Поведінка під час співбесіди

1. Прийшовши в офіс, будьте з усіма ввічливими і доброзичливими.
Не забудьте посміхнутися, заходячи до кабінету керівника. Стежте
за своєю поставою, дивіться в очі співрозмовникові. Пам'ятайте:

• вітаючись з представником компанії, не подавайте руки першим;
не сідайте, поки вам не запропонують це зробити;

якщо вас кому-небудь відрекомендують, обов'язково запам'ятайте ім'я та по батькові цієї особи. Потім ви зможете відразу звернутися до співрозмовника на ім'я та по батькові, це справить позитивне враження.

Сумлінно та охайно заповнюйте всі анкети і документи, які вам
запропонують.

На початку бесіди відрекомендуйтеся. Поцікавтеся ім'ям та
по батькові співробітника.

Підтримуйте зоровий контакт.

Уважно слухайте запитання, не перебиваючи співбесідника. Ваші
відповіді на запитання повинні бути прямими (відповідати треба без
посередньо на поставлене запитання), точними (не варто виходити
за межі обговорюваної теми). Під час співбесіди кандидат на вакантну
посаду теж має право поставити запитання, але не більше 2-3, треба лише вдало обрати момент для того чи іншого запитання. Найчастіше ці запитання стосуються обсягу роботи, умов успішного її виконання.

Якщо ви не зрозуміли запитання, не соромтеся уточнити: «Чи правильно я зрозумів, що...»

Відповідаючи на запитання, говоріть тільки правду.

Під час співбесіди тримайтеся гідно, впевнено, але не зухвало.

Наприкінці розмови слід чітко домовитися про те, коли і як ви
дізнаєтеся про результати. Бажано, щоб ініціатива такої домовленості
залишалася за вами: краще домовитися, що ви зателефонуєте у призначений час, ніж чекати дзвінка. Активна позиція завжди ліпша пасивної.
Це справить враження ділової людини.

Завершуючи співбесіду, не забудьте про звичайні правила ввічливості. Важливо, щоб обидва учасники закінчили зустріч з відчуттям,
що все, про що слід було сказати, сказано і що ви маєте достатньо інформації для прийняття рішення. Подякуйте співрозмовникові за бесіду
та за виявлену увагу.

Після співбесіди ретельно проаналізуйте свою поведінку, відповіді й зробіть правильні висновки. Якщо Вам відмовили, з'ясуйте
причину відмови і врахуйте її під час підготовки до іншої співбесіди.
Пам'ятайте, що роботодавець зацікавлений у кваліфікованих фахівцях,
професіоналах. Це і потрібно демонструвати впродовж усієї співбесіди.

5. ЕТИКЕТ ТЕЛЕФОННОЇ РОЗМОВИ

У наш час телефон –  не лише один із найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб підтримання приватних стосунків між людьми. По телефону здійснюються перемовини, домовляються про важливі ділові зустрічі, вирішують численні оперативні питання, що виникають У процесі управлінської діяльності, надають консультації, звертаються із проханнями, запрошеннями, висловлюють подяку, вибачення.

Телефонна розмова – один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:

· співрозмовники не бачать одне одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомоги міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);

· обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);

· наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, кепська чуйність).

Отже, якщо ви людина ділова й цілеспрямована, передбачлива, якщо ви турбуєтеся про власний авторитет, а також престиж своєї фірми і звикли враховувати все до найменших дрібниць, то вироблення певних принципів поведінки у телефонному спілкуванні є просто необхідним і незамінним. Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких правил ведення телефонної розмови.

Якщо телефонуєте ви:

· насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також свої прізвище, ім'я та по батькові. Зазвичай перші
слова телефонної розмови сприймаються нечітко, а тому називайте свої прізвище та ім'я останнім – принаймні це буде почуто;

· якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід за
питати прізвище, ім'я та по батькові свого співрозмовника.
Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;

· якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спершу, чи є
у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;
попередньо напишіть перелік питань, котрі необхідно з'ясувати,
і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди;

· завжди закінчує розмову той, хто телефонує. Завершуючи розмову, неодмінно попрощайтеся, пам'ятаючи, що нетактовно класти
слухавку, не дочекавшись останніх слів вашого співрозмовника;

· у разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть
підтвердження листом або факсовим повідомленням.

