Подготовка подарков и сувениров

Подарки вручают в следующих случаях:

· Юбилейная дата в деловой жизни руководящих лиц компании.

· Юбилейные и другие значительные даты в жизни компании.

· Государственные праздники (8 Марта, 23 Февраля).

· Общемировые праздники (Рождество и Новый год).

· Профессиональные праздники.

· Значимые этапы и события в личной жизни и деятельности человека.

Сувениры вручают в следующих случаях:

· Презентация своей продукции.

· Представление своей продукции на выставке.

· Проведение семинаров и конференций.

· Деловая встреча с российскими и зарубежными клиентами/партнерами.

· Профессиональные праздники. Подарки клиентам и партнерам.

Подарки и сувениры необходимо готовить заблаговременно. А для этого секретарю необходимо в своем ежедневнике отметить праздничные и юбилейные даты, дни рождений руководителей фирмы и сотрудников и держать эту информацию на контроле.

Составление списков для поздравлений

· Первоначальный список будет достаточно объемным: для секретаря важно никого не забыть и не пропустить. Ведь неорганизованность или забывчивость может привести к серьезным последствиям.

· Секретарю необходимо обратиться к руководителям структурных подразделений, главным и ведущим специалистам организации с просьбой сдать в секретариат список партнеров, которых, с их точки зрения, необходимо поздравить с тем или иным праздником. Попросите также возле каждой фамилии указать дополнительную информацию: способ поздравления, адрес и т. п.

· В этот список нужно включить тех, с кем секретарь связан по долгу службы. Это могут быть сотрудники банка, в котором открыт расчетный счет вашей организации, аудиторы, консультанты, с которыми сотрудничает ваша компания. Отметьте специалистов, которые регулярно привлекаются к работе по гражданско-правовым договорам, людей, с которыми организацию связывают дружественные отношения.

· После составления списка его необходимо разметить. Напротив указанных в списке названий организаций или фамилий должностных лиц — иногородних партнеров и клиентов — можно сделать отметки: «факс», «почтовое поздравление», «телеграмма», «поздравление по электронной почте». При необходимости рядом указывают номер факса, почтовый, электронный адрес. Тех, кого руководитель планирует поздравить лично по телефону, целесообразнее внести в отдельный список с указанием организации, должности, фамилии, имени и отчества (полностью) и номера телефона.

· Составленные списки можно предварительно обсудить с одним из заместителей руководителя (возможно, он внесет свои коррективы), после чего представляют их на рассмотрение руководителю: окончательное решение принимает только он.

· Для сбора и уточнения информации о вкусах руководителя фирмы-партнера секретарь может прибегнуть к совету коллеги — его секретаря. Ведь коллеги давно общаются (пусть и по телефону), хорошо знают друг друга.

· Не мешает также занести эту информацию в электронную базу, она пригодится еще не раз. Не стоит жалеть времени, потраченного на сбор такой информации: затраты окупятся радостью, которую испытывает не только получатель подарка, но и сам даритель.

При подготовке подарков нужно учитывать, что не следует:

· делать слишком дорогие или слишком дешевые подарки;

· делать двусмысленные подарки;

· дарить ненужные подарки;

· дарить животных;

· дарить сладости мужчине, если у него не юбилей;

· дарить женщине спиртные напитки или предметы, связанные с курением;

По служебному этикету не принято, чтобы сотрудники преподносили своему руководителю индивидуальные подарки. Они могут вручить коллективный подарок к Новому году либо по какому-то особому случаю. Секретарь руководителя может принять участие в общем подарке или, если они давно работают вместе, преподнести скромный сувенир от себя лично. Подарки руководителю — официальному лицу, от которого во многом зависят сотрудники, не должны быть слишком дорогими, так как это может поставить его в неудобное положение либо заставит задуматься о подлинных мотивах этого подношения.

Подарки (сувениры) деловым партнерам необходимо учитывать специфику работы коллег.

Одежда секретаря

Вопрос о том, какой подход в части одежды оптимален, каждая компания решает исходя из того, какой имидж она хочет сформировать.

Стиль одежды зависит не только от сферы бизнеса, в котором действует фирма, и ее корпоративной культуры, но и от субъективных представлений руководителя о том, как должен выглядеть секретарь.

По внешнему виду секретаря обычно можно безошибочно сделать вывод о порядках, принятых в организации, да и в целом о ее солидности. Поэтому костюм для секретаря также обязателен, как и для руководителя. Естественно, что каждая женщина стремится к индивидуальности, сама формирует стиль и манеру одеваться. Универсальные правила тем не менее существуют. Одежда может быть модной, но должна быть скромной и неброских цветов. Экспериментировать можно с кроем и аксессуарами. Если хочется яркости, то достаточно чуть-чуть усилить ее в макияже. В одежде секретаря должен преобладать деловой стиль, в котором важны два ключевых момента - классика и элегантность. Не спорить с модой, но и не идти на ее острие - вот к чему следует стремиться в деловой сфере. Простой и удобный костюм без кричащих аксессуаров создаст секретарю репутацию практичного и толкового сотрудника. Аккуратно, с чувством достоинства и без лишней броскости одетый секретарь внушает больше доверия, чем одетый подчеркнуто манерно или кое-как.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть и красивой, и удобной, прежде всего потому, что безукоризненно и со вкусом одетый человек чувствует себя уверенней и лучше.

Одежда не обязательна должна быть дорогой, но она должна быть чистой и хорошо пошитой. Основа гардероба делового человека - костюм.

Главное достоинство костюма - его универсальность. Женский костюм - жакет, юбка или брюки. Дополнением к нему является жилет. Зачастую им пренебрегают при покупке костюма, а напрасно - именно жилет позволяет преподносить костюм каждый раз по-новому.

Работа секретаря весьма разнообразна - приходится и много сидеть, и много двигаться. Поэтому особое значение приобретает качество ткани. Это должна быть несминаемая высококачественная костюмная или плательная шерсть с очень небольшим процентом синтетики.

