4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.
4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.
4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
4.1.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрения и наложения на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.
5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
| Начальник управления | Подпись | Г.П.Петров |
Приложение 3.8
Примерный образец положения о структурном подразделении органа управления
| Администрация __________________ области _________________________ Дата, регистрационный номер | УТВЕРЖДАЮ Глава администрации _____________области _____________ инициалы, фамилия Наименование области | |
| ПОЛОЖЕНИЕ об общем отделе ___________________________ ___________________________ Место издания |
Общая часть
1.1. Общий отдел администрации образован с целью оперативного организационно-технического обеспечения аппарата главы администрации, его заместителей, управлений и отделов, ведения делопроизводства всех видов управленческих документов.
1.2. Общий отдел возглавляет заведующий отделом, назначаемый на должность и освобождаемый от нее главой администрации. Оперативное руководство отделом осуществляет руководитель аппарата - заместитель главы администрации.
В своей деятельности общий отдел руководствуется Конституцией РФ, Законами РФ, указаниями и распоряжениями Президента РФ, актами, инструкциями по работе с документами.
1.3. Общий отдел администрации имеет круглую печать с изображением Государственного герба РФ и своим наименованием, а также печати с наименованиями составных частей отдела (канцелярии, сектора делопроизводства, сектора правительственных документов).
При отправке корреспонденции отдел пользуется угловым штампом администрации и при необходимости гербовой печатью.
Основные функции, права
2.1. Основными задачами общего отдела являются:
- обеспечение четкой организации делопроизводства в аппарате главы администрации и администрации в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства и инструкции о его ведении, разработка и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства;
- осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в секторе делопроизводства аппарата главы администрации, отделов и управлений администрации, в районных и городских администрациях;
- осуществление учета за поступлением проектов, а затем принятых постановлений, распоряжений главы администрации;
- регистрация документов, отправление их исполнителям, учет сроков исполнения;
- ведение протоколов, стенограмм совещаний (по мере необходимости); обеспечение аппарата главы администрации и администрации всеми печатными материалами;
- организация работы по учету всех видов документов, поступающих в адрес администрации, осуществление контроля за сроками их прохождения и исполнения, отправление всей исходящей корреспонденции, в том числе посылок; учет всех видов печатей, штампов, сейфов, шкафов, спецхранений, в которых хранятся документы с грифами «ДСП», «Секретно», «Особой важности»; внесение изменений, дополнений в правительственные постановления; обеспечение оформления и выдачи удостоверений работникам аппарата администрации, руководителям отделов и управлений, комитетов, главам администраций районов и городов, утверждаемым главой администрации;
- обеспечение учета за прохождением письменных обращений граждан, контроль за сроками их прохождения и исполнения;
- организация приема граждан по личным вопросам, осуществление учета и контроля за устными обращениями;
- формирование массива всех исполненных документов, обращений граждан в дела согласно номенклатуре, согласованной с архивными службами администрации области;
- подготовка и формирование массива документов для сдачи в Государственный архив в соответствии с установленными правилами;
- осуществление контроля за состоянием работы с документами, обращениями граждан в районных, городских администрациях, в отделах и управлениях областной администрации, внесение предложений по ее улучшению, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства;
- разработка типовых бланков, форм документов; составление и печатание необходимых телефонных справочников для администрации области, районов, городов; контроль за правильностью оформления бланков, документов в районных, городских администрациях, отделах и управлениях областной администрации;
- обеспечение печатания, размножения, рассылки всех необходимых документов;
- ведение аналитической работы по документам и обращениям граждан и информирование руководителя аппарата главы администрации, контрольного управления, заместителей главы администрации;
- организация технической учебы и проведение мероприятий по дальнейшему совершенствованию делопроизводства, внедрение научной организации управленческого труда и оргтехники, новых форм и культуры производства в областной администрации, городских, районных администрациях, а также оказание методической помощи по вопросам улучшения делопроизводства в отделах и управлениях, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства.
2.2. Заведующий общим отделом имеет одного заместителя - начальника первой части. Назначение на эту должность и освобождение от нее производится главой администрации. Другие работники отдела назначаются и освобождаются приказом заведующего общим отделом.