Якщо телефонують вам;

· спробуйте якомога швидше зняти слухавку й назвіть організацію, яку ви представляєте;

· у разі потреби занотуйте ім'я, прізвище та контактний телефон
співрозмовника;

· розмовляйте тактовно, ввічливо демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;

 

· не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою,
нудною та надто тривалою для вас;

· якщо ви даєте обіцянку, намагайтесь дотримати слова й виконати її якомога швидше. У разі виникнення складних питань
запропонуйте співрозмовникові зустріч для детального обговорення суті проблеми;

· завжди стисло підсумовуйте бесіду, перелічіть іще раз домовленості, що їх ви досягли.

Незалежно від того, хто телефонує:

· будьте доброзичливим, у жодному разі не виказуйте свого невдоволення чимось;

· ставте запитання та уважно вислуховуйте відповіді на них;

· намагайтесь залишатися тактовним і стриманим, навіть якщо
розмова стає вельми неприємною для вас;

· симпатія до вас зросте, якщо ви кілька разів упродовж бесіди
назвете співрозмовника на ім'я та по батькові;

· особливо наголошуйте на найсуттєвішому. Якщо під час бесіди ви називаєте якісь числа, їх варто повторити кілька разів, аби уникнути прикрих непорозумінь;

· пам'ятайте, що по телефону звучання голосу значною мірою спотворюється, тому ваша артикуляція неодмінно повинна бути чіткою, а темп мовлення –рівним, тон – спокійним, витриманим;

· намагайтесь якомога ширше використовувати лексичні можливості літературної мови (насамперед багату синоніміку), але
при цьому завжди висловлюйтеся стисло й точно, правильно
побудованими реченнями. Стежте за логікою викладу своїх
думок, послідовністю.

· розмовляйте середнім за силою голосом.

Службова розмова складається з таких етапів:

- момент налагодження контакту;

- викладення сутності справи (повідомлення мети дзвінка, підхід
до питання, обговорення повідомленої інформації);

- закінчення розмови.

Будь-яку телефонну розмову починаємо коротким виявленням ввічливості: Добрий день (ранок, вечір)! Доброго (ранку, вечора)! Якщо телефонуєте у справі, то потрібно назвати не лише прізвище, ім'я та по батькові, а й посаду, яку ви обіймаєте. Якщо той, хто телефонує, забув назвати себе, співрозмовник має право запитати: Вибачте, з ким я розмовляю? У відповідь ви не повинні обурюватися чи одразу класти слухавку – згідно з правилами етикету вам слід відрекомендуватися; на анонімний дзвінок можна не відповідати й одразу покласти слухавку. Якщо до телефону підійшов не той, хто вам потрібен, ви повинні перепросити і звернутися з проханням покликати потрібну вам людину: Добрий день. Перепрошую за турботу, чи не могли б ви запросити до телефону Івана Петровича (пана Петренка); Дуже прошу, попросіть до телефону Ольгу Власівиу (пані Ольгу, пані Романчук); Будь ласка, покличте до телефону... Зазвичай відповідають так: Добрий день. Зачекайте, будь ласка, хвилиночку, я зараз передам їй слухавку;...Прошу зачекати;...Будь ласка, зачекайте,...На жаль (шкода, вибачте), Іван Петрович вийшов, повернеться о 14 годині. Можливо, ви хотіли б йому щось передати. Є його заступник, можливо, він зміг би допомогти вам. Коли до телефону підійде потрібна вам людина, неодмінно слід знову привітатись І назвати себе.