Общее впечатление зависит и от того, как сшит костюм. Один из главных недостатков в одежде, к сожалению, часто встречающийся у окружающих, - плохо сидящие вещи. При выборе одежды следует руководствоваться правилом: пусть костюм будет более свободен, нежели слишком тесен.

Как минимум, секретарю необходимы два костюма, все части которых сшиты из одной ткани. При этом наиболее удобно и вариативно приобрести один костюм-тройку с брюками, а второй - с юбкой. Все последующие покупки: блузки и кофточки подбираются с учетом этой основы вашего гардероба. Если второй костюм по цвету, стилю и фактуре сочетается с первым, это значит, что у вас имеется несколько дополнительных костюмов. Каждый раз продумывайте свой гардероб в целом. Разнообразьте свой гардероб не за счет количества, а за счет новых комбинаций. При этом запомните, легко сочетаются только однотонные вещи, и к ним проще подобрать аксессуары и компоненты. Только однотонные ткани дают полную свободу. Чистые тона - красный, зеленый, желтый, ярко-синий могут только дополнять, т. е. исполнять роль деталей, цветовых пятен.

Выбранной цветовой гамме должны быть подчинены все слагаемые облика, от обуви до верхней одежды, включая оправу очков. Этой же гамме подчиняются и макияж, и цвет волос.

Следует стремиться к тому, чтобы в гардеробе одна вещь была неразрывно связана с другой. Форма туфель, сумки и даже очков подчиняются единому силуэту (например, закругленным полочкам жакета и лацканам должна соответствовать закругленность углов сумки). Создать иллюзию разнообразия туалетов можно сменой обуви, поясов, украшений, прически.

Таким образом, имея два качественных костюма, вы будете всегда выглядеть респектабельно.

Существует международное правило этикета, по которому не следует приходить в одной и той же одежде 2 дня подряд.

Во многих серьезных компаниях пятница считается днем, когда можно одеваться в свободном стиле. Допустимы джинсы, свитера, нарядные туалеты. Но заходить слишком далеко в проявлениях свободы все равно не стоит.

Волосы, уложенные в прическу, неброский макияж, аккуратный маникюр и хорошая обувь - одни из главных составляющих имиджа современного секретаря.

Форма туфель деловой женщины предельно простая - классические лодочки на устойчивом каблуке; цвет - темный (черный или коричневый - в зависимости от цвета костюма). Чтобы ноги не уставали, рекомендуется носить обувь с высотой каблука не более 3-4 см. Цвет обуви постарайтесь сочетать с цветом костюма. Летом туфли могут быть светлыми - серых или бежевых тонов. Рекомендуется, чтобы обувь была темнее юбки.

Не годятся также всевозможные украшения: пряжки, бантики, цепочки, вышивка, инкрустация и пр. Чем проще модель, тем точнее она соответствует деловому стилю.

И еще раз об основном правиле — находиться в приемной в зимних сапогах или ботинках недопустимо, как бы изящны они ни были. Секретарь должен иметь сменную офисную обувь.

Следите за модой в дизайне наручных часов. Достойная, современная модель часов преобразит ваш облик.

Очки предназначены не только для коррекции зрения. Как ни одна другая деталь, они способны изменить облик человека до неузнаваемости: придать стильность, скрыть некрасивую форму носа, смягчить грубоватые черты, добавить лицу солидности или, напротив, омолодить его. Неудачно подобранные очки могут сделать человека смешным, нелепым, старомодным. Стилисты давно используют очки для создания определенного имиджа. Очки должны быть украшением секретаря. Эта деталь наиболее заметна, поэтому не стоит покупать дешевую оправу.

Чулки или колготы - для секретаря обязательны в любое время года. Они должны быть светлыми: телесного цвета, дымчатыми, цвета легкого загара. Их оттенки всегда должны гармонировать с цветом юбки.

Если вы хотите произвести впечатление настоящего профессионала, ваши визитка, зонт, сумка, записная книжка, ручка должны быть отличного качества. Предметы, которые окружают человека, являются как бы его продолжением и слагаемыми его имиджа. И именно в деталях можно проявить себя, подчеркнуть свою индивидуальность и неповторимость.

Вопросы для самоконтроля

1. Предотвращение и разрешение конфликтов.

2. Основы профессиональной этики и делового этикета.

3. В чем роль состоит секретаря в создании благоприятной атмосферы в коллективе.

4. Как вести себя секретарю в конфликтной ситуации?

5. В чем заключаются взаимоотношения секретаря и руководителя?

6. Как противостоять манипуляциям?

7. Что представляет имидж секретаря.

8. Перечислите «десять способов управления шефом»

9. Перечислите приемы повышения эффективности общения.

10. Перечислите основные принципы делового этикета

11. Перечислите качества, необходимые для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем.

Литература

1. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (2008)//www.e-reading.link/book.php

2. Справочник секретаря и офис-менеджера. Информационно-практический журнал.

Тема 26: ТРУДОУСТРОЙСТВО И АДАПТАЦИЯ К РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ.

План

1. Определение путей поиска работы.

2. Характеристика документов для участия в конкурсе на должность. Резюме. Рекомендательные письма. Этапы собеседования и тестирования в ходе трудоустройства.

3. Источники найма персонала офиса. Организация процесса отбора кандидатов на должность секретаря, методы подбора соответствующего персонала. Современные способы трудоустройства. Значение рекомендаций.

4. Этапы адаптации секретаря. Задачи этического, организационного характера, решаемые в процессе адаптации. Выяснение делопроизводственных функций. Изучение оборудования, организации снабжения офиса. Знакомство с коллегами и руководителем.

5. Корпоративная культура и традиции. Фирменный стиль.

Перед каждым человеком, в силу разных причин, может встать вопрос о поиске нового рабочего места. Может быть, вы закончили учебное заведение и получили специальность, повысили свою квалификацию, а, может, рамки ваших служебных обязанностей стали узки для вас. Часто нас не устраивает заработная плата, а бывает, что и с руководством отношения складываются не самые лучшие.