2.3. Руководство общим отделом области осуществляет его заведующий, который
- организует работу структурных подразделений отдела;
- определяет порядок их работы;
- утверждает функциональные обязанности, издает приказы;
- разрабатывает инструкции, порядок работы с документами в отделах и управлениях, районных, городских администрациях и утверждает работников на должность руководителя аппарата - заместителя главы администрации.
| Зав. общим отделом | Подпись | Инициалы, фамилия |
| СОГЛАСОВАНО
Зам. главы администрации
| |
| Подпись Дата | Инициалы, фамилия |
Приложение 3.9
Образец оформления постановления
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
| _______________ Дата | ___________________ Регистрационный номер |
______________________________________________
Место издания документа
(указывают, если затруднено его определение по реквизиту «наименование организации»)
Заголовок к тексту постановления
Текст
[ Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Постановляющая часть
(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
| Должность руководителя | Подпись | Инициалы, фамилия |
Визы должностных лиц (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) (визы указывают на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе).
Приложение 3.10
Образец оформления распоряжения
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
| От _______________ Дата | ___________________ Номер |
__________________________
Место издания документа
(указывают, если затруднено его определение по реквизиту
«наименование организации»)
Заголовок к тексту распоряжения
Текст
[ Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания распоряжения)
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1., 1.2. и т.д. - Конкретные поручения
2. Срок исполнения
3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
| Должность руководителя | Подпись | Инициалы, фамилия |
Визы должностных лиц (визы указывают на оборотной стороне последнего листа документа).
Приложение 3.11
Образец оформления приказа
(с угловым расположением реквизитов)
| Герб РФ Наименование организации ПРИКАЗ ___________ N ____________ _________________________ Место издания |
(указывают, если затруднено его определение
по реквизиту «наименование организации»)
О внесении изменений
в должностную инструкцию
_______________________
Наименование категории
работников отдела
В связи с _______________________________________________________________________________________________________________
Основание
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в должностную инструкцию _________________________________________________________________________________________
(Наименование категории работников отдела)
следующие изменения:
1. _______________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________
| Должность руководителя | Подпись | Инициалы, фамилия |
Визы
(Визы указывают на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе.)
Приложение 3.12
Образец оформления приказа
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
(если государственное предприятие)
Наименование организации
ПРИКАЗ
| от _______________ | N ___________________ |
_______________________________
Место издания
(указывают, если затруднено его определение по реквизиту
«наименование организации»)
Заголовок к тексту приказа
Текст
[ Констатирующая часть Отделяется от распорядительной части словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть
(состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1., 1.2. и т.д. - Конкретные поручения
2. Срок исполнения
3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
| Директор | Подпись | Инициалы, фамилия |
Визы должностных лиц
(Визы указывают на оборотной стороне последнего листа документа.)
Тема 4. Документирование деятельности коллегиальных органов
1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
2. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)
3. Требования к составлению и оформлению протоколов
1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.
В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.
Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.
Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.
Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:
1) выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
2) ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
3) выработка регламента совещания;
4) подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения;
5) организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами;
6) организационные работы секретариата совещания;
7) техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);
8) документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;
9) анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания.
Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.
Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соот- ветствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Например:
Повестка дня
1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятия кандидата технических наук Зайцева А.И.
2. О работе по рационализаторству и изобретательству в филиале предприятия в г. Кемерово. Сообщение начальника технического отдела предприятия кандидата технических наук Федорова С.Н.
Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения входят обращение, информация о дате и месте проведения совещания, повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.
Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.
Регламент может быть приблизительно таким: 1) вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) - не более 10 мин; 2) основной доклад - до 30 мин; 3) вопросы докладчику - не более 2 мин каждый; 4) содоклад, сообщение - не более 10 мин; 5) вопросы содокладчику - не более 1 мин на каждый; 6) выступления 5-7 мин; 7) ответ докладчика - не более 5 мин; 8) ответы содокладчиков - не более 3 мин на каждый; 9) справка по ходу совещания - не более 3 мин; 10) чтение проекта решения - не более 5 мин; 11) предложения по проекту решения - не более 3 мин; 12) подведение итогов совещания - не более 10 мин.
Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность - не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.
2. Структура доклада и отчета
(на совещании, заседании, конференции и т.д.)
Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить его содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы - другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора*1: цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.
_____
*1 См.: Справочная книга: Общение. - Жуковский, 1992. - С. 84 - 90
Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая - информирование и убеждение. Когда назначение документа - информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть:
- хронологическая последовательность событий;
- географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);
- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).
Если наша цель - убеждение, важно выбрать такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации - его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы - логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.
Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы - анализ проблемы - возможные решения - рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то...) - очевидность (то, что доказывает предположение) - вывод - рекомендуемые действия или план действий - необходимость действий - возможные проблемы - ожидаемые выго- ды - выводы - рекомендации.
Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:
для доклада - описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);
для текущего отчета - констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.
Если в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значить, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность, естественно, приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.
Составление доклада и отчета - это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.