Нетактовно давати абонентові неправильну інформацію, розмовляти грубо, якщо він помилився номером телефона. Буде люб'язно з вашого боку, коли допоможете абонентові з'ясувати причину невдачі. Своєю чергою, якщо ви зателефонували не за потрібним вам номером, маєте обов'язково перепросити за завдані турботи. Намагайтеся завжди бути ввічливим, адже ваша тактовність - це насамперед повага до самого себе. Ввічливість має стати духовною потребою кожної людини. Після встановлення зв'язку намагайтеся викладати інформацію чітко, стисло та по суті. Саме така розмова характеризуватиме вас як досвідчену, ділову людину, що не зловживає чужим часом і увагою, як людину, котра досконало володіє етикетом телефонної бесіди. Ще однією надзвичайно важливою умовою ведення розмови є логічність і послідовність висловлення думок. Неприпустимо, щоб ваша розмова була хаотичною, адже так мета вашого дзвінка може залишитися незрозумілою для співрозмовника. Не забувайте про дотримання пауз – у такий спосіб ви надасте співрозмовникові можливість висловити своє ставлення до проблеми. У розмові уникайте категоричності, докладайте зусиль, аби тон вашої розмови був якомога доброзичливішим. Якщо ви поважаєте себе і свого співрозмовника, намагайтеся уникати категорично-наказових висловлювань.

Ініціатива закінчення розмови належить зазвичай тому, хто телефонував. Іноді викликаний до телефону може ввічливо сказати, що з

тієї чи іншої причини поспішає, хоче закінчити розмову. Завершуючи розмову, обов'язково треба попрощатися.

Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону, а в службових справах недоречно телефонувати додому тій особі, котра має їх виконати (розв'язати). У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи.

І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова – діалог, а не монолог.

6. ЕТИЧНІ ПИТАННЯ ВИКОРИСТАННЯ МОБІЛЬНИХ ТЕЛЕФОНІВ

Мобільний телефон нині є неодмінним атрибутом кожної ділової людини. Послуговуючись ним, треба дотримуватися певних етичних норм, щоб не створювати незручностей для інших. Звичайно, традиційні правила спілкування по телефону, які названо вище, залишаються, але треба враховувати специфіку мобільного зв'язку, оскільки телефон завжди у його власника.

Отже, не можна:

· користуватися мобільним телефоном під час перегляду спектаклю, кінофільму, на концертах, конференціях, під час нарад і,
звичайно ж, під час навчальних занять. Краще переадресовувати
вхідні дзвінки на поштову скриньку або ввімкнути вібродзвінок
замість звукового сигналу;

· класти телефон на стіл під час ділової зустрічі, в кав'ярні та
аудиторії, щоб не засвідчити неповаги до співрозмовника чи
викладача. Якщо все ж вхідний дзвінок перервав бесіду, треба
розмову по телефону закінчити якнайшвидше і на час розмови
відійти або вийти взагалі;

· голосно розмовляти у транспорті, на вулиці;

гратися телефоном під час занять, демонструвати його функціональні можливості;

· розмовляти по телефону, перебуваючи за кермом автомобіля,
бо це відволікає вашу увагу.

Загальне правило користування мобільним телефоном – не створювати незручностей, не виказувати неповаги до людей, які перебувають поруч.

Тема 2. 4 Форми колективного обговорення професійних проблем

План

1. Мистецтво перемовин.

2. Збори як форма прийняття колективного рішення.

3. Нарада.

4. Дискусія.

5. Візитна картка.

Дидактична мета:

- оволодіння прийомами та навичками ділового спілкування під час колективного обговорення професійних проблем; вироблення умінь і павичок етичної поведінки під час наради, перемовин, зборів, дискусій.

Студенти повинні знати:

- особливості ведення наради, зборів, перемовин;

- методи обговорення проблем (дискусія, «мозковий штурм», дебати).

Студенти повинні уміти:

- провести нараду;

- взяти участь у підготовці та проведенні перемовин;

- ретельно готувати спільне обговорення важливих питань і

- ухвалення рішень;

- чітко визначати коло обговорюваних питань;

- логічно правильно, точно, етично й емоційно виражати думку;

- відповідно до змісту, умов комунікації й адресата.