Перед поиском новой работы необходимо решить для себя, что должно быть лично для вас, в этот конкретный промежуток времени, самым важным критерием при выборе. Конечно, многие сразу ответят, что главное - это высокая заработная плата. С этим трудно спорить, но это, безусловно, серьезное преимущество, иногда плохо сочетается с другими необходимыми для вас условиями. Например, если для вас существенное значение имеет территориальное расположение организации или свободный график работы, поисковые возможности высокооплачиваемой работы значительно снизятся.

Если вы только что окончили вуз или колледж, но не имеете практического опыта работы, лучше выбрать пусть и не самое "дорогое" место, но там, где есть реальная возможность получить хорошие навыки по специальности. Это будет начальной ступенью к успешной карьере.

Чтобы найти наиболее устраивающее вас место работы, надо использовать все возможности. Прежде всего, в учебном заведении, которое вы оканчиваете, надо узнать, есть ли структурное подразделение или выделенный работник, который занимается трудоустройством оканчивающих обучение. У них централизованно сосредотачиваются все запросы отделов кадров организаций на молодых специалистов. Если такой службы в вашем учебном заведении нет, поинтересуйтесь, в какие структурные подразделения данного учебного заведения обращаются организации в поисках специалистов вашего профиля. Чаще всего, это бывают деканаты, выпускающие кафедры, учебная часть. К ним следует обратиться и выяснить, нет ли запросов и попросить взять вас на заметку в случае появления заявки. При этом надо хотя бы кратко сформулировать ваши пожелания и требования.

Самый простой способ трудоустройства - поиск работы через знакомых. Преимуществом этого способа является то, что претендента представляет человек, хорошо знающий его личные достоинства и уровень квалификации.

О том, что вы заканчиваете учебное заведение и ищете работу, должны знать не только ваши родственники, но и все ваши знакомые и знакомые ваших родственников и они тоже должны быть задействованы в этом процессе. Попросите их узнать в организациях, где они работают, особенно если это организации, где вам хотелось бы работать, нет ли или не ожидаются ли в ближайшее время вакансии по вашей специальности.

Помимо личного поиска места работы и привлечения к нему родственников и друзей обращаются, если они есть в вашем городе, в кадровые (рекрутинговые) агентства, занимающиеся подбором персонала по заказам различных компаний и организаций. Это сравнительно новый вид деятельности у нас в стране. Опыт их работы показывает большую перспективность этого направления. Рекрутинговые агентства лучше всего оценят ваши знания и способности, так как не только посмотрят ваши документы, но и проведут собеседование, тестирование. Именно такие фирмы смогут подобрать для вас наилучшее место работы, соответствующее вашим возможностям.

Следует учитывать, что стандартная практика работы рекрутинговых агентств - оплата услуг фирмами - работодателями. Как правило, работодатель платит такому агентству вознаграждение за подбор персонала, чаще всего - в размере двухмесячной зарплаты по данной вакансии. Однако есть определенная категория агентств, собирающая деньги с соискателей. Чаще всего такая фирма, взяв с вас деньги, просто помещает вашу карточку в свою картотеку.

В период поиска работы надо постоянно просматривать городские периодические издания типа газеты "Работа для Вас", в которых организации публикуют свои вакансии.

И, наконец, вы непременно должны воспользоваться возможностями Internet. В Интернете можно найти не только сайты рекруторских компаний (организации, специализирующиеся на поиске и отборе кадров), но и сайты организаций с вакантными должностями. На сайтах наиболее посещаемых кадровых агентств можно не только получить самую свежую информацию о вакансиях, но и найти немало профессиональных советов кандидатам, узнать новости на рынке труда, соотношение количества вакансий и предложений, с каким образованием и квалификацией выступают соискатели и каковы требования работодателей; какова предлагаемая и запрашиваемая зарплата. Получив эту информацию, вы лучше оцените свои возможности и скорректируете свои запросы. Постоянное изучение информации, содержащейся на сайтах компаний, предлагающих работу, увеличит ваши шансы оказаться в первых рядах, когда появится вакансия, которая вас может заинтересовать.

Сегодня Интернет-ресурсы по трудоустройству - полноправные участники рынка труда и ничуть не менее влиятельные, чем "бумажные СМИ".

Но, найдя вакансию, надо еще быть принятым на работу. Поэтому не менее важно подготовить себя к собеседованию и тестированию.

Перед собеседованием, как правило, просят прислать резюме. Резюме (от французского Resume - краткое изложение) - краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных соискателя.

Резюме удобно тем, что в отличие от автобиографии, которая пишется по хронологии и достаточно суха, оно позволяет в первую очередь подчеркнуть выгодные для вас моменты - знания, интересы, опыт работы и т. д.

Резюме, как правило, отправляется по факсу или по электронной почте с той целью, чтобы самим выбрать наиболее подходящие кандидатуры и пригласить их на собеседование. Как правило, резюме анализируется в отсутствие претендента на должность и из него должно быть понятно, что вы умеете и чего стоите. Постарайтесь вложить в эту страничку текста всю свою индивидуальность, подчеркнуть положительные стороны своей деятельности. Резюме стараются подготовить заблаговременно и всегда держать под рукой. Скорость предоставления резюме также имеет значение. Этим вы продемонстрируйте свою оперативность.

Подготовьте несколько вариантов резюме. Возможно, вы уже подготовили текст резюме и отправили его в адрес нескольких организаций, а ответа так и не получили. Попробуйте перечитать еще раз. Не пожалейте своего времени и поработайте с резюме перед каждой отправкой новому работодателю. Ведь то, что не имело большого значения в одной фирме, в другой может оказаться определяющим.

