Тема 2. 5. Ділові папери як засіб писемної професійної орієнтації 1 страница

План

1. Класифікація документів.

2. 2. Національний стандарт України.

3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

4. Вимоги до бланків документів.

5. Оформлення сторінки.

6. Вимоги до тексту документа.

ТЕОРЕТИЧНИЙ БЛОК

Знай папери в житті – не химери і не плід канцелярій нудних: ділові необхідні папери у стосунках людей ділових.

Д. Білоус

2.5.1. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі»^{^[57]}

Документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це «властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції»^{^[58]}

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширеніший текстовий документ, «зміст якого – мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукоза- писування».

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Письмовий документ – текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ – це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:

• найменуванням (назвою) – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

• походженням – службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади чи обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчим або адміністративно-господарських обов'язків.

Службові документи формуються в установленому порядку.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих також належать і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;

• місцем виникнення – внутрішні та зовнішні:

Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

• призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

• напрямком – вхідні й вихідні.

Вхідний – це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний – це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

• формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

• строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги.

Термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.

Дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново»;

• ступенем гласності – загальні, таємні, для службового користування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», що проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є властивістю держави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;

• стадіями створення – оригінали, копії, витяг і дублікат.

Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія – це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Витяг – копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена.

Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;

• складністю – прості (односкладові) й складні. Прості — містять інформацію з одного питання, складні – щодо двох і більше питань;

• строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

• технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;

• носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.

2.5.2. НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163 -2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

§ органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

§ підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.^{^[59]}

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів;

вимоги до змісту і розташування їх;

вимоги до банків та оформлювання документів;

вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друку- вальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

01.	- зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.
02.	- зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).
03.	- зображення державних нагород.
04.	- код організації.
05.	- код форми документа.
06.	- назва організації вищого рівня.
07.	- назва організації.
08.	- назва структурного підрозділу організації.
09.	- довідкові дані про організацію.
10.	- назва виду документа.
11.	- дата документа.
12.	- реєстраційний індекс документа.
13.	- посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь.

14.	- місце складання або видання документа.
15.	- гриф обмеження доступу до документа.
16.	- адресат.
17.	- гриф затвердження документа.
18.	- резолюція.
19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.	- заголовок до тексту документа. - відмітка про контроль. - текст документа. - відмітка про наявність додатка. - підпис. - гриф погодження документа. - візи документа. - відбиток печатки. - відмітка про засвідчення копій. - прізвище виконавця і номер його телефону. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи. - відмітка про наявність документа в електронній формі. - відмітка про надходження документа до організації від адресата. - запис про державну реєстрацію.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа;

хід виконання.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Подаємо схему розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (рис. А. 1,2).

Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

назву організації (07);

назву виду документа (10) (не зазначаючи у листах);

• дату (11);

• реєстраційний індекс документа (12);

• заголовок до тексту (19);

• текст документа (210;

• підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01,02, 03,04,05,06,08,09,13,14,15,16,17,18,22,24,25,26,27,28,29,30,31,32.

Зразок оформлення документа подано на с. 404.

У документах, що їх оформлюють на двох та більше сторінках, реквізити 22–28 проставляються після тексту (21), а 29–31 – на нижньому березі першої сторінки.

Рис. А 1. Розміщення реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланку

Рис. Б. 1. Розміщення реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланку

2.5.3. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ

Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа або чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

Реквізити

Розташовування та правила оформлювання

01 – Державний Герб України, Герб Автономної Республіки Крим

Державний герб України зображують відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України», герб Автономної Республіки Крим – відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розмішують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, на бланках з поздовжньою розташованістю реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

02 – Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування)

На лівому березі бланка на рівні назви організації. Емблему не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій – зображення Державного герба. Не можна на бланку замінювати назву організації зображенням емблеми, навіть якщо назву повністю відтворено в емблемі.

03 – Зображення нагород

На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

04 – Код організації

Після реквізиту «Довідкові дані про організацію» (09) відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

05 – Код форми документа

Вище реквізиту назва виду документа (10) згідно зДК 010.-98 «Державний класифікатор управлінської документації». Кодове позначення конкретного виду документа складається із семи цифрових знаків. Наприклад, код доповідної записки – 0204003, у якому – 02 – позначення класу, 04 – позначення підкласу в межах цього класу, 003 – реєстраційний номер уніфікованої форми документа (УФД).