1. МИСТЕЦТВО ПЕРЕМОВИН

Перемовини – обговорення певного питання з метою з'ясування позицій сторін або підписання угоди. Вони проводяться на різних рівнях, з різною кількістю учасників, можуть мати як неофіційний, так і протокольний характер. Перемовини призначені для того, щоб на основі взаємного обміну думками (у формі різних пропозицій відносно рішення обговорюваної проблеми) укласти угоду, що відповідає інтересам обох сторін і досягти результатів, які задовольняють усіх її учасників.

Перемовини виконують такі функції: інформаційпо-комупікативну; досягнення домовленостей; регулювання, контроль, координація дій.

Дослідники розрізняють два підходи до перемовин⁵⁰:

а) конфронтаційний, який має суб'єкт-об'єктний характер, – це
протистояння сторін, їхня впевненість у тому, що треба здобути перемогу будь-якою ціною, а відмова від неї – це поразка;

б) партнерський, який має суб'єкт-суб'єктний характер, – це спільний аналіз проблеми, в результаті якого учасники шукають найкращі,
найбільш взаємовигідні варіанти розв'язання проблеми.

Класифікація перемовин:

· за кількістю учасників: двосторонні, багатосторонні;
за повторюваністю: разові, постійні;

· залежно від цілей: перемовини, що спрямовані на встановлення
взаємин; на нормалізацію несприятливих стосунків; на зміну
характеру контактів і надання їм нового, більш високого рівня;
на одержання додаткових результатів;

за змістом: політичні, економічні, особисті;

· за характером: офіційні (їх завдання - підписання відповідних
документів, що мають юридичну силу), неофіційні (без підписання відповідних юридичних документів).

Основною метою перемовин є прийняття (після спільного обговорення проблеми) рішення, яке може бути: конструктивним, що пов'язане з реальними змінами до кращого; деструктивним (руйнівним); пропагандистським (пов'язане з обіцянками на словах без відповідних зобов'язань); заспокійливим (що заспокоює суспільну думку).

Перед тим, як сісти за стіл перемовин, слід виробити чітку стратегію, усвідомити можливі труднощі й максимально підготуватися до них.

Стратегія передбачає:

· уважне вивчення особистісних характеристик і особливостей
майбутнього співрозмовника, його ділових інтересів, способів ведення
перемовин;

· створення сприятливої атмосфери для перемовного процесу, об
міркування висловлювань та доказів, ефективних прийомів впливу
на співрозмовника;

· продумування «шляхів відступу» і нейтралізації зауважень;

· підготовку ефектного завершення перемовин.

Розрізняють кілька стратегій ведення перемовин. Перша стратегія ведення перемовин полягає у протистоянні крайніх позицій сторін. Опоненти вперто відстоюють свої погляди, розв'язання проблеми затягується, псуються стосунки між учасниками перемовин. Друга стратегія перемовин передбачає розв'язання проблем, з урахованням їхнього змісту, інтересів обох сторін та отримання такого результату, який був би обґрунтований і не залежав би від волі жодної зі сторін. Третя стратегія – розуміння сторонами необхідності пошуку прийнятного для обох сторін рішення. Кінцевий результат не лише обґрунтовується певними нормами, критеріями незалежно від волі сторін, а й відповідає інтересам учасників перемовин.

Перемовини мають три стадії:

1. Підготовка до перемовин (аналіз ситуації) передбачає з'ясування мети, проблеми, оцінювання ситуації, формування загального підходу, визначення позицій під час перемовин та розв'язання проблеми, їх аргументація, вироблення правильного й коректного ставлення до співрозмовника: установлення контакту з партнером; створення приємної атмосфери спілкування; пробудження інтересу до ваших пропозицій; з'ясування побажань іншої сторони; забезпечення переходу до діалогу.