Если вы только что окончили учебное заведение и не совмещали учебу с работой, то опыт профессиональной деятельности у вас отсутствует или не очень невелик. Поэтому, учитывая, что резюме пишется в свободной форме, начните его с указания вашей специальности, какое учебное заведение вы окончили, где проходили практику и назовите дисциплины, формирующие специальность и характеризующие вашу квалификацию. Например, укажите, что вы изучили курсы "Организация и технология документационного обеспечения управления", "Документная лингвистика", "Компьютерные информационные технологии ДОУ". Если вы хотите устроиться в представительство иностранной фирмы или в компанию, имеющую тесные международные контакты, в первую очередь следует подчеркнуть знание иностранных языков (еще лучше - свободное владение языком, необходимым данной фирме). Обязательно укажите на степень владения компьютерными технологиями, например, что вы работаете с программным пакетом Microsoft Office (Ms Word, Ms Excel, Ms Outlook и другие), имеете опыт работы с электронной почтой поиска информации в Internet и т. п., охотно осваиваете новые программы.

Важно указать и вашу скорость набора текста, если вы владеете навыками машинописи на компьютере.

Если вы хотите работать секретарем - референтом, подчеркните, что вы умеете составлять и оформлять любые документы, организовывать работу коллегиальных органов, изучали курс "Организация секретарского обслуживания".

Резюме даст вам большие возможности показать себя с лучшей стороны и привлечь к себе внимание работодателей. Оно должно быть красиво оформлено и безукоризненно в редакционном отношении. Это документ, составленный вами лично, а вы в силу своей специальности должны уметь безупречно составлять любой документ. Резюме посылается в те организации, которые имеют вакантные должности по вашей специальности или набирают резерв.

Жестких требований к форме и содержанию резюме нет, и так чтобы выделиться из однотипных характеристик, желательно проявить оригинальность. Если фирма устанавливает строгую форму резюме, то ее, конечно, следует соблюдать, при этом есть сведения, которые обязательно надо указать.

Общие правила хорошего резюме:

1) целенаправленность - изложение своих главных достоинств и преимуществ перед другими претендентами;

2) лаконичность - краткое изложение главной информации. Резюме должно включать описание тех аспектов вашего опыта, которые значимы для данной вакансии. Оно должно занимать одну страницу, две страницы резюме - самый крайний случай;

3) конкретность - все знания и навыки должны быть количественно и качественно описаны;

4) честность - отсутствие недостоверной информации. Не следует преувеличивать свои способности и достижения. Не давайте ложной информации, некорректных ссылок, названий работы. Это вызовет только отрицательную реакцию работодателя, так как данные выборочно проверяются и неаккуратности выявляются.

5) структурированность и дизайн - логичное и красивое оформление резюме. Работодатель должен быстро и легко находить в тексте интересующую информацию, для этого резюме должно иметь акценты и выделения. При этом лучше избегать рамочек, символов, картинок и фотографий, которые значительно искажаются, проходя через факс, и могут оказать "медвежью" услугу.

Рассмотрим подробнее содержание резюме.

Резюме включает следующие данные: заголовок, цель, образование, личные данные, профессиональные навыки, дополнительные сведения и др.

В заголовке указываются фамилия, имя, отчество претендента.

Цель - точное название должности, на которую вы посылаете резюме.

Каждое резюме индивидуально, оно должно быть составлено на конкретную должность. Если вы можете работать секретарем- референтом, офис - менеджером, бухгалтером и еще кем-то, напишите на каждую должность отдельное резюме.

Личные данные - возраст, контактные телефоны, домашний и электронный адреса, пол, семейное положение. Около номера телефона укажите домашний он, служебный или сотовый и в какое время лучше звонить. Если вам меньше 20 или больше 35-40 лет, то возраст лучше не указывать.

Образование - когда и где учились, полученные специальности, присвоенные квалификации, а также ученые степени, звания, награды и призы (указывается в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы). Обязательно указать дополнительное образование в виде курсов, семинаров, тренингов, связанных с профессией. Укажите точные названия учебных заведений и даты начала и окончания учебы. Не стоит указывать аббревиатуру названия ВУЗа. Укажите курсы повышения квалификации и стажировки, которые непосредственно связаны с профессией. Укажите название сертификатов, подтверждающих ваше дополнительное образование и профессиональную компетентность. выпускники и студенты могут указать тему дипломной работы.

Не следует указывать образование, не имеющее непосредственного отношения к требованиям должности. Не надо упоминать среднее специальное образование, если вы впоследствии получили высшее образование того же профиля.

Опыт работы - даты мест работы, названия организаций, занимаемые должности, функциональные обязанности. Это главный пункт в резюме, который работодатель читает особенно внимательно. Поэтому и вам следует уделить этому разделу побольше времени.

Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном хронологическом порядке. Начните с последнего места работы. Следует дать не только название организации, но профиль ее работы. Укажите месяц и год начала и окончания работы, занимаемую должность. Название должности можно указать не в строгом соответствии с формулировкой в трудовой книжке, а так, как требует работодатель. Сейчас много разных должностей с одинаковыми функциями и много профессий с одинаковым названием, требования к которым предъявляются разные.

При перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности.

Если опыт работы менее одного года, лучше ограничится фразой "есть опыт работы".

Профессиональные навыки - подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать.

Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК, а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали.

Знание иностранных языков. Укажите все иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок:

- "в совершенстве" - знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;

- "свободно" - владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;

- "хороший" - способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника;

- "разговорный" - общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию;

- "базовый" - знание элементарных основ языка, общение на уровне "Как дела?", "Сегодня хорошая погода", способность понять простой текст.

Владеете оргтехникой (факс, ксерокс и т. д.).

Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография.

Практическая психология, служебный этикет и протокол.

Дополнительная информация - данные о том, что имеет непосредственное отношение к предлагаемой работе, но не было указано ранее: наличие собственного автомобиля и водительских прав, сильные личные качества, занятия спортом и т. д. Опытные кадровые специалисты убеждены, что не стоит указывать хобби, вероисповедание, обстоятельства вашей личной жизни и другие сведения, не имеющие отношения к профессии, потому что это может сыграть отрицательную роль.

Зарплата в резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы в праве указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.

Дата составления резюме должна быть свежей. Старая дата выдает давность и безрезультатность ваших поисков работы, что побуждает работодателя к решению: "Никто не взял и ты не бери".

