Правила выдачи денежных средств под отчет и оплаты расходов по командировкам. Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.

Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В течение 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Под отчет суммы выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.

Субъекты хозяйствования, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, в размере и на сроки, определяемые руководителями, но не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка на сроки:

- не более трех рабочих дней — на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения организации, предпринимателя;

- не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места расположения организации, предпринимателя;

- до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования организации, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверении, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью.

Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. Об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.

Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций) и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов, без представления подтверждающих документов — по нормам, утвержденным Министерством финансов РБ. Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стоимость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70 % от установленной нормы.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированным работникам лишь в случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи и комиссионный сбор). Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездахпостельными принадлежностями возмещаются без представления подтверждающих документов.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов РБ.

Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером и руководителем организации. Бухгалтер против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета.

В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 по своей структуре активно-пассивный. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сальдо – сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса. По дебету счета отражается дебиторская задолженность подотчетного лица перед организацией по выданному авансу, а по кредиту – ее списание.

Аналитический учет ведут по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на основании кассовых отчетов и авансовых отчетов. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

Бухгалтерские записи по выдаче и возврату подотчетных сумм:

1. Выданы деньги под отчет из кассы Д-т 71 К-т 50

2. Возвращены не использованные подотчетные суммы в кассу Д-т 50 К-т 71

3.Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Д-т сч. 10 "Материалы" — на стоимость приобретения через подотчетных лиц материальных ценностей, а также расходы, связанные с их приобретением;

Д-т сч. 20 "Основное производство"— на суммы расходов, связанных с производством продукции, обслуживанием производства и др.;

Д-т сч. 44 "Расходы на реализацию" — на суммы расходов по командировкам работников, сопровождающих отгруженную покупателям продукцию (если такие расходы, согласно договорным обязательствам, не возмещаются покупателями), по организации рекламы, участию в выставках, ярмарках и других мероприятиях, связанных со сбытовой деятельностью;

Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — на удержание невозвращенного остатка подотчетных сумм в пределах, разрешенных законодательством; выдачу заработной платы по трудовому соглашению из подотчетных сумм за выполнение погрузочных, транспортных и других работ по месту командировки работника организации;

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — на суммы невозвращенного остатка аванса, а также суммы, подлежащие удержанию по исполнительному листу.