2. Проведення перемовин. Фахівці з проблем усного ділового спілкування рекомендують дотримуватися таких принципів щодо ведення перемовин:

Розмежування суті проблеми і стосунків учасників перемовин, Якщо виникають непорозуміння, треба уважно, спокійно вислухати партнера, а потім можна уточнити чи спростувати його аргументи, при цьому варто пожартувати, змінити інтонацію, використати певні жести і навіть вибачитися.

Визначення інтересів сторін. Надзвичайно важливо чітко визначити свої інтереси, переконливо аргументувати та відстоювати їх. Водночас треба враховувати й поважати інтереси іншої сторони, з розумінням ставитися до пропозицій опонентів.

Розгляд взаємовигідних варіантів. Під час обговорення проблем доцільно розглядати кілька варіантів вирішення її. Для їх пошуку можна використати метод «розумової атаки», щоб виокремити більше ідей для розв'язання проблеми. Можна також проблему переділити на частини і приймати рішення поетапно. Якщо обом сторонам важко дійти згоди, можна звернутися за порадою до третьої особи, тобто до посередника. Посереднику не обов'язково заглиблюватися в позицію кожної сторони, його завдання – знайти найкращий варіант можливого вирішення проблеми і допомогти сторонам дійти згоди. Посередник готує текст угоди, пропонує його сторонам і з урахуванням їхніх зауважень доводить роботу до логічного завершення.

Застосування об'єктивних критеріїв. Перш ніж дійти згоди, опоненти мають обговорити умови справедливої домовленості. Щоб досягти успіху, треба ретельно готувати кожне рішення, бути відкритим для доказів, не піддаватися тискові.

На результативність перемовин впливає психологічна атмосфера, тому бажано дотримуватися таких правил:

1) не говорити голосно (бо партнер подумає, що ви йому нав'язуєте свою думку) або тихо (партнер не буде впевненим у тому, що добре вас почув), швидко (партнеру хочеться розібратися в почутому і сформулювати свою думку) або повільно (партнерові може видатися, що ви просто гаєте час);

2) серед учасників перемовин знайти «ключову постать», від якої
залежатиме розв'язання питання, до думки якої прислухаються;

3) бажано за наявності «гострих кутів» під час обговорення
не вживати слова та вирази, що передають твердість вашого підходу,
наприклад: безумовно, тільки так, остаточно тощо, їх краще замі
нити на такі: мені здається, я думаю, може, це буде кращий варіант.

3. Завершення перемовин.

Якщо хід перемовин був позитивним, то на завершальній стадії резюмують, стисло повторюють основні положення, які розглядалися під час обговорення, характеризують ті позитивні моменти, з яких досягнута згода сторін. Це дозволить упевнитися в тому, що всі учасники перемовин чітко розуміють суть основних домовленостей майбутньої угоди. Ґрунтуючись на позитивних результатах перемовин, доцільно обговорити перспективу нових зустрічей.

За негативного результату перемовин варто зберегти суб'єктивний контакт з партнером. У цьому разі акцентується увага не на предметі перемовин, а на особистих аспектах, що забезпечать ділові контакти в майбутньому, тобто слід відмовитися від підсумовування тих розділів, де не було досягнуто позитивних результатів. Бажано знайти цікаву для обох сторін тему, яка зможе розрядити ситуацію і допоможе створити дружню, невимушену атмосферу прощання.

Перед підписанням угоди ще раз уважно перечитують її, щоб уникнути непорозумінь.

2. ЗБОРИ ЯК ФОРМА ПРИЙНЯТТЯ КОЛЕКТИВНОГО РІШЕННЯ

Поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори –  зустріч, зібрання членів якої-небудь організації., що проводяться з метою спільного обміну думками з певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються члени будь-якого колективу, яких єднає якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.).

За складом учасників збори поділяються на: відкриті - зібрання членів якої-небудь організації із запрошенням сторонніх осіб; закриті - зібрання членів якого-небудь колективу чи організації без сторонніх осіб. Виділяють окремо  урочисті збори – зібрання з нагоди відзначення певних урочистостей чи історичних дат.

Збори готуються заздалегідь, і що ретельніше, то кращим буде їх результат.