Резюме на английском языке составляют лишь в том случае, если вы претендуете на вакансию в иностранной компании. В российскую фирму или кадровое агентство следует направлять резюме на русском языке, т.к. оно может попасть к человеку, не владеющему иностранным языком, и в лучшем случае будет отложено в сторону, а в худшем буде выброшено. Исключением могут быть резюме специалистов, свободно владеющих иностранным языком, но и в этом случае лучше следует направить два резюме - одно на русском, другое на иностранном языке.

К резюме могут быть приложены рекомендательные письма бывших руководителей. Нужно быть внимательным к гладким положительным формулировкам этих характеристик, так как хитрые предприниматели изобрели тайный код передачи информации и умеют читать между строк.

Собеседование с работодателем - это главный этап получения желаемой должности, результаты которого определят ваши обязанности, зарплату и перспективы профессионального роста.

Собеседование является наиболее широко применяемым методом подбора кадров. Подбор секретаря или офис-менеджера, на которых возлагаются управленческие функции, может потребовать несколько собеседований с разными специалистами организации

Цель собеседования - оценка профессионально важных деловых и личностных качеств, знаний и умений, таких как:

- уровень профессионализма, знания и опыт работы;

- степень заинтересованности в данной работе;

- уровень общей активности, целеустремленность и готовность работать с максимальной отдачей;

- способность руководить и готовность подчиняться;

- умение хорошо говорить и слушать;

- личное обаяние, приятные манеры поведения и речи.

Готовясь к собеседованию, уделить необходимо особое внимание своей внешности, манере поведения и речи. Сюда входит: здоровый внешний вид, деловая одежда, обувь, прическа, косметика, стройная осанка и уверенная походка, приветливое и умное выражение лица и глаз, спокойный и доброжелательный тон голоса. Тщательно продумайте костюм. Конечно, следует жестко придерживаться делового стиля. Костюм должен выглядеть качественным, добротным. Помните что костюм - это инвестирование в вашу успешную карьеру. Для вас крайне важно не затеряться среди других кандидатов, поэтому постарайтесь в рамках делового стиля придать своему имиджу индивидуальность. Используйте выразительные аксессуары, например, нарядную шелковую косынку, завязанную оригинальным способом. Обязательно обратите внимание на обувь (она должна быть чисто вычищена) и на сумку. Слишком объемная большая сумка может оставить впечатление неорганизованности, а маленькая - смотрится не по-деловому.

Приходить на собеседование следует за 5 - 10 минут до назначенного времени, чтобы вы могли прийти в себя, привести себя в порядок, осмотреться. При себе следует иметь все необходимые документы, но представлять их нужно только по просьбе проводящего собеседование. Постарайтесь справиться с вполне понятным волнением. Держитесь с чувством собственного достоинства, но доброжелательно, любезно.

Не забывайте о правилах вежливости. Войдя в помещение, не забудьте поздороваться, подождите, пока вам предложат присесть. Постарайтесь сесть удобно, но не разваливайтесь на стуле. Следите за руками. Не впивайтесь в сумку, постарайтесь поставить ее на соседний стул или положите на колени. Руки сложите спокойно, не играйте ручкой или скрепкой и ни в коем случае не хватайте предметы с рабочего стола хозяина кабинета.

Смотрите собеседнику в лицо, не отводите взгляда в сторону. Но и постоянно смотреть глаза в глаза тоже не рекомендуют. На вопросы отвечайте спокойно, продуманно, говорящего не перебивайте. Хорошим психологическим приемом является неявное копирование жестов собеседника. Оно позволяет придать беседе доверительный характер.

Не начинайте разговор сами, дождитесь, пока вам дадут слово. Отвечайте на вопросы кратко, но при этом постарайтесь подтвердить свое соответствие предлагаемой должности. Приведем примерный перечень вопросов, которые задают представители компаний на собеседованиях чаще всего:

1. Не могли бы вы кратко рассказать о себе?

2. Какими навыками вы владеете?

3. Какую работу вы хотели бы получить и почему? Почему вы решили обратиться к нам?

4. В чем заключается сейчас ваша работа?

5. В каких вопросах вы чувствуете себя наиболее сильными?

6. В каких вопросах вы чувствуете себя менее уверенно?

7. Имеется ли у вас опыт секретарской деятельности?

8. Как вы планируете свою работу?

9. Как вы реагируете на ошибки ваших партнеров по совместной деятельности?

10.Кому вы сейчас подчиняетесь? Что вы можете сказать о своем начальнике, какие у вас сложились отношения?

11.Какие качества вы хотели бы видеть в вашем будущем руководителе?

За время собеседования вам нужно сообщить о себе максимум информации и произвести благоприятное впечатление. Особенно тщательно готовьтесь к вопросам о профессиональном опыте. Сознательно или неосознанно, но работодатель или его представитель проецирует ваш прежний опыт на новую работу и, исходя из этого, оценивает ваши способности и желание справиться с новой работой.

Ваш успех зависит от того, какие вопросы будете задавать вы сами. Уместным будет вопрос: "Что входит в мои служебные обязанности?", так как в одной фирме на секретаря могут быть возложены обязанности по работе с персоналом, а в другой - только ответы на телефонные звонки. Ваши вопросы должны показать, что вы хорошо разбираетесь в секретарском деле. Не спрашивайте о технической стороне дела. Лучше поинтересоваться по каким причинам эта должность стала вакантной. Если предыдущий секретарь не справился с работой, узнайте, какие у него были претензии. Если хорошо справлялся, выясните, что в его работе было особенно ценным.

Плохую службу вам могут сослужить слова "не знаю", "не умею", "меня не интересует". Вместо фразы "я не знакома с последней версией текстового редактора", можно сказать: "я работала с предыдущей и могу быстро освоить новую". Не задавайте сразу вопрос о зарплате. Лучше, если о ней скажет сам работодатель. Если же вам не говорят об этом, вы можете спросить: "Скажите, пожалуйста, какую зарплату вы планируете платить человеку, работающему на этой должности?".

