Классификация документов в пределах архивов

Советские архивоведы полагали, что научная организация документов обеспечивается не только их классификацией в пределах Государственного архивного фонда СССР в целом, но и классификацией в пределах каждого архива. Подобная классификация до сих пор активно применяется в современных российских архивах.

Под классификацией документов в пределах архивов понимается их группировка по архивным фондам и комплексам архивных фондов. Эта работа связана с комплектованием архивов документами, с правильной постановкой их хранения и учета и созданием научно-справочного аппарата для достижения всестороннего использования документации.

В период зарождения архивного дела в России отечественные исследователи не ставили теоретически обоснованных положений по классификации документов в пределах архивов, однако многие из них, в частности Д. Я. Самоквасов, считали наиболее правильной организацию материалов по исторически сложившимся комплексам документов — архивным фондам.

Одним из первых отечественных исследователей, сформулировавшим определение понятия «архивный фонд» был А. П. Воронов, который толковал понятие архивного фонда как совокупность документов, являющихся собственностью какого-либо учреждения, корпорации, фамилии (семьи) или лица. Наряду с критерием собственности использовались и другие возможные подходы к классификации по фондам, а именно: по отраслям, темам, видам документов. Примером подобного рода являлось распределение всех документов Военно-ученого архива по 33-м разрядам, созданным по тематическому и номинальному признакам (материалы по истории вообще, материалы по истории войн, мирное время в войсках, теория военного искусства, статистические сведения и т. д.).

Классификация документов в соответствии с подобными логическими схемами носила формальный характер и приводила к разрушению архивных фондов. Именно поэтому в советском архивоведении она получила название формально-логической классификации.

Наибольшее распространение в архивах России и европейских государств в XIX в. получила группировка материалов по фондам. Она осуществлялась на основе принципа происхождения документов («провениенцпринципа»), основным требованием которого было сохранить целостность архивного фонда.

В настоящий момент в практике зарубежных архивов имеет место создание смешанных фондов (из материалов учреждения и его предшественника), групп фондов (из материалов мелких учреждений с однородными функциями) и т. д.

В архивах СССР (и в современных отечественных архивах) в основу научной организации документов был положен принцип историзма. Принцип историзма находит свое проявление в уточнении состава материалов конкретного архивного фонда с целью изъятия из него документации других фондов. Только в необходимых случаях отечественные архивисты прибегают к организации объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

Работа по классификации проводится в основном в отношении документов, впервые поступающих на государственное хранение. В некоторых случаях она может осуществляться и в отношении материалов, уже находящихся на хранении в архиве, например, с целью исправления допущенных ранее, при организации фондов, ошибок или с целью создания более удобной и целесообразной формы организации материалов. Классификация документов по фондам может осуществляться и в ходе переработки или усовершенствования архивных справочников.

 

4.3.1. Понятие «архивный фонд»

Архивным фондом называется принятый на государственное хранение комплекс документов, имеющих между собой исторические и (или) логические связи (это родовое понятие архивного фонда).

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей, распространяемой на все комплексы документов, находящиеся в архивах, независимо от способа и техники их создания.

Выделяется несколько разновидностей архивного фонда:

· архивный фонд учреждения (предприятия, организации, отдельного лица);

· объединенный архивный фонд;

· архивная коллекция;

· комплекс научно-технической документации.

В традиционном понимании архивный фонд – этокомплекс документов, образовавшихся в деятельности определенного учреждения, организации, предприятия или лица.

В связи с тем, что с начала 1950-х гг. значительно усилился приток документов в архивы, а с середины 60-х гг. увеличилось поступление новых материалов (научно-технической документации, кинофотодокументов, звукозаписей, перфокарт, перфолент и т.д.), потребовалось расширить понятие «архивный фонд». Данный шаг преследовал цель унифицировать классификацию документов в архивах, создать единую систему учета различных документов в составе ГАФ СССР (а позднее и Архивного фонда РФ), а также осуществлять более строгий отбор документов на государственное хранение.

В настоящее время в отечественном архивном деле проблема соотношения исторического и логического методов при организации различных архивных комплексов решается следующим образом: при пофондовой организации текстовых документов на бумажной основе преобладает применение исторического подхода к документации, а для документов на других материальных носителях—логического метода.

