Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Цель заданий:
− формирование дел;
− овладение правилами оформления дел;
− изучение правил передачи дел на архивное хранение.
Содержание заданий
Задание. Заведите дело и подготовьте его к передаче на архивное хранение. На базе исполненных документов:
1) составьте внутреннюю опись документов (Приложение А);
2) составьте регистрационные карточки для контроля исполнения и создания справочной системы на входящие и исходящие информационно-справочные документы (Приложение Б);
3) составьте номенклатуру дел (Приложение В)
3) оформите и подшейте документы с титульным листом в папке-скоросшивателе, на обложке которой должны быть указаны необходимые реквизиты, номер дела по номенклатуре, заголовок, дата и количество листов, срок хранения (Приложение Д);
4) составьте лист-заверитель дела в соответствии с Приложением Г.
Все документы оформите от одного юридического или физического лица.
Таблица 1 – Управленческие документы
| № варианта | Документы |
| − приказ о переводе вас на другую работу; − распоряжение о распределении обязанностей; − ваша характеристика-рекомендация; − ваш трудовой договор с предприятием; − входящее информационное письмо | |
| − приказ о вашем приеме на работу; − указание; − учредительный договор; − ваше заявление об увольнении; − сопроводительное письмо к пакету документов по коммерческому договору | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − приказ о вашем увольнении переводом в другую организацию; − положение о структурном подразделении ДОУ; − краткий протокол заседания трудового коллектива; − докладная записка начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика; − гарантийное письмо | |
| − приказ о поощрении бухгалтера И.В. Ивановой; − должностная инструкция секретаря-референта О.И. Кузнецовой; − акт о списании компьютеров; − докладная записка секретаря-референта об утере работником Н.В. Степановой письма-запроса; − письмо-приглашение | |
| − распоряжение о передаче дел увольняемыми сотрудниками; − договор поставки оборудования; − ваше заявление о приеме на работу, − объяснительная записка о нарушении производственной дисциплины; − исходящее письмо-просьба | |
| − приказ о приеме вас на работу бухгалтером; − штатное расписание закрытого акционерного общества «Д и О»; − договор купли-продажи товаров; − представление о вашем повышении; − исходящее письмо-извещение закрытого акционерного общества «Д и О» | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − приказ директора производственного кооператива «Заря» о направлении вас в командировку; − полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб; − акт сдачи-приемки работ по строительству цеха строительных материалов; − справка о составе участников общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск»; − исходящее письмо-требование о поставке оборудования | |
| − ваша автобиография; − отзыв на вашу дипломную работу; − предложение по коммерческой деятельности, − приказ о создании службы ДОУ; − исходящее письмо-предупреждение | |
| − приказ о прохождении медосмотра, − ваш трудовой договор; − перечень материально-ответственных лиц, − заявление о предоставлении вам отгулов; − входящее письмо-благодарность | |
| − приказ о проведении субботника; − докладная записканачальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами; − инструкция по технике безопасности, − указание, − входящее письмо-напоминание | |
| − приказ о работе с документами предприятия «Россвязьинформ»; − заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике –«Россвязьинформ»; − инструкция по делопроизводству; − ваше резюме; − входящее письмо-сообщение | |
| − приказ о предоставлении вам отпуска; − распоряжение о применении правил работы с конфиденциальными документами; − ваша автобиография; − трудовой договор с вами; − заключение на вашу научную статью | |
| − приказ о вашем увольнении в связи ликвидацией предприятия; − регламент; − ваша служебная записка о покупке запчастей; − акт об уценке; − исходящее письмо-поздравление | |
| − распоряжение о сроках предоставления авансовой отчетности; − должностная инструкция товароведа; − характеристика-рекомендация на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства; − приказ о переводе вас на другую работу внутри организации; − входящее письмо-благодарность | |
| − решение, − правила внутреннего распорядка предприятия; − протокол о ликвидации организации, − заявление о вашем увольнении в связи с ликвидацией организации; − исходящее письмо-сообщение | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − положение о службе делопроизводства; − договор о материальной ответственности продавца; − должностная инструкция продавца, − приказ о приеме вас на работу продавцом; − ваша резюме | |