Хорошо бы сказать, что вы ждете от этой работы. Например, "мне хотелось бы работать на компьютере и изучать новые программы" или "я рассчитываю, что мои знания иностранного языка у вас пригодятся" и т.д.

В том случае, если стороны пришли к взаимному согласию, подписывается трудовой контракт. Хорошо и грамотно составленный контракт должен содержать описание должностных обязанностей или ссылку на должностную инструкцию, сведения о размере заработной платы, ее индексации, премиях, испытательном сроке, который не может превышать трех месяцев, отпуске и т. п.

Прежде чем подписать контракт, следует вдумчиво его прочитать и решить, насколько его условия вам подходят. После подписания обеими сторонами трудового контракта, администрация предприятия не вправе требовать от работника выполнения работы, не оговоренной этим контрактом.

Если вы не прошли собеседование - не огорчайтесь. Перед вами могли быть другие претенденты, имевшие опыт работы или какие - либо другие преимущества, например, более свободное владение иностранным языком.

После того как секретарь-референт прошел собеседование, тесты, он наконец оказывается в штате организации. Наступает непростой период адаптации в новом коллективе, который должен подтвердить или опровергнуть правильность кадрового отбора. Поскольку фирма потратила средства и время на поиск работника и уже сделала выбор, она заинтересована в том, чтобы сотрудник не уволился в течение ближайших трех месяцев. Статистика свидетельствует, что наибольшее количество принятых на работу уходят именно в это время. Основные причины - несовпадение ожиданий и действительности, а также сложности адаптационного процесса. Сотруднику нужна адекватная оценка труда в форме зарплаты и премий; социальная защищенность (оплачиваемые отпуска, больничные листы и так далее); гарантии роста и развития; оговоренный участок работы с определенными правами и обязанностями; комфортные условия труда; творческое взаимодействие с другими сотрудниками. Иерархия ожиданий зависит от индивидуальных особенностей личности, конкретной ситуации. В свою очередь, фирма ожидает от вновь принятого квалифицированной работы, проявления личностных и деловых качеств, соответствующих целям организации; эффективного взаимодействия с коллективом для решения производственных задач; точного исполнения указаний руководства; соблюдения трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка; принятия ответственности за свои поступки.

Выделяют четыре вида адаптации:

- Отрицание. Сотрудник выражает активное несогласие с ценностями фирмы, его ожидания находятся в непримиримом противоречии с реальностью. Обычно он увольняется в первые же месяцы.

- Конформизм. Полное принятие ценностей и норм организации, готовность подчиняться правилам игры. Такие работники составляют в коллективе основную массу.

- Мимикрия. Соблюдение второстепенных норм при неприятии основных характерно для потенциальной группы риска, члены которой готовы в любой момент расстаться с фирмой.

- Адаптивный индивидуализм. Он характеризуется согласием с основными нормами и ценностями организации при неприятии второстепенных. Сотрудник сохраняет некую индивидуальность, но по-своему неплохо работает в коллективе.

Адаптация начинается с общей ориентации, включающей информирование об организации в целом и структурном подразделении, где предстоит работать секретарю-референту. В результате сотрудник знакомится с историей фирмы, характером деятельности, структурой управления, узнает имена руководителей, правила внутреннего распорядка. Общую ориентацию может проводить кадровая служба с участием непосредственного начальника подразделения, используя как традиционные беседы и демонстрации, так и специальные видеофильмы, брошюры и возможности компьютера. Различают четыре стороны процесса адаптации сотрудника: профессиональную, психофизиологическую, социально-психологическую, организационную.

Профессиональная адаптация заключается в освоении профессиональных навыков, уяснении специфики работы. Каждый новичок проходит стадию ученичества, форма которого зависит от характера организации и предыдущего опыта работы. На производственных предприятиях практикуется наставничество, когда опытный работник передает знания и навыки молодому в процессе делового общения на рабочем месте. Очень распространен инструктаж - наглядная демонстрация приемов и навыков работы. Конечно, если новичок уже имеет опыт работы по данной специальности, то наставничество и инструктаж принимают форму обмена профессиональными знаниями с целью выработать навыки, наиболее приемлемые для достижения целей организации.

Психофизиологическая адаптация - приспособление сотрудника к условиям труда и отдыха. Данная форма адаптации наиболее важна для производственных предприятий и организаций, где используется сложная технология и существует опасность получения производственных травм. Условия труда в офисах и торговых фирмах, как правило, стандартны, но новичку требуется некоторое время, чтобы подстроиться под ритм работы, интенсивность психофизических нагрузок. Каждый старается обустроить рабочее место по своему. Необходимые инструменты, бумаги раскладывают так, чтобы было удобно с ними работать, на стены прикрепляют постеры и календари, в шкафчики убирают предметы туалета и посуду. Психофизиологическая адаптация проходит быстро и безболезненно и определяется главным образом состоянием здоровья и правильной организацией режима труда и отдыха в соответствии с принятыми санитарно-гигиеническими нормами.

Социально-психологическая адаптация предполагает установление межличностных и деловых отношений с сослуживцами, освоение ценностей и групповых норм поведения. Новичок знакомится с расстановкой сил в подразделении, выясняет значимость того или иного сотрудника, включается в состав формальных и неформальных групп. Социально-психологическая адаптация может оказаться трудной и долговременной. Коллектив встречает новичка настороженно, рассматривает "под микроскопом" каждый его шаг. Поэтому надо запастись терпением (приход нового сотрудника может занимать всеобщее внимание не более нескольких недель), быть по возможности общительным, доброжелательным, демонстрировать готовность выслушивать советы.

Психологи отмечают, что адаптирующийся в новом коллективе человек сознательно и бессознательно использует некоторые приемы, с помощью которых он анализирует группу. Прием первый - оценка сотрудника по внешности, манере поведения, стилю одежды. Конечно, все вышеперечисленное несет информацию о человеке, но она не позволяет сделать вывод о личных и деловых качествах. Прием второй - социальная стратификация. С ее помощью коллектив распределяется на иерархические группы по уровню материального благосостояния, социальному статусу, определяются формальные и неформальные лидеры, изгои, общественники, шутники, первые красавицы, умники. Исходя из социальной стратификации, новый сотрудник выстраивает свое поведение по отношению к разным членам коллектива. Ошибки при стратификации приводят к конфликтам, неловким ситуациям и в конечном счете осложняют адаптацию в коллективе. Третий прием - групповая идентификация. Он заключается в отнесении себя самого к одной из групп. При этом человек воспринимает правила поведения, права и обязанности, статус группы. Работник ощущает общность и защищенность, что дает ему уверенность, избавляет от одинокого противостояния большинству. Четвертый прием тесно связан с третьим, он называется межгрупповой дискриминацией. Последняя предполагает возвеличивание своей группы и критически-снисходительное отношение к другим. Менеджеры, программисты, бухгалтеры, водители, охранники и грузчики считают свои группы самыми нужными, ответственными, независимыми, а потому остро переживают критику начальства в адрес одного из сослуживцев. Регулярная критика, ущемление в правах, низкие заработки могут нанести серьезный урон самооценке группы, что отрицательно скажется на ее мотивации к труду. Однако межгрупповая дискриминация порождает стремление к первенству, создает конкуренцию и является стимулом к повышению производительности труда.

Организационная адаптация предполагает ознакомление со структурой организации, определение в ней собственной роли. В последнее время стали говорить не только об адаптации работника, но и о приспособлении работы к человеку. Здесь можно упомянуть создание соответствующего рабочего места, коррекцию графика под индивидуальные особенности личности, индивидуализацию системы поощрений и наказаний. Так, все больше фирм практикуют штрафы за опоздания и курение, предоставляют сотрудникам гибкий график работы, премируют на основе рейтинговой системы.

Дабы сгладить проблемы адаптации, современные компании разрабатывают и применяют методики, направленные на максимально быстрое и эффективное включение нового работника в деловую жизнь фирмы. Создаются структурные подразделения, отвечающие за процессы адаптации, обычно эту функцию выполняют подразделения по обучению персонала. Опытные работники получают доплату за помощь в приобщении новичков к секретам профессионального мастерства. Проходят семинары и тренинги, нацеленные на снятие психологических и организационных преград, мешающих полноценно участвовать в работе коллектива. Новички получают неформальные поручения, вовлекающие их в межличностный контакт.

Повышенное внимание к адаптации персонала объясняется стремлением компаний повысить конкурентоспособность за счет создания команд единомышленников, объединенных ценностями организации и корпоративной этикой. Пренебрежение адаптацией новых сотрудников автоматически приводит к текучке кадров и непроизводительному расходованию средств.

Источники найма персонала

1. Способы найма, рекрутирования кандидатов на работу, включающие способы распространения информации об имеющихся вакансиях, способы привлечения внимания потенциальных кандидатов и специальные методы работы с сегментами рынка рабочей силы;

2. Направления, где ищут потенциальных работников.

Имеются два возможных источника набора: внутренний (из работников данной организации) и внешний (из людей, до того не связанных с организацией). Многие организации практикуют помещение объявления о приеме на работу внутри самой фирмы. Преимущества такой практики в том, что люди, занимающиеся отбором, могут заранее знать претендентов на эту должность, их качества как работников (что, впрочем, может оказаться и недостатком), сокращаются затраты на наем, работники наглядно видят возможности своего карьерного роста. И.н.п. могут быть:

- прежние сотрудники, ушедшие из организации по собственному желанию. Они могут назвать претендентов. Но и те и др. независимо от их прежней работы, должны быть подвергнуты тщательному рассмотрению;

- случайные претенденты, самостоятельно обращающиеся по поводу работы, должны каждый раз заноситься в банк данных о внешних кандидатах. Это резерв, которым нельзя пренебрегать. Два качества говорят в его пользу:

а) обычно они знают что-то о деятельности Вашей фирмы;

б) более вероятно, что у них есть "внушенное" чувство лояльности к ней;

- школы, колледжи, институты, коммерческие школы и преподаватели этих и др. учебных заведений. Обычно большинство учебных заведений имеют службы по трудоустройству своих студентов и выпускников. В то же время преподаватели заинтересованы в том, чтобы их выпускники получили подходящую работу;

- клиенты и поставщики, предлагающие необходимых кандидатов. Такое сотрудничество клиентов с поставщиками способствует созданию хороших деловых отношений между ними;

- государственные и коммерческие агентства по трудоустройству играют немалую роль в подборе кадров. Надежное агентство может быть очень полезным при выявлении претендентов на получение работы, поскольку оно может провести предварительное собеседование и проэкзаменовать отдельных кандидатов;

- рекламные объявления либо дополняют вышеперечисленные способы отбора, либо могут быть основным источником найма. Цель таких объявлений - получить эффективный результат с минимально возможными затратами. Объявления должны содержать информацию о ключевых элементах работы, требуемой квалификации, местонахождении организации уровне подчинения претендента, предполагаемом жалованье.

Отбор кандидатов на должность секретаря -- кропотливая и ответственная работа кадровых служб предприятий, учреждений, организаций. Из немалого числа претендентов они должны выбрать специалиста, способного лучше других профессионально выполнять работу на этой должности.

Многие предприятия с целью предварительного отбора наиболее вероятных кандидатов на вакантные должности предлагают прислать по почте (электронной) либо факсу резюме. Обычно резюме рассматриваются в отсутствие того, кто его предоставил, поэтому уже из текста должно быть понятно, что кандидат умеет и на какую работу претендует.

Резюме составляются в произвольной форме. Наиболее распространенными являются два варианта:

· при варианте 1 указываются: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; адрес постоянного проживания; контактные телефоны; семейное положение; образование, специальность, годы обучения, название оконченного учебного заведения; владение иностранными языками; навыки работы с ПК; печатные труды; опыт работы (начиная с последнего места работы) по годам: периоды, название и адрес предприятия, перечень основных обязанностей, видов работ, должность;

· при варианте 2 указываются: фамилия, имя, отчество; контактные телефоны; опыт работы (начиная с последнего места работы) по годам: периоды, название и адрес предприятия, перечень основных обязанностей, видов работ, должность;

- владение иностранными языками;

- навыки работы с ПК;

- печатные труды;

- образование.

