Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
· в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
· действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
· нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 3
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
· отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
· отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
· выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
· проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
· запись электронных документов на машинные носители;
· проверка качества записи;
· описание электронных документов;
· проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
· подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:
· название документа,
· дата его создания,
· характеристика содержания (аннотация),
· электронный формат,
· физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),
· объем документа (для баз данных также – количество записей).
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
С более подробной информацией о порядке проведения экспертизы ценности документов можно ознакомиться в следующих документах:
· Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Глава 2;
· Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.– Раздел 7.1;
· Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.– Раздел 3.4.1.