Збори складаються з таких етапів:

1. Підготовка зборів: зазвичай займається робоча група, члени якої
зацікавлені в результаті.

2. Висвітлення проблеми та її обґрунтування. Керує зборами голова
або президія, яку обирають учасники. Доповідає авторитетна особа, яка
добре володіє предметом обговорення І вміє кваліфіковано його викласти.

Пам'ятаючи про регламент, доцільно розподілити час для виступу з доповіддю. Фахівці рекомендують близько 10-12% загального часу, відведеного для доповіді, присвятити вступові, 4-5% – висновкам, а решту – основній частин.

3. Обговорення проблеми. Після основного виступу з доповіддю за темою, винесеною на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть ті виступи, до яких учасники зборів готувалися заздалегідь. Виступ краще присвятити одній темі і дібрати вагомі аргументи на захист своєї позиції та підготувати відповідні пропозиції. Обговорення припиняється тоді, коли на запитання: Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми? відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизують, готують проект рішення, який пропонують на розгляд учасниками зборів, доповнюють іншими пропозиціями.

4. Ухвалення рішення. Рішення складається з двох частин: констатування (виклад ситуації) та ухвалення (оцінка проблеми, завдання, що треба зробити, кому і коли, а також визначення особи, на яку покладається контроль за виконанням рішення).

Збори будуть ефективними, а ця форма колективного обговорення проблем популярною, якщо через деякий час учасникам буде доведено інформацію про виконання прийнятого рішення.

3. НАРАДА

Нарада – спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя, форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників, дієва форма залучення членів трудового колективу до розв'язання завдань.

Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 осіб. Нарада матиме позитивний результат лише тоді, коли її учасники за рівнем професійних знань і практичного досвіду відповідатимуть рівню винесеної на обговорення проблеми, крім того, сама проблема має бути значущою для всіх присутніх. Нараду проводить голова, який повинен мати не тільки організаторський хист, а й уміти стежити за перебігом дискусії, обмірковувати й добирати слушні запитання, систематизовувати різні погляди, вчасно робити висновки. Класифікація ділових нарад.

 1. За метою й завданням:

• навчальна (передати учасникам певні знання і у такий спосіб
підвищувати їх фаховий рівень);

1. роз'яснювальна (керівник намагається переконати учасників
наради у доцільності, правильності та своєчасності його стратегії та дій);

2. проблемна (розроблення шляхів і методів розв'язання проблем,
проводять у невеликому колі компетентних і висококваліфікованих фахівців);

3. координаційна (координація роботи підрозділів);

4. диспетчерська (оперативна) нарада (отримання інформації про
поточний стан справ, її аналіз і прийняття рішення, проводять
у точно визначений час і день, що дає змогу учасникам підготуватися, відносно нетривала – 20-30 хв; її доцільно розпочинати коротким звітом (інформацією) про стан справ, виконання
рішень попередньої наради, вказати на труднощі, що виникли,
підсумком за минулий період;

5. інструктивна (інформаційна) нарада (передавання учасникам
вказівок і розпоряджень, роз'яснення їх і деталізація відносно
конкретних умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань) доцільна, якщо запропонована увазі присутніх інформація багатоаспектна, передбачає неоднозначні способи дій, вирізняється неординарністю.

 2. За способом проведення:

• диктаторська нарада (право голосу має тільки керівник; він
викладає свої погляди, видає наказ або вказівку; кількість учасників нерегламентована; збереження ієрархії працівників, однозначність у постановці завдань, швидке виконання рішень);

· автократична нарада (перебіг її передбачає запитання керівника І відповіді учасників наради; на вимогу або за дозволом
керівника допускаються виступи; кількість учасників обмежена).