После анализа присланных резюме на собеседование с руководителем предприятия или уполномоченным им лицом приглашаются только те из претендентов, кто потенциально подходит на вакантную должность. Остальных об отказе не извещают, за исключением тех, кто поинтересуется результатами рассмотрения своего резюме, например позвонит по телефону. Резюме этих претендентов остаются в банке данных кадровой службы предприятия.

На собеседовании работодатель оценивает интеллектуальный и профессиональный уровень претендента. С целью всестороннего изучения профессиональных качеств, знаний и навыков претендента, черт его характера и способности работать в коллективе работодатель может задать немало вопросов.

Кроме того, проводя опрос претендентов на вакантную должность, работодатель должен ориентироваться на требования к должности, указанной в каждой конкретной должностной инструкции.

В кадровой службе предприятия, как правило, есть подготовленные вопросники, разработанные для каждой категории работников с учетом должностных инструкций и содержащие основные требования к профессии. При подведении итогов преимущество предоставляется претенденту, набравшему наибольшее количество баллов.

Выделяют четыре вида адаптации:

Профессиональная адаптация заключается в освоении профессиональных навыков, уяснении специфики работы. Каждый новичок проходит стадию ученичества, форма которого зависит от характера организации и предыдущего опыта работы. На производственных предприятиях практикуется наставничество, когда опытный работник передает знания и навыки молодому в процессе делового общения на рабочем месте. Очень распространен инструктаж - наглядная демонстрация приемов и навыков работы. Конечно, если новичок уже имеет опыт работы по данной специальности, то наставничество и инструктаж принимают форму обмена профессиональными знаниями с целью выработать навыки, наиболее приемлемые для достижения целей организации.

Психофизиологическая адаптация - приспособление сотрудника к условиям труда и отдыха. Данная форма адаптации наиболее важна для производственных предприятий и организаций, где используется сложная технология и существует опасность получения производственных травм. Условия труда в офисах и торговых фирмах, как правило, стандартны, но новичку требуется некоторое время, чтобы подстроиться под ритм работы, интенсивность психофизических нагрузок. Каждый старается обустроить рабочее место по своему. Необходимые инструменты, бумаги раскладывают так, чтобы было удобно с ними работать, на стены прикрепляют постеры и календари, в шкафчики убирают предметы туалета и посуду. Психофизиологическая адаптация проходит быстро и безболезненно и определяется главным образом состоянием здоровья и правильной организацией режима труда и отдыха в соответствии с принятыми санитарно-гигиеническими нормами.

Социально-психологическая адаптация предполагает установление межличностных и деловых отношений с сослуживцами, освоение ценностей и групповых норм поведения. Новичок знакомится с расстановкой сил в подразделении, выясняет значимость того или иного сотрудника, включается в состав формальных и неформальных групп. Социально-психологическая адаптация может оказаться трудной и долговременной. Коллектив встречает новичка настороженно, рассматривает "под микроскопом" каждый его шаг. Поэтому надо запастись терпением (приход нового сотрудника может занимать всеобщее внимание не более нескольких недель), быть по возможности общительным, доброжелательным, демонстрировать готовность выслушивать советы.

Организационная адаптация предполагает ознакомление со структурой организации, определение в ней собственной роли. В последнее время стали говорить не только об адаптации работника, но и о приспособлении работы к человеку. Здесь можно упомянуть создание соответствующего рабочего места, коррекцию графика под индивидуальные особенности личности, индивидуализацию системы поощрений и наказаний. Так, все больше фирм практикуют штрафы за опоздания и курение, предоставляют сотрудникам гибкий график работы, премируют на основе рейтинговой системы.

В настоящее время, современные компании разрабатывают и применяют методики, направленные на максимально быстрое и эффективное включение нового работника в деловую жизнь фирмы. Создаются структурные подразделения, отвечающие за процессы адаптации, обычно эту функцию выполняют подразделения по обучению персонала. Опытные работники получают доплату за помощь в приобщении новичков к секретам профессионального мастерства. Проходят семинары и тренинги, нацеленные на снятие психологических и организационных преград, мешающих полноценно участвовать в работе коллектива. Новички получают неформальные поручения, вовлекающие их в межличностный контакт.

Таким образом‚ повышенное внимание к адаптации персонала объясняется стремлением компаний повысить конкурентоспособность за счет создания команд единомышленников, объединенных ценностями организации и корпоративной этикой. Пренебрежение адаптацией новых сотрудников автоматически приводит к текучке кадров и непроизводительному расходованию средств.

Вопросы для самоконтроля

1. Внутренние и внешние источники найма офисного персонала, сотрудников секретариата. Современные способы трудоустройства.

2. Организация процессов отбора персонала для работы в приемной руководителя, в офисе.

3. Этапы и задачи адаптации секретаря на рабочем месте.

Литература

1. Иванова, Е. Обзор рынка труда секретарей / Е. Иванова // Справочник кадровика. – 2005. – № 4. – С. 116–119.

2. Кучер, Н. В. Адаптация в новом коллективе / Н. В. Кучер // Секретарь-референт. – 2005. – № 11. – С. 9–12.

3. Подоплелова, Н. Н. Проблема трудоустройства как составная часть курса «Организация секретарского обслуживания» / Н. Н. Подоплелова // Секретарское дело. – 2004. – № 3. – С. 41–42.

4. Адаптация на новой работе // Секретарь-референт. – 2014. – № 2. – С. 62.

5. Секретар та корпоративна культура // Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2010. – № 11. – С. 7.

6. Як розвиватися далі? Ваш вихід на новий рівень // Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2013. – № 9. – С. 38.

7. Ви отримали бажану роботу... Як її зберегти? // Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2009. – № 2. – С. 5.