06 – Назва організації вищого рівня.

Посередині сторінки над назвою організації – автора документа. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення – повністю.

07 – Назва організації – автора документа

Окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (чи без них) нижче повної назви.

08 – Назва філії, територіального відділення, структурного підрозділу

Розміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа.

09 – Довідкові дані про організацію: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти

Нижче назви організації або структурного підрозділу відповідно до поштових правил: вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77. факс 277-36-55 E-mail: @ dkau.ldev.ua

На бланку може вказуватися номер розрахункового рахунка у відділенні банку:

розрахунковий рахунок № 12346893 в Укргазбанку м. Києва МФО № 421830

10 – Назва виду документа

Нижче реквізитів „Назва організації" та „Назва структурного підрозділу": на кутовому бланку – без відступу межі лівого берега, а на повздовжньому – центровано. Назва має відповідати переліку форм документів згідно з ДК010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусові організації. У листах назву виду документа не зазначають.

11 – Дата документа

Реквізит, що вказує на час створення і (або) підписання, затвердження, прийняття, за реєстрування службового документа. На бланках дату ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом без відступу від межі лівого берега. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 12.07.2010 Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число: 2010.11.07. Цей спосіб використовують у службовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки це відповідає міжнародній системі датування документа. Це – цифровий спосіб оформлювання дати. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати: 17 грудня 2009 року. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0 (нуль): 07.09.2009, 03.12.2010. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх погодженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконанням документа й відправлення його до справи).

12 – Реєстраційний індекс документа

Це умовне цифрове позначення, яке надають документи піч час його реєстрації. Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою: 418/01 або 45/07/69, де 418 – порядковий реєстраційний номер, а 01 – умовне позначення групи документів згідно з класифікатором виконавців, прийнятими в установі. Якщо документ підготували двічі чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

13 – Посилання на реєстраційний індекс та та дату вхідного документа

Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Містить реєстраційний індекс і дату вхідного документа: На № 18/03-06 від 27.02.2010.

14 – Місце складання або видання документа

На рівні або нижче реквізитів 11, 12.Зазначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відомості у довідкових даних про організацію. Місце видання не треба вказувати в документі, якщо воно міститься в назві організації, наприклад: Донецька державна авіакомпанія «Донбас – Східні авіалінії України», проте його обов'язково треба зазначати в тому разі, якщо документ цієї організації було складено в іншому місці.

15 – Гриф обмеження доступу до документа

У верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на першій сторінці документа без лапок над реквізитами «Адресат»

Таємно. Для службового користування.

За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

16 – Адресат

Сукупність точних і повних відомостей, згідно 3 якими

документ має бути доставлений за призначенням. Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, ініціал (и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові та приватні особи. Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку:

Міністерство охорони здоров'я України

Якщо документ адр есовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата:

Гзнеральному директорові

спільного підприємства

«Ділове партнерство»

Стадниченку Є.Д.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному:

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал (и)

Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено:

Директорам центральних державних архівів України

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса, яку вказують після назви установи, структурного підрозділу:

Спілка орендарів і підприємців України

вул. Григорія Сковороди, 5 а

м. Київ, 04070

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт (місто), район, область, поштовий індекс:

Романюку Олексію Федоровичу

вул. Грушевського, буд. 9, кв. 3,

м. Вінниця, 21003.

17 – Гриф затвердження

У правому верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега першого аркуша документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається зі:

слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);

назва посади;

підпису;

ініціалу (ів) і прізвища особи, яка затвердила документ;

дати затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор профтехучилища

Підпис Ініціал (и),

прізвище 07.09.2010

Якщо документ затверджено кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із:

• слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

• назви (у називному відмінку);

• дати;

номера затверджувального документа. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Вищої атестаційної комісії України

18.11.2009 № 56

18 – Резолюція

Це напис, зроблений посадовою особою установи, що містить вказівки щодо виконання цього документа. Нижче реквізиту «Адресат» (16) паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках. Складається з таких елементів:

• прізвища, ініціалу (ів), виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

• вказівки на порядок виконання документа (змісту доручення);

• терміну виконання;

• особового підпису посадової особи;

• дати.

