Этапы процедуры контроля

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль – это непрерывный процесс, совпадающий в своём развитии с производственным циклом.

В процедуре контроля есть три чётко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий (Рис. 29).

1. Установление стандартов. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должны быть выполнены работы, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объём продаж, стоимость материалов, так как они поддаются количественному измерению.

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе определяется масштаб допустимых отклонений, измерение результатов, передача информации и её оценка. В соответствии с принципом исключения, только, существенные отклонения от заданных стандартов должны вызвать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой:

- измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Система измерения должны соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю;

- передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя, доводится до сведения ответственных за участок. Должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять;

- оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

3. Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт:

- ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего на предпринимать;

- устранить отклонения путём улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствование функций управления или технологических процессов;

- пересмотр стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Контроль необходим для борьбы с неопределённой ситуацией как внутренней и так внешней. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Контроль необходим и для поддержания успеха. Контроль эффективен тогда, когда он всеобъемлющ.

Для того, чтобы повысить надёжность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.