В западноевропейском и русском дореволюционном архивном деле организация материалов в пределах архивных фондов осуществлялась на основе так называемого «регистратурпринципа». Этот принцип, утвердившийся в голландских и немецких архивах в конце XIX в., по сути представлял собой вариант принципа происхождения («провениенцпринципа»). Основным требованием регистратурпринципа являлось требование сохранять в неприкосновенности организацию документов, принятую в регистратуре (в архиве учреждения).
В то же время некоторые западные архивисты высказывались в пользу классификации документов внутри фондов по предметно-тематическим или другим логическим схемам. Однако практика организации документов при помощи логических схем показала, что это ведет к нарушению единства исторических связей, существовавших между документами.
В советском архивоведении организация документов архивного фонда строилась таким образом, чтобы наиболее точно сохранить исторически сложившуюся структуру фондообразователя, а также наиболее полно отразить характер его деятельности, состав и содержание документации.
Сложившиеся в советский период традиции по организации документов архивного фонда были унаследованы современным отечественным архивоведением. Вместе с тем достаточно широко применяются и предметно-тематические схемы классификации, которые, казалось бы, были отвергнуты отечественными архивистами в советский период.
Наименьшей классификационной единицей в пределах архивного фонда является физически обособленная единица хранения, которая может состоять из совокупности документов, объединенных по каким-либо общим признакам, или из одного документа. Всовременной архивной практике единицей хранения письменных документов является дело.
В более узком значении дело понимается как совокупность документов (или документ), относящаяся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенная в отдельную папку (обложку). В обоих значениях дело является единицей классификации и учета архивных документов.
Процесс формирования архивных дел включает в себя несколько основных этапов:
Первый этап связан с процессом делопроизводства. В ходе этого этапа документы формируются в единицы хранения (дела) в соответствии с номенклатурой дел.
Второй этап осуществляется в рамках архива учреждения. В архиве учреждения дела, передаваемые для хранения в архив учреждения, разделяются на материалы постоянного и долговременного хранения. Эти группы материалов учитываются в отдельных описях и хранятся в архиве учреждения обособленно, хотя и являются органическими частями его документального фонда. Кроме того, в архиве учреждения документальный фонд освобождают от дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и приводят в определенную систему дела, подлежащие передаче в государственный архив.
Третий этап проводится в рамках государственных архивов. В государственных архивах проводится заключительная работа по классификации документов архивного фонда, которая включает в себя две последовательные стадии:
· создания групп единиц хранения, родственных по содержанию, авторству, времени, делопроизводственной форме или другим признакам;
· расположения в фонде полученных групп и единиц хранения в пределах самых мелких групп.
