими ценностями.
До полного обревизования всех ценностей доступ лиц, ответственных за сохранность ценностей, в кладовую разрешается лишь в присутствии руководителя ревизии, причем вложение или изъятие ценностей в этот период производится под его контролем.
Ревизия ценностей операционной кассы, находящихся в кладовой, производится в следующем порядке:
- банкноты и монета как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте проверяются членами комиссии по пачкам, корешкам и надписям на накладках, ярлыках, прикрепленных к мешкам (сумкам), а не упакованные установленным порядком в пачки (мешки) - полистно (поштучно);
- предварительно подготовленная денежная наличность, упакованная в мешки (сумки), проверяется по надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам (сумкам);
- бланки строгой отчетности, упакованные по видам ценностей в пачки, проверяются по надписям верхних накладок пачек;
- ценные бумаги и бланки ценных бумаг, упакованные по их видам в пачки, проверяются по надписям на верхних накладках пачек;
- драгоценные металлы проверяются в порядке, установленном нормативным правовым актом Национального банка Республики Беларусь по операциям с драгоценными металлами;
- все другие ценности проверяются по их номинальной или условной оценке полистно (поштучно).
В случае обнаружения недостачи или излишка денежной наличности все пачки (мешки, сумки), сформированные кассиром, у которого обнаружена недостача или излишек, подлежат полистному (поштучному) пересчету не позднее трех рабочих дней.
При обнаружении излишков денежной наличности независимо от суммы, а также недостач денежной наличности в размере до 10 базовых величин составляется акт в двух экземплярах, первый из которых остается при кассовом ордере, а второй помещается в дело с документами о просчетах кассиров или высылается вместе с упаковочным материалом в банк, формировавший ценности.
При недостаче денежной наличности в размере от 10 базовых величин и выше акт составляется в трех экземплярах, первый - остается при кассовом ордере, второй - отсылается в головное учреждение банка, а третий - направляется в дело с документами о просчетах кассиров или высылается вместе с упаковочным материалом в банк, формировавший ценности.
Обнаруженные излишки денежной наличности приходуются по кассе и относятся на соответствующий счет:
Дебет 1010, кредит 8399 «Прочие операционные доходы».
Все недостачи денежной наличности независимо от суммы списываются в расход по кассе и записываются на соответствующий счет по лицевому счету кассира, у которого обнаружена недостача, и учитываются на этом счете до полного их погашения:
Дебет 6570 "Расчеты с прочими дебиторами" (по лицевому счету кассира);
Кредит 1010 – на сумму недостачи.
Поступление денежных средств в возмещение причиненного ущерба: Дебет 1010, Кредит 6570.
[1] На сумки с валютными и другими ценностями составляется отдельный журнал учета принятых сумок (мешков) с ценностями и порожних сумок в двух экземплярах