В процессе образования архивных фондов достаточно условно можно выделить несколько основных этапов:

Первый этап, в ходе которого образуются документы, отражающие текущую деятельность фондообразователей. Фондообразователи – это учреждения, организации, предприятия, войсковые части, отдельные лица и т.д., в деятельности которых образуются документы.

Второй этап, в ходе которого формируется документальный фонд. Документальный фонд – это вся совокупность документов (независимо от их ценности и местонахождения), образованная в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Каждый документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию соответствующего фондообразователя:

а) документы делопроизводства;

б) архив фондообразователя;

в) его архивный фонд, находящийся в государственном архиве. Особенность документального фонда состоит в том, что он включает материалы как с постоянными, так и с временными сроками хранения и не имеет стабильного состава.

Третий этап, в ходе которого материалы с временными сроками хранения выделяются к уничтожению в порядке, установленном Федеральной архивной службой РФ (Федеральным архивным агентством РФ), а материалы, имеющие научную и практическую ценность, поступают на постоянное хранение в государственные архивы, где организуются по архивным фондам. Организация документов по архивным фондам закрепляется пофондовым учетом этих материалов, как в пределах каждого архива, так и в составе Архивного фонда Российской Федерации в целом.

Четвертый этап подразумевает классификацию документов, распределение их по архивам и архивным фондам. Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недробимости архивных фондов, который является основой научной организации документов Архивного фонда Российской Федерации. Материалы архивного фонда учреждения (предприятия, общественной организации, войсковой части) или отдельного лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности. В соответствии с принципом недробимости архивного фонда комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.

Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование.

Пятый этап связан с работой по определению границ архивного фонда. Определение границ архивного фонда подразумевает установление состава документов, подлежащих включению в конкретный архивный фонд.

В ходе данного этапа, прежде всего, необходимо выяснить, каждое ли учреждение может образовывать самостоятельный архивный фонд, т.е. быть фондообразователем. Решение поставленной задачи требует изучения деятельности учреждения, его преобразований, реорганизаций и хронологических рамок существования.

В процессе изучения деятельности предприятия основное внимание обращается на определение самостоятельности фондообразователя. С этой целью анализируется место и роль учреждения в реализации им определенных государственных, общественно-значимых и иных функций, изучается характер его работы, административные, юридические и финансовые права, содержание его документов.

Формальными признаками самостоятельности фондообразователя являются наличие:

· нормативно-правового акта об образовании учреждения, о его компетенции, функциях и структуре (декрета, положения, постановления и пр.);

· штатного расписания учреждения;

· самостоятельного бюджета;

· расчетного счета в банке;

· гербовой печати;

· самостоятельного ведения учреждением делопроизводства.

Указанные признаки помогают определить границы архивных фондов, исходя из особенностей деятельности фондообразователей.

Самостоятельными фондообразователями могут быть иногда и отдельные структурные подразделения учреждения, имеющие оперативную и организационную обособленность, что выражается в выполнении определенных функций, независимо от других структурных подразделений учреждения, и в наличии правового акта, баланса штатного расписания, гербовой печати и штампа.

Обязательным признаком фондообразователя, а следовательно и самостоятельности его архивного фонда является наличие основной документации учреждения, всесторонне отражающей его главные функции и имеющей вследствие этого государственную ценность.

Для определения полноты состава документов архивного фонда устанавливаются его хронологические границы.

Хронологическими границами архивного фонда считаются даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. При выявлении хронологических рамок деятельности фондообразователя за основу берутся даты нормативно-правовых актов, в соответствии с которыми он был создан и ликвидирован. Даты этих актов могут не совпадать с датами фактической организации и ликвидации учреждения: иногда учреждение начинает функционировать после длительного организационного периода; точно так же может затянуться и его ликвидационный период. В таких случаях в архивных справочниках указываются фактические даты существования фондообразователя.

Установление хронологических границ архивного фонда требует изучения факторов, имеющих влияние на деятельность фондообразователя. К ним относятся:

· факторы политического характера — внесение изменений в систему функционирования органов государственной власти и управления (реорганизации, ликвидации, слияния, разукрупнения и т.д.);

· юридического (правового) характера, результатом действия которых могут являться реорганизации государственного аппарата, хозяйствующих субъектов, общественных организаций;

· административного характера, связанные с административно-территориальными изменениями страны.

В результате действия указанных факторов, вместо ранее существовавших фондообразователей, появляются новые фондообразователи, а документы, возникшие в результате их деятельности, образуют новые архивные фонды.

На хронологические рамки деятельности фондообразователей и на границы архивных фондов не имеют влияния следующие изменения:

· переименования учреждений;

· награждение или присвоение им почетных наименований;

· передача учреждений из одного ведомства в другое;

· изменения подчиненности учреждений внутри одного ведомства;

· изменения местонахождения;

· изменение структуры учреждений;

· расширение или сужение круга вопросов и территориальных границ деятельности учреждений при условии сохранения тех же задач и функций.

Все эти изменения не вызывают ликвидации фондообразователей.

Некоторые особенности имеет работа, связанная с определением границ фондов личного происхождения. Фонд личного происхождения— это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи или рода. Фонды личного происхождения делятся на личные, семейные и родовые.

Личный фонд — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица.

Семейный фонд — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности членов одной семьи.

Родовой фонд — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей одного рода.

Семейные и родовые фонды различаются по количеству поколений, отложивших документы. Фонд семьи содержит материалы не более трех поколений, а фонд рода — не менее четырех.

Каждый личный фонд составляет единый, не подлежащий дроблению комплекс документов.

Определение границ фондов личного происхождения прежде всего связано с установлением хронологических рамок жизни и деятельности фондообразователей. Однако в большинстве личных фондов присутствует более обширный состав документов, датируемых в более широких хронологических границах, чем хронологические рамки жизни фондообразователя. Это обстоятельство вызвано тем, что в состав личного фонда, помимо личного архива фондообразователя (личных документов, рукописей, переписки и др.), могут входить и отдельные материалы близких родственников (родителей, жены или мужа, братьев и сестер, детей и др.), если они имеют значение для характеристики фондообразователя и его окружения или обладают определенной научной или иной ценностью.

Если отдельные родственники основного фондообразователя сами являются выдающимися деятелями, а их материалы сохранились в значительном количестве, то совокупность документации всех этих лиц будет составлять уже не личный, а семейный фонд.

В состав личного фонда в ряде случаев включаются материалы, образовавшиеся после смерти фондообразователя: некрологи, статьи и воспоминания о нем, материалы об организации юбилеев и издании произведений фондообразователя и т. п.

При определении границ фондов личного происхождения следует учитывать, что в их составе не должна находиться официальная документация, относящаяся к деятельности учреждений.

Шестой этап связан с определением фондовой принадлежности документов, что вызвано постоянным притоком в архивные учреждения новых документов. Определение фондовой принадлежности документов — это установление наименования фондообразователя (учреждения, организации, предприятия или отдельного лица), в деятельности которого образовались архивные документы. Эта работа проводится не только в рамках государственных архивов, но начинает осуществляться уже в ведомственных архивах при подготовке документов к передаче на государственное хранение.

Причины, вызывающие необходимость определения фондовой принадлежности документов, сохраняемых в рамках государственных архивов, могут быть различными: необходимость исправления ошибок при отнесении документов к тому или иному фонду, нарушение целостности состава отдельных фондов и рассредоточение документов, небрежное обращение с материалами, плохие условия хранения и перевозок.

Существуют прямые и косвенные признаки определения фондовой принадлежности документов, которые применяются в процессе их детального изучения.

К прямым признакам определения фондовой принадлежности материалов относят отдельные элементы документов, если в этих элементах содержится название фондообразователя. Название учреждения может содержаться в таких элементах входящих документов, как адресат, оттиск регистрационного штампа, текст (содержание) документа.

В установлении названия учреждений фондообразователей также могут помочь различного рода резолюции и пометы, содержащиеся в документе.

При отсутствии прямых признаков фондовая принадлежность отдельных дел и документов может устанавливаться по косвенным признакам. К косвенным признакам относят:

· содержание документов (данные о каком-либо событии, деятельности какого-либо учреждения, об известном лице, о какой-либо территории);

· фамилию автора (корреспондента, лица, наложившего на документ резолюцию);

· особенности почерка, бумаги, чернил и т. п.

В работе по определению фондовой принадлежности документов встречаются документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений, начатые делопроизводством в одном учреждении, а законченные в другом. Фондовая принадлежность подобных дел определяется по документам последнего учреждения, в котором дела были закончены делопроизводством.