| − указание; − сводка требований, замечаний; − акт о списании МБП; − телеграмма фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана; − заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам | |
| − договор аренды помещения; − приказ о вашем совмещении; − докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности отчетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20 %; − список; − исходящее гарантийное письмо | |
| − распоряжение о порядке использования служебного транспорта; − заявление о вашем переводе; − приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство; − технологическая инструкция; − входящее претензионное письмо | |
| − ваш трудовой договор, − приказ о вашем поощрении; − должностная инструкция кассира; − представление о вашем повышении; − исходящее письмо-просьба | |
| − распоряжение о проведении ежегодной диспансеризации работников, характеристика; − положение о персонале предприятия; − заполните на себя личную карточку ф. Т-2; − служебная записка о дополнительном финансировании; − заявление о вашем увольнении по собственному желанию | |
| − распоряжение о проведении инструктажа; − ваша автобиография; − правила внутреннего трудового распорядка предприятия; − ваш лицевой счет; − акт приема-сдачи научно-исследовательских работ | |
| − положение об аттестационной комиссии предприятия; − распоряжение о проведении аттестации работников; − ваша анкета; − график отпусков; − служебная записка по основным вопросам деятельности предприятия | |
| − оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас по собственному желанию; − положение об отделе хранения документов службы ДОУ; − приказ о распределении служебных помещений; − контракт купли-продажи; − справка, подтверждающая работу | |
| − инструкция по документационному обеспечению управления; − приказ о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов; − справка, подтверждающая оплату; − представление о назначении; − оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас в связи с ликвидацией предприятия | |
| Продолжение таблицы 2 | |
| − инструкция о ведении делопроизводства по письменным обращениям граждан; − приказ о создании рабочей группы по проекту; − краткий протокол общего собрания акционеров; − объяснительная записка по производственным вопросам; − представление о вашем поощрении | |
| − инструкция о правилах пожарной безопасности в помещениях службы ДОУ; − приказ о работе с документами; − объяснительная записка о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора о работе с документами; − предложение по коммерческой деятельности, − телефонограмма | |
| − методические рекомендации по работе с документами предприятия; − объяснительная записка, поясняющая отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта); − должностная инструкция бухгалтера; − заявление о вашем приеме на работу бухгалтером; − представление о вашем перемещении | |
| − ваше заявление о недостатках, нарушениях в работе организации; − приказ директора об устранении недостатков (нарушений) в работе организации; − акт обследования (состояния техники безопасности, условий труда); − полный протокол заседания инвентаризационной комиссии; − входящее письмо-запрос | |
| − оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации; − протокол согласования цен; − акт инвентаризации; − сводка предложений, − входящее письмо-ответ | |
| − заявление о приме на работу вас товароведом; − приказ о приеме вас на работу; − полный протокол производственного совещания; − список лиц к протоколу собрания; − исходящее письмо-запрос | |
| − ваше резюме; − приказ о вашем поощрении; − решение общего собрания акционеров; − представление рекомендаций по определенным действиям и мероприятиям по вопросам деятельности учреждения; − сводка требований, замечаний | |
| − заявление о вашем совмещении; − приказ о вашем совмещении; − перечень документов, подлежащих утверждению; − доклад (отчет); − ваша автобиография | |
| − заявление о вашем переводе на другую работу (менеджером по продажам); − приказ о вашем переводе; − должностная инструкция менеджера по продажам; − заключение на какой-либо проект; − входящее письмо-запрос | |
| − доклад по дипломной работе; − отзыв на дипломную работу; − заявление на прием вас на работу кладовщиком; − приказ о приеме вас на работу; − объяснительная записка; − исходящее письмо-запрос |