· сегрегативпа нарада передбачає порядок, за якого керівник
сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він бажає
вислухати;

· дискусійні нарада - демократичний спосіб розв'язання проблем, що виносять на нараду. Такі наради організовують у разі
потреби координації дій співробітників або підрозділів, їх може
проводити як керівник, так і обраний учасниками голова. Кількість учасників обмежена, але не більше 15 осіб. Кожен учасник дискусійної наради має можливість вільно викласти свою
думку, що сприяє підвищенню відповідальності за виконання
прийнятих рішень, дає змогу відкрито обговорювати будь-які
погляди, сприяє згуртованості членів колективу;

· довільна нарада має місце тоді, коли обмінюються думками працівники, професійні обов'язки яких тісно взаємопов'язані. Вона
відбувається без порядку денного, без голови, на ній не приймають ніяких рішень. Прикладом такої наради є обговорення керівником, його заступниками, помічниками, провідними
спеціалістами загального стану справ або важливої проблеми.

3.   За ступенем підготовленості:

1. запланована (щотижневі наради проводять за встановленою
періодичністю, у точно визначений час, зі сталим складом учас-
ників, з постійним порядком денним);

2. позапланова проводиться у разі виникнення непередбачуваних,
надзвичайних ситуацій (наприклад, за умови надходження нор-
мативного документа, що змінює порядок роботи).

4.   За технікою проведення:

- нарада, проведена методом «мозкової атаки», має такі особливості:

· її присвячують тільки одній проблемі, як правило, важливій;

· учасники наради (не більше 10-12 осіб) уточнюють формулювання проблеми, після чого її фіксують на дошці або плакаті. Запрошують осіб, зацікавлених у вирішенні проблеми, працівників, що вирізняються високим інтелектом, самостійністю і незалежністю суджень, знанням предмету наради;

· кожен учасник наради висловлюється тільки з вказаної проблеми, основою кожного виступу є конструктивна пропозиція. Під час формулювання пропозицій автор уникає покликань, пояснень, доведень, аргументацій (подаються тільки на вимогу голови), критика внесених пропозицій заборонена;

· усі пропозиції систематизують за такими критеріями: вартісність, оригінальність та ін. Потім у скороченому вигляді їх фіксують па дошці у вигляді пунктів проекту рішення;

·     пункти, з яких досягнуто загальної згоди, фіксують у протоколі засідання, який підписують усі учасники;

· пункти, з яких згоди не досягнуто, фіксують для їх подальшого доопрацювання і обговорення.

Описаний метод не можна визнати універсальним. Проте користуватися ним доцільно в ситуаціях, коли рішення не може бути прийнято на основі думки більшості, коли потрібні компроміс і погодження інтересів. Крім того, під час обговорення є можливість об'єктивно оцінити здібності кожного учасника і зробити висновок про доцільність його подальшої участі у подібних нарадах.

-  «нарада без паради» проводиться у три етапи:

1. Керівник формулює у письмовому вигляді проблему, яка вимагає
прийняття колективного рішення.

2. Добираються необхідна інформація і вихідні матеріали для
розв'язання проблеми, а також складається список осіб, які можуть
взяти участь у пошуку оптимальних рішень; їм надсилають бланки з
письмовим формулюванням проблеми.

3. Кожен з учасників повинен виробити свою точку зору і письмово
викласти її на тому ж бланку. Один з учасників обговорення, призначений керівником, збирає заповнені бланки, знайомиться з їх змістом,
спілкується з кожним учасником, уточнюючи пропозиції та приймає
остаточне рішення щодо вирішення проблеми. У розв'язанні складних
питань бере участь керівник.

В організації ділової наради можна виділити три етапи: підготовка наради; перебіг наради; підсумовування наради.

 

		Організація ділової наради
1. Підготовка наради: 1.1. Планування.			2. Проведення наради: 2.1. Відкриття наради		3. Підбиття підсумків наради:
1.2. Підготовка доповіді			2.2. Виголошення доповіді		3.1. Прийняття рішення
1.3. Підготовка документів і			2.3. Відповіді на запитання		3.2. Підписання протоколу.
приміщення.					3.3. Контроль виконання
1.4. Підготовка учасників			2.4. Обговорення ДОПОВІДІ.		прийнятих рішень.