Наприклад:

Шинкаренкові С. П.

Прошу підготувати пропозицію щодо замовлення

підручників, посібників з ділового мовлення до

11.02.2009

Підпис

15.11.2008

Відповідальною за виконання є особа, названа в резолюції першою (якщо виконавців названо декілька).

Наприклад:

Мірошниченкові К. Л.

Назаровій Т. В.

Лук'янчук 1. Т.

Прошу підготувати проект договору оренди службового приміщення до 07.04.2010

(підпис)

01.04.2010

Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа. Наприклад:

Начальникові планового відділу

Підготувати обґрунтування необхідності розроблення теми НД-23 до 19.06.2010 (підпис) 01.06.2010

На документі повинно бути не більше однієї резолюції, інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

19 – Заголовок до тексту документа

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту документа. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: Наказ (про що?) про створення установи Посадова інструкція (кого?) секретаря-референта Протокол (чого?) засідання правління Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Оформлюють без відступу від межі лівого берега. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

20 – Відмітка про контроль за виконанням документа

На лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» (без лапок).

21 – Текст документа

Містить інформацію, заради якої було створено документ. Складається з таких логічних елементів:

вступу;

доказу;

закінчення.

Друкується чи пишеться від руки на всю ширину аркуша (від межі лівого берега до межі правого).

22 – Відмітка про наявність додатка

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• додатки, що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом;

• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів).

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа без відступу від межі лівого берега. Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтервал. Наявність додатків, повну назву яких наведено у тексті, фіксують так: Додаток: на 3 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників: Додатки:

1. Довідка про виконання плану постачання за 1 квартал 2009 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік постачання на II квартал 2009 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 25.12.2009 № 186/03-08 і додаток до нього, всього на 5 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їх аркушів не зазначають:

Додаток: Методичні рекомендації в 2 прим.

На велику кількість додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 58 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим, на другу адресу. Додаток до розпорядчого документа повинен мати:

відмітку з посиланням на цей документ;

його дату;

номер.

Цю відмітку роблять у верхньому куті першого аркуша додатка:

Додаток 1

до розпорядження голови правління АКБ «Моноліт»

від 08.01.2010 № 137.

23 – Підпис

Обов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис є одним з реквізитів, що надає документу юридичної сили. Ставлять під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять: найменування посади (повного, якщо док умент надруковано не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку); особистий підпис (між назвою посади, ініціалом (ами) й прізвищем); розшифрування підпису, ініціал (и) й прізвище особи, що підписала документ (праворуч), друкують на рівні останнього рядка назви посади на відстані 125 мм від межі лівого берега документа: Голова Державного комітету України у справах ветеранів підпис Ініціал (и), прізвище або Голова підпис Ініціал (и), прізвище Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб:

23 – Підпис

Ректор підпис Ініціал (и), прізвище Головний

бухгалтер підпис Ініціал (и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовують на одному рівні:

Заступник міністра Заступник міністра

освіти і науки культури і мистецтв

України України

Підпис Підпис

Ініцал (и), прізвищ Ініціал (и), прізвище

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом), наприклад:

Виконувач обов'язків

директора інституту підпис І. Дмитренко

Заступник

голови адміністрації підпис С. Паламарчук

Не дозволяється підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної похилої риски перед назвою посади.

Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу:

Голова підпис Ініціал (и), прізвище

Секретар засідання підпис Ініціал (и), прізвище

Якщо документ (зазвичай акт) складає комісія, то його повинні підписати всі члени комісії. При цьому зазначають не посади, які вони обіймають, а їх статус у складі комісії:

Голова комісії підпис А. В. Степаненко Члени комісії підпис Г. В. Дубчук підпис Н.Я. Совенко підпис К. М. Татарчук

Свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

Розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23) без відступу від межі лівого берега. Розрізняють дві форми погодження документів:

• внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи);

• зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).

Цей реквізит складається із:

слова ПОГОДЖЕНО (без лапок);

назви посади особи, з якою погоджується документ,

та назви установи;

особистого підпису;

ініціалу (ів) і прізвища;

дати погодження.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції України

Підпис Ініціали (и), прізвище

09.01.2009

24 – Гриф погодження

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється так: ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління Ощадного банку України

29.02.2009 № 3

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформлюють за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа Назва документа

Найменування Найменування

посади посада

Підпис Підпис

Ініціал (и), прізвище Ініціал (и), прізвище

Дата Дата

25 – Віза

Напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа. Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:

назви посади особи, яка візує документ;

особистого підпису;

ініціалу (ів) і прізвища особи (розшифрування підпису);

дати візування. Наприклад:

Начальник відділу маркетингу

Підпис Ініціал (и), прізвище

20.03.2007

Зауваження і пропозиції до змісту документа (за умови їх наявності) оформлюють на окремому аркуші, про що в самому проекті документа роблять відповідну відмітку:

Зауваження і пропозиції додаються

Начальник юридичного відділу

(підпис) С. Т. Смілик

14.04.2010

Коли візують документ, який має направлятися за межі установи, то візу ставлять тільки на тому примірнику, що залишається за місцем видання. Візу розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23), як на лицьовому боці, так і на зворотному останнього аркуша документа.

26 – Печатка

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ:

Місце для проставляння відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на документі. Його позначають двома великими літерами М. П. Наприклад:

М. П. Фінансовий директор

Головний бухгалтер

27 – Відмітка про засвідчення копії

Нижче реквізиту «Підпис» (23); складається зі: слів – Згідно з оригіналом; назви посади; особистого підпису особи, яка засвідчує копію; ініціалу (ів) і прізвища; дати засвідчення копії. Наприклад: Згідно з оригіналом Секретар Підпис Ініціал (и), прізвище 12.02.2009 Інколи для надання копії юридичної сили її засвідчують відбитком печатки. Наприклад, готуючи пакет документів для подання до Пенсійного фонду з метою нарахування чи перерахування пенсії працівників установи, інспектор відділу кадрів повинен обов'язково засвідчити копію з розпорядчого документа про призначення працівника на посаду та копію трудової книжки відбитком печатки: Згідно з оригіналом Інспектор відділу кадрів (підпис) Т. Сомик 11.05.2010

28 – Прізвище виконавця і номер його телефону

На лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа без відступу від межі лівого берега. Цей реквізит складається з: прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця; номера його службового телефону. Наприклад: Матвієнко 2167903 Матвієнко Галина Іванівна 2167903

29 – Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Розміщують у лівому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, містить такі відомості: посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку про виконання; слова «До справи», номер справи, де документ буде зберігатися; назву посади виконавця; особистий підпис виконавця; розшифрування підпису; дату направлення документа до справи.

Наприклад:

Питання вирішено у телефонній

розмові з П. П. Самійленком 18.03.2010

До справи № 09-02

Секретар (підпис) Л. К. Пушка

19.03.2010

Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який було підготовлено у відповіді на виконуваний документ:

Відповідь надіслано листом 07.04.2010 До справи № 02-06 Офіс-менеджер (підпис) А. М. Клименко

08.04.2010

Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

30 – Відмітка про наявність документа в електронній формі

Відмітка вказує на місце зберігання документа в комп'ютері. Розміщується в центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить:

повне ім'я файла і його місце зберігання;

код оператора;

інші пошукові відомості.

server/d:/viddil – kadriv/2010/nakaz_18 doc

31 – Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації від адресата

У правому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, найчастіше ставлять за допомогою штампа. Цей реквізит містить:

§ скорочену назву організації (або абревіатуру);

§ вхідний реєстраційний індекс документа;

§ дату (за потреби – годину і хвилини) надійдення документа:

Укр Авто

Вх. № 340

19.05.2010

32 – Запис про державну реєстрацію

Фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». № 493 від 3 жовтня 1992 р. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України: ЗАРЕЄСТРОВАНО в Міністерстві юстицій України „07" квітня 2010 р. за № 073/4801 Керівник реєстраційного органу_________________ (підпис)