Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
| Зав. машбюро | Подпись | Г.Н. Колбина |
Пример оформления внешней докладной записки:
| Министерство общего и профессионального образования РФ | Генеральному директору Завода точного машиностроения И.И. Петрову |
| Новосибирское областное управление народного образования Октябрьский отдел народного образования |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2000 N 15
г. Новосибирск
О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе N 1 необходимо вставить стекла, корпус N 2 нуждается в ремонте.
Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.
| Зав. районо | Подпись | Н.И.Пирогова |
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)*1 или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Приведем образцы оформления объяснительных записок:
| Объяснительная записка 10.04.2000 N 34 О срыве занятий в группе секретарей-референтов | Директору центра «Кадры» Н.И. Иванову |
9 апреля 2000 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.
В результате этого занятия пришлось отменить.
| Преподаватель | Подпись | Г.И. Григорьева |
| Наименование организации Производственный отдел | Генеральному директору объединения А.А. Зуеву |
Объяснительная записка
12.07.2000 N 46
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2000 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.
| Начальник отдела | Подпись | Ю.П. Елкин |
| Производственное объединение по добыче железной руды «Крымчермет» шахта «Юзовская» | Начальнику шахты К.Е. Матвееву |
Объяснительная записка
24.01.2000 N 87
О нарушении производственной дисциплины
11 января 2000 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.
Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки - рабочий Егоров С.К.
Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.
Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.
| Горный мастер | Подпись | П.Г. Потапов |
3. Акты
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие*1. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
_____
*1 См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975. - С. 77
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия*1, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел*2 и т.п.
_____
*1 См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации... - С. 66, 71-73.
*2 См.: Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 N 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
Составлен:
Председатель ____________________________________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ________________________________________________________
Должность, фамилия, инициалы 2. 3.
Присутствовали: 1. ________________________________________________________
Должность, фамилия, инициалы 2....
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. направлен в Минэкономики России
2-й экз. направлен в МПС России
3-й экз. - в дело 05-24.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
| Председатель комиссии | Подпись | К.Я. Лакин |
| Члены комиссии | Подпись | В.Н. Кирилов |
| Подпись | И.Н. Потапов | |
| Подпись | Н.Н. Ламшина |
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
Приведем пример оформления акта:
| Комитет по культуре Администрации _____________________ Наименование области | УТВЕРЖДАЮ председатель комитета Подпись Н.И. Петров Дата |
| АКТ 18.05.2000 N 12 г. Новосибирск |
О проверке сохранности документов в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 N 102 «О проверке сохранности управленческих документов».
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.
| Члены комиссии: | 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И. 2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г. 3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И. 4. Референт Прокудина М.В. |
В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.
Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.
Составлен в 2 экземплярах:
1-й - в дело N 1-23
2-й - в областной архив.
| Председатель комиссии | Подпись | Г.В. Сидоров |
| Члены комиссии | Подпись | Н.И. Григорьева |
| Подпись | Г.Г. Михайлова | |
| Подпись | С.И. Мышкина | |
| Подпись | М.В. Прокудина |
4. Телеграммы
Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:
| КЕМЕРОВО | КОЛОС | ПЕТРОВУ |
| КРАСНОЯРСК | КОБРА | МАХИНУ |
| ТОМСК | ГРАНИТ | ПАХОМОВУ |
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие: двтч, кавычки - квч, скобки - скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как N (номер), - (минус), + (плюс),! (восклицательный знак),? (вопросительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Приведем пример телеграммы:
ТОМСК 25
ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД
ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк
ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН ПЕТРОВ
____________________________________________________________________
630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.
тел. 24-02-83. Р/счет ___________________
Директор печать подпись Н.И. Петров
Исх. N_________________
Дата __________________
Пример шифрованной телеграммы:
КЕМЕРОВО АГАТ
ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ
ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ
ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ
_________________________________________________________________
630070, г. Новосибирск-79, ул. Горького, 24.
Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет __________________
Директор печать подпись К.П. Сомов
Исх. N ________________
Дата _______________
Задания
1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.2000 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы N 92 от 12.01.2000 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
4. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
6. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
7. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.
8. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Тема 6. Требования к оформлению документов по личному составу
Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальные помещения для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, при этом ответственные за эту работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 N 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.1992 N 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.1992 N 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу».
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).
Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Заявление может выглядеть следующим образом:
| ОАО «Стайлинг» | Директору Н.И. Петрову |
ЗАЯВЛЕНИЕ
18.06.2000
Прошу принять на работу старшим инженером.
| Личная подпись | Г.В. Сидоров |
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:
| Наименование структурного подразделения | Адресат Резолюция |
ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.200...
Прошу перевести меня на должность _____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
Наименование должности
_____________________________________________________________________________________________________________________
Наименование структурного подразделения
_____________________________________________________________________________________________________________________
в связи с_____________________________________________________________________________________________________________
Причина перевода
| __________________ Подпись работника | ____________________ Расшифровка подписи |
Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.
Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом (прил. 6.1), а в небольших организациях может составляться следующим образом, например:
| Директору предприятия «Адрон» Н.И. Крылову |
ЗАЯВЛЕНИЕ
10.05.2000
Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.
| Начальник цеха | Подпись | П.С. Филимонов |
Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков. Образцы различных заявлений даны в прил. 6.2.
Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Приведем пример оформления приказа:
ЗАО «Рябина»
ПРИКАЗ 12.04.2000 N 36-к
г. Новосибирск
О приеме на работу
Григорьевой В.И.
ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономистом с 14.04.2000 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: контракт.
| Директор | Подпись | Н.И. Петров |
Визы для должностных лиц
Виза ознакомления поступающего на работу
(проставляется на оборотной стороне приказа).
В прил. 6.3 также даны образцы оформления приказов по личному составу.
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.
Приведем пример заполнения трудовой книжки:
| N записи | Число, год, месяц | Сведения о приеме и перемещении | На основании какого документа |
|
Новосибирское предприятие «Кристалл»
| |||
| 1. | 05.04.2000 | Принят переводом на должность бухгалтера | Приказ от 04.04.2000 N 53-р |
| 2. | 06.05.2000 | Уволен переводом в Объединение «Оксид» (ст. 29 КЗоТ РФ) | Приказ от 05.05.2000 N 54-р |
