Организация хранения документов

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Алтайский государственный технический университет

им. И.И. Ползунова»

Бийский технологический институт (филиал)

 

Т.И. Макрушина

Архивное хранение документов

 

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 всех форм обучения

 

Бийск

Издательство Алтайского государственного технического

университета им. И.И.Ползунова

 

Содержание

 

Введение
1 Программа дисциплины
1.1
1.2
1.3
2 Практическая часть
2.1 Содержание заданий
2.2 Методические рекомендации по выполнению заданий
3 Примерный перечень для допуска к работе
4 Примерный перечень вопросов для защиты работы
Литература
Приложение А. Внутренняя опись документов
Приложение Б. Регистрационные карточки
Приложение В. Номенклатура дел
Приложение Г. Зверительный лист дела
Приложение Д. Обложка дела

 

1ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Оперативным называют хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

· хранение документов в процессе их исполнения;

· хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями " Срочно", "На исполнение", "На подпись